科研经费管理信息系统的设计与应用
作者：刘刚 冯婉娥 陈家杰 冯霭群
单位：(刘刚)广东医学院药理学教研室；(冯婉娥 陈家杰 冯霭群)广东医学院科研处， 湛江 524023
关键词：
广东医学院学报990461 随着高等院校科研水平的不断提高，申报科研项目、课题的逐步增加，立项的科研课题也在不断扩展，每年的科研经费管理、统计工作其任务越来越重。为使科研经费管理科学化、决策科学化，使科研管理人员从繁杂的事务性、重复性的手工劳动中解放出来，提高办公效率，使科研经费管理水平上层次，提高科研经费管理自动化水平势在必行。
现在国内科研管理自动化逐渐走向成熟，国家级、部级、省、市级科研管理机构虽然实现了办公自动化，相应管理软件也五花八门、但是自成体系、通用性差。目前本院尚未实现科研管理自动化，还处在手工劳动操作中。因此，设计科研经费管理信息系统对于提高本院科研管理水平，加强本院科研管理具有十分重要的现实意义。
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1 系统的设计
1.1 系统组成 经费管理信息系统由微机、系统操作软件组成。微机要求80486/586以上；内存2M以上；SVGA图形适配卡(具有512K 显示缓存)；VGA 彩显；硬盘120MB以上； 软驱1.44MB；鼠标器；宽行打印机；软件：操作系统MS-DOS ver6.0以上； UCDOS ver 5.0 以上或其它中文操作平台。管理信息系统操作软件自行设计，编程。
1.2 软件设计 科研经费管理信息系统包括：科研课题项目立项管理、经费拨入管理、经费支出管理三个子系统；建立了相应的科研课题项目库、经费拨入库、经费支出库、课题来源代码库和科室代码库。各子系统均有数据录入、数据查询、数据修改、数据统计、数据报表打印等功能模块。
1.3 系统软件的编程 整个系统程序采用全中文的按键式下拉菜单设计，鉴于目前“WIN 95/WIN 98”的稳定性不好，经常死机；并且“WINDOWS”产品存在数不清的缺陷(BUGS)； 对微机硬件要求太高，因此本系统所有程序均由FoxPro数据库软件FOR DOS 版编程，并编译成EXE可持行文件直接在DOS中文操作平台下运行，不需任何 FoxPro环境支持，提高了系统的运行速度及可靠性。系统全屏幕支持图形鼠标。由于采用了仿“WINDOWS”式窗口操作方式，本系统与“WINDOWS”下的操作软件毫不逊色，且具有启动迅速、占用微机内存及硬盘空间少的优点。系统各子系统及模块示意图如图1。
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图1 科研管理信息系统各子系统及模块示意图
2 系统各模块功能
2.1 录入模块 录入模块中的字符型字段可采用代码方式输入，代码可以实时更新、维护，代码编码由用户自行设定；数字型字段可利用菜单输入计算公式并实时计算结果。
2.2 查询模块 查询模块可进行记录万能查询、组合查询、指针操作、浏览查询等多种查询方式，对查询结果可屏幕打印、报表打印。
2.3 修改模块 修改模块可进行记录万能查询修改、组合查询修改、指针操作修改、按条件成批修改、浏览查询修改等多种修改方式，对修改结果可屏幕打印、报表打印。
2.4 统计模块 统计模块设计了经费支出统计、经费拨入统计和课题来源项目统计功能。在经费支出统计和经费拨入统计里均以全年中的月份数或日期数为横坐标，以经费支出或经费拨入总额为纵坐标进行实时折线图方式显示。用户可以随时了解全院科研经费每年、每月或每日的动态支出及拨入情况。在课题来源项目统计里，用户可以随时掌握全院各种课题来源的课题项目数量及详细情况。
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2.5 报表打印模块 报表打印模块采用了最新颖的自选格式报表方式： 用户可随时选择打印字段、随时改变打印条件、超长字段可自动折行、打印前可先进行屏幕预览，满足条件后再打印，数值字段可自动求和合计。
