医院特色档案的规范化管理
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2010年5月1日
随着我国医疗卫生事业的发展和社会的进步，医院对社会公众提供的服务项目日益丰富，新的业务所产生的大量文件资料，我们称之为“医院特色档案”，以区别于常规医疗档案。医院特色档案的管理，是医院档案工作者面临的重要课题。
1医院特色档案的种类
1.1医疗纠纷档案。医疗纠纷档案内容主要包括：投诉材料，病历封存材料，调查、处理材料，处理结果材料等。现在，国民的法律意识、维权意识不断增强，医疗纠纷也呈增加趋势。医疗纠纷档案是医院正确处理医患关系、缓解医患矛盾，改进医院管理，提高医疗技术和服务质量的重要凭证。
1.2院务公开档案。院务公开档案是为了提高医院工作透明度，加强医院管理，切实保障人民群众、医院职工的知情权和监督权，根据卫生部《关于全面推行医院院务公开实施方案》实施以后产生的。院务公开档案包括：院务公开实施方案，医院重大决策、岗位设置、重要人事任免、先进个人的评选、重大项目安排及大额资金使用公示，职工代表大会材料等。
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1.3对外交流档案(即：外事档案)。外事档案是指医院在与外国医疗机构在学术交流、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像为载体的文件材料。外事档案内容包括：涉外科研合作、外籍专家来院手术和学术讲学、中外互派进修生、医院专家参加国际学术会议文件材料、计划安排、总结汇报、会议纪要、合作协议、来往信件、照片录像、纪念品等。对外合作中产生的文件资料，对医院的医疗水平的提高，具有重要的参考价值。
1.4司法鉴定档案。司法鉴定档案是司法鉴定活动的真实记录，是国家的宝贵财富，更是促进司法鉴定事业健康有序发展的重要环节之一。因此，加强司法鉴定档案管理，是一项非常重要的工作。根据《河南省司法鉴定档案管理办法(试行)》，司法鉴定档案内容主要包括：案卷封面、卷内目录、司法鉴定委托书、鉴定案件受理审批表、司法鉴定协议书、鉴定过程实时记录、专家会鉴意见、鉴定文书正本、鉴定文书底稿、接收鉴定材料记录、补充鉴定的相关材料、收费凭据、卷内备考表、案卷封底，等等。除此之外，刑事鉴定档案、名医档案，以及各种证件档案均为医院的特色档案。
, 百拇医药
2医院特色档案管理的现状和问题
2.1没有把医院特色文件材料列入归档范围。其结果是使这部分档案脱离了医院档案管理，成为收集的盲点。我院1998年成立了“刑鉴委”、2005年成立了“司法鉴定所”，这两个部门每年要形成500余份鉴定档案，到目前，还都在各自办公室存放。医疗纠纷档案也是如此，目前存放在医疗安全科，这对具有医院特色档案的保管和利用都会带来不利的因素。
2.2没有建立特色档案的管理制度和规范。制度的缺失导致特色档案管理不到位，影响了特色档案的质量，无法保证其完整性、准确性和系统性。
2.3新增科室人员不懂档案。没有在新增科室明确兼职档案人员，使新增科室不能明确特色档案的收集范围，造成新增科室人员只懂业务不懂档案。
3加强医院特色档案管理的对策
, 百拇医药 3.1将特色档案纳入医院档案管理归档范围。对归档时间、内容、移交、验收、分类、整理、立卷、保管、利用、销毁等作出明确规定。定期检查、考核，发现问题及时报告和处理。使特色档案做到案卷目录清楚，页号编写准确，并根据不同类型合理分类存放。
3.2挖掘医院特色档案，建立健全特色档案归档范围及有关规定。更新《文件材料归档与不归档范围》和保管期限表，《文件材料归档与不归档范围》和保管期限表是档案管理工作的制度性、指导性文件，应随着医院发展及时将医院特色档案纳入归档范围和保管期限表，使收集的档案有据有依。
