▲ 医院科技档案管理
医院科技档案，是指医院在医药卫生科技活动及防病治病过程中形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表、软盘等各种载体，并且按照一定的归档制度作为真实历史记录集中起来保管的科学技术文件材料。科技档案工作是医院科研管理的重要组成部分，是提高科研质量，促进科技工作高质量为经济和社会进步服务的重要保证。
一、医院科技档案的特点、作用和分类
(一)科技档案的特点
科技档案有四个主要特点：第一是真实性。因为科技档案是在医院的科学技术和生产活动中产生的，它不仅真实记录和反映了医院的科技活动，而且能够真实地说明医院科技活动的历史过程。第二是实用性。科技档案是经过收集、分类、鉴定等科学方法形成的具有内在联系的有价值的文件体系，以保证在人们需要时提供查阅和参考。第三是保密性，科技知识在一定时间和范围内拥有其知识产权的有价性。因此，对某些有特殊价值的科技档案要根据国家保密法确定其保密等级，并正确处理好利用和保密的关系。第四是专业性。科技档案是在医院科研活动、建设活动中形成的，而医学专业又发展到二百多个分支，各分支又各有特点，因此，要求从事科技档案管理的工作者具有较高的转业技术知识。
(二)科技档案的作用
科技档案真实地记载了人们的科技思想、科技方法和科技经验，是广大科技人员劳动的结晶，它能为科研管理机构和科技要员在进行科研管理、科技决策、科学研究、技术交流、著书立说、职称评聘、经验总结等方面提供信息和依据，起到凭证和参考作用。例如，一个新药的正式投产，必须以在研究过程中形成的生产工艺路线、药理实验作用、临床药理作用及临床试用等资料为依据，没有这些资料，主管部门既不会审批，也不可能投产。又如在进行设备检修与维修时，如不查阅原始图纸等相关的档案资料，很可能出现事倍功半、工作难以顺手的局面。
(三)科技档案的分类
医院科技档案的分类要根据科技档案的性质、内容、特点和相互之间的联系，把科技档案划分成一定的类别，使之能正确反映出产生这些档案的历史条件和工作活动的真实面貌，达到便于保管和充分利用科技档案的目的。一般情况下，医院的科技档案可分为科学研究、病案、药品、试剂、材料、基建等几大类，然后根据实际情况在大类的基础上进行小分类。如科学研究部分可进一步以独立的研究课题为分类单元，也可按专业、按时间、按产品型号、按工程项目进行分类。为便于档案的查找、存取和利用，还应对每一保管单元编制总目录，其内容包括决登记号、档案号、移交单位及时间、案卷标题、题目、负责人、页数、密级、保留期限、移出时间、备注等。具体可对照科技档案管理条例和办法。
二、科技档案的收集与归档范围及时间
(一)科技档案的收集
收集工作是档案工作的起点和基础。档案管理部门要让科技人员充分了解集中统一管理的意义，使科技人员不致因图个人工作的方便而将档案材料占为已有，或因工作的不慎而使材料丢失和泄密。档案管理部门还应根据科技档案管理工作的特殊要求，制定有关的规章制度。具体规定归档范围、归档时间，使科技人员在科技活动过程中自觉地配合做好材料的收集与归档工作。保证科技档案收集质量的关键在于科技材料的完整和准确性。因此，对不完整的材料要设法补齐，不准确的要设法予以纠正。
(二)科技档案的归档范围
科技档案的归档范围要贯穿科学研究、科技生产和基本建设等科技活动的全过程。以医学科学研究档案为例，应包括：长远规划和年度计划、课题研究计划任务书、说明书、论证材料、课题批准书、课题合同书、调查和考察报告；课题实施中的实验、分析、观察、测试的各种原始记录和数据、图表、计算公式、标本、样品、工艺流程、质量标准、声像与机读资料；课题阶段小结与终结报告、成果鉴定书、推广使用报告、报奖或获奖材料、发明申请书、发明评议书、发明证书、专利证件、论文著作、学术活动材料、中试或推广合同、对外科技合作协议书、科研经费使用及结算情况等等。
(三)科技档案的归档时间
科研项目和各项工作完成以后的文件资料，应在规定时间内送交科技档案室。根据文件材料形成过程的特点，每种技术文件材料归档的时间可分为随时和定期两种。科学研究技术文件材料，应当在一项科学研究项目完成或告一段落之后归档。
三、科技档案的鉴定和利用
(一)科技档案材料经收集与整理后，应根据一定的验收标准，对其科学性、准确性、完整性、历史和现实价值、保管期限、密级等组织认真的鉴定。鉴定委员会由医院领导、有关部门及科管与科技人员、档案人员组成。对已经失去价值的技术档案，经领导批准后销毁。凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有永久利用价值的技术档案都应当永久保存。永久保存的期限在五十年以上(占30%)。凡是在一定时期内具有利用价值的技术档案，可以确定保存期。短期保存的期限在十五年以内(占50%)，长期保存的期限在三十年左右(占20%)。还应按国家规定提出密级划分意见，档案密级可分秘密、机密、绝密三种。
(二)科技档案的利用
科技档案的利用形式大致有借阅、咨询、跟踪服务及编印目录、出版有关资料等。借阅是科技档案利用的基本形式，借阅又分内部借阅和外部借阅，根据服务对象的不同，建立相应的借阅手续。咨询是科技档案人员以科技档案为依据，结合自己的业务知识，对查询者进行科技咨询服务。在不违背保密原则的情况下，科技档案可以复制供应，复制供应分内供复制和外供复制。还可将科技档案资料编成简介、汇编、文摘等资料，以方便需要者利用。为达到查找、存取工作的快速准确，档案室应实行现代化管理，提供最快速、便捷的检索工作和手段。
(选自丁涵章等主编，《现代医院管理全书》，杭州出版社，1999)
录入：惠冬利
2000/05/26 刘晓琴 校对
, 百拇医药