2.6 系统工具 本系统还设计了打印设置、数据备份、数据恢复、代码维护和实用计算器(在进行数据录入、查询和修改状态中可随时按F 2功能键调用)等功能。打印设置可以由用户选择符合自己的打印机型号，并可自由设定打印字型、字号等参数；数据备份和数据恢复可以防止发生意外(比如： 电脑病毒、微机硬件故障和人为损坏等)时恢复所备份的数据，本系统建议用户不定期做数据备份工作。用户也可利用数据备份功能将经费支出、拨入和课题项目情况数据输出并向上级机关上报；代码维护可以进行系统中所有代码的建立、修改、编码等操作。
3 系统的应用
3.1 系统操作 经费管理信息系统由于采用全中文按键式菜单操作，并全屏幕支持图形鼠标，使用更方便快捷。各子系统之间通过统一的课题编号进行联系，首先将各课题经费信息(包括：课题编号、科室、负责人、项目名称、起止时间、资助金额及上年结余)输入计算机；使用时只要输入某项课题的编号，此项课题的详细信息即时显示在屏幕上，用户可以一目了然，继续进行下项操作。在数据报表时，本系统能实现任何条件的统计，条件由用户输入，打印的字段及标题也由用户自由确定，最大满足了用户的各种需求。
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3.2 应用结论 以往，在每次上报经费使用情况数据时科研管理人员需要进行成千上万个数据的收集、整理、统计、制表、抄写、打印的重复性、繁杂性工作。现在，利用计算机进行科研经费管理、查询经费使用情况和报表打印等各类工作均能快速准确地完成，各项科研课题经费使用情况均由计算机打印输出，工整规则，清晰美观，有利于科研管理工作的文件档案规范化、标准化，大大提高了科研管理人员的工作效率。由于目前本院财务处财务软件科研经费支出帐不是采用按课题项目报销帐形式，科研处的课题经费使用情况统计采用与财务处财务核算相独立的方式，所以本系统数据与财务处财务软件数据的共享问题暂时不能实现，这方面的工作需要进一步与有关部门协商解决。另外，本系统考虑与财务处财务软件数据的共享问题，将不断改进各项操作功能的同时，在微机硬件水平升级的基础上，设计于“WIN 95/WIN 98”的“Visual FoxPro”平台工作的“WINDOWS”版软件。
基金项目：广东医学院自选课题资助(批号：9819)
4 参考文献
1 汤庸，尹传高，毛承洁编著. FoxPro 2.6 程序设计技巧. 北京：人民邮电出版社， 1995.9
2 罗可编. FoxPro(FOR DOS)教程. 北京： 电子工业出版社，1998.3
3 安大顺主编.高校科技工作实用手册.北京： 海洋出版社， 1993.5
收稿日期：1999-05-11, http://www.100md.com
单位：(刘刚)广东医学院药理学教研室；(冯婉娥 陈家杰 冯霭群)广东医学院科研处， 湛江 524023
关键词：
广东医学院学报990461 随着高等院校科研水平的不断提高，申报科研项目、课题的逐步增加，立项的科研课题也在不断扩展，每年的科研经费管理、统计工作其任务越来越重。为使科研经费管理科学化、决策科学化，使科研管理人员从繁杂的事务性、重复性的手工劳动中解放出来，提高办公效率，使科研经费管理水平上层次，提高科研经费管理自动化水平势在必行。
现在国内科研管理自动化逐渐走向成熟，国家级、部级、省、市级科研管理机构虽然实现了办公自动化，相应管理软件也五花八门、但是自成体系、通用性差。目前本院尚未实现科研管理自动化，还处在手工劳动操作中。因此，设计科研经费管理信息系统对于提高本院科研管理水平，加强本院科研管理具有十分重要的现实意义。
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1 系统的设计