3.3不断提高档案管理人员素质。有人员调整和新增科室时，应及时调整、配备兼职档案人员，并对新的兼职档案人员进行培训，制定新增科室档案收集范围，保证档案齐全完整。, 百拇医药(张福林)
1医院特色档案的种类
1.1医疗纠纷档案。医疗纠纷档案内容主要包括：投诉材料，病历封存材料，调查、处理材料，处理结果材料等。现在，国民的法律意识、维权意识不断增强，医疗纠纷也呈增加趋势。医疗纠纷档案是医院正确处理医患关系、缓解医患矛盾，改进医院管理，提高医疗技术和服务质量的重要凭证。
1.2院务公开档案。院务公开档案是为了提高医院工作透明度，加强医院管理，切实保障人民群众、医院职工的知情权和监督权，根据卫生部《关于全面推行医院院务公开实施方案》实施以后产生的。院务公开档案包括：院务公开实施方案，医院重大决策、岗位设置、重要人事任免、先进个人的评选、重大项目安排及大额资金使用公示，职工代表大会材料等。
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1.3对外交流档案(即：外事档案)。外事档案是指医院在与外国医疗机构在学术交流、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像为载体的文件材料。外事档案内容包括：涉外科研合作、外籍专家来院手术和学术讲学、中外互派进修生、医院专家参加国际学术会议文件材料、计划安排、总结汇报、会议纪要、合作协议、来往信件、照片录像、纪念品等。对外合作中产生的文件资料，对医院的医疗水平的提高，具有重要的参考价值。
1.4司法鉴定档案。司法鉴定档案是司法鉴定活动的真实记录，是国家的宝贵财富，更是促进司法鉴定事业健康有序发展的重要环节之一。因此，加强司法鉴定档案管理，是一项非常重要的工作。根据《河南省司法鉴定档案管理办法(试行)》，司法鉴定档案内容主要包括：案卷封面、卷内目录、司法鉴定委托书、鉴定案件受理审批表、司法鉴定协议书、鉴定过程实时记录、专家会鉴意见、鉴定文书正本、鉴定文书底稿、接收鉴定材料记录、补充鉴定的相关材料、收费凭据、卷内备考表、案卷封底，等等。除此之外，刑事鉴定档案、名医档案，以及各种证件档案均为医院的特色档案。
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2医院特色档案管理的现状和问题
2.1没有把医院特色文件材料列入归档范围。其结果是使这部分档案脱离了医院档案管理，成为收集的盲点。我院1998年成立了“刑鉴委”、2005年成立了“司法鉴定所”，这两个部门每年要形成500余份鉴定档案，到目前，还都在各自办公室存放。医疗纠纷档案也是如此，目前存放在医疗安全科，这对具有医院特色档案的保管和利用都会带来不利的因素。
2.2没有建立特色档案的管理制度和规范。制度的缺失导致特色档案管理不到位，影响了特色档案的质量，无法保证其完整性、准确性和系统性。
2.3新增科室人员不懂档案。没有在新增科室明确兼职档案人员，使新增科室不能明确特色档案的收集范围，造成新增科室人员只懂业务不懂档案。
3加强医院特色档案管理的对策
, 百拇医药 3.1将特色档案纳入医院档案管理归档范围。对归档时间、内容、移交、验收、分类、整理、立卷、保管、利用、销毁等作出明确规定。定期检查、考核，发现问题及时报告和处理。使特色档案做到案卷目录清楚，页号编写准确，并根据不同类型合理分类存放。
3.2挖掘医院特色档案，建立健全特色档案归档范围及有关规定。更新《文件材料归档与不归档范围》和保管期限表，《文件材料归档与不归档范围》和保管期限表是档案管理工作的制度性、指导性文件，应随着医院发展及时将医院特色档案纳入归档范围和保管期限表，使收集的档案有据有依。
3.3不断提高档案管理人员素质。有人员调整和新增科室时，应及时调整、配备兼职档案人员，并对新的兼职档案人员进行培训，制定新增科室档案收集范围，保证档案齐全完整。, 百拇医药(张福林)