1.1 系统组成 经费管理信息系统由微机、系统操作软件组成。微机要求80486/586以上；内存2M以上；SVGA图形适配卡(具有512K 显示缓存)；VGA 彩显；硬盘120MB以上； 软驱1.44MB；鼠标器；宽行打印机；软件：操作系统MS-DOS ver6.0以上； UCDOS ver 5.0 以上或其它中文操作平台。管理信息系统操作软件自行设计，编程。
1.2 软件设计 科研经费管理信息系统包括：科研课题项目立项管理、经费拨入管理、经费支出管理三个子系统；建立了相应的科研课题项目库、经费拨入库、经费支出库、课题来源代码库和科室代码库。各子系统均有数据录入、数据查询、数据修改、数据统计、数据报表打印等功能模块。
1.3 系统软件的编程 整个系统程序采用全中文的按键式下拉菜单设计，鉴于目前“WIN 95/WIN 98”的稳定性不好，经常死机；并且“WINDOWS”产品存在数不清的缺陷(BUGS)； 对微机硬件要求太高，因此本系统所有程序均由FoxPro数据库软件FOR DOS 版编程，并编译成EXE可持行文件直接在DOS中文操作平台下运行，不需任何 FoxPro环境支持，提高了系统的运行速度及可靠性。系统全屏幕支持图形鼠标。由于采用了仿“WINDOWS”式窗口操作方式，本系统与“WINDOWS”下的操作软件毫不逊色，且具有启动迅速、占用微机内存及硬盘空间少的优点。系统各子系统及模块示意图如图1。
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图1 科研管理信息系统各子系统及模块示意图
2 系统各模块功能
2.1 录入模块 录入模块中的字符型字段可采用代码方式输入，代码可以实时更新、维护，代码编码由用户自行设定；数字型字段可利用菜单输入计算公式并实时计算结果。
2.2 查询模块 查询模块可进行记录万能查询、组合查询、指针操作、浏览查询等多种查询方式，对查询结果可屏幕打印、报表打印。
2.3 修改模块 修改模块可进行记录万能查询修改、组合查询修改、指针操作修改、按条件成批修改、浏览查询修改等多种修改方式，对修改结果可屏幕打印、报表打印。
2.4 统计模块 统计模块设计了经费支出统计、经费拨入统计和课题来源项目统计功能。在经费支出统计和经费拨入统计里均以全年中的月份数或日期数为横坐标，以经费支出或经费拨入总额为纵坐标进行实时折线图方式显示。用户可以随时了解全院科研经费每年、每月或每日的动态支出及拨入情况。在课题来源项目统计里，用户可以随时掌握全院各种课题来源的课题项目数量及详细情况。
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2.5 报表打印模块 报表打印模块采用了最新颖的自选格式报表方式： 用户可随时选择打印字段、随时改变打印条件、超长字段可自动折行、打印前可先进行屏幕预览，满足条件后再打印，数值字段可自动求和合计。
2.6 系统工具 本系统还设计了打印设置、数据备份、数据恢复、代码维护和实用计算器(在进行数据录入、查询和修改状态中可随时按F 2功能键调用)等功能。打印设置可以由用户选择符合自己的打印机型号，并可自由设定打印字型、字号等参数；数据备份和数据恢复可以防止发生意外(比如： 电脑病毒、微机硬件故障和人为损坏等)时恢复所备份的数据，本系统建议用户不定期做数据备份工作。用户也可利用数据备份功能将经费支出、拨入和课题项目情况数据输出并向上级机关上报；代码维护可以进行系统中所有代码的建立、修改、编码等操作。
3 系统的应用
3.1 系统操作 经费管理信息系统由于采用全中文按键式菜单操作，并全屏幕支持图形鼠标，使用更方便快捷。各子系统之间通过统一的课题编号进行联系，首先将各课题经费信息(包括：课题编号、科室、负责人、项目名称、起止时间、资助金额及上年结余)输入计算机；使用时只要输入某项课题的编号，此项课题的详细信息即时显示在屏幕上，用户可以一目了然，继续进行下项操作。在数据报表时，本系统能实现任何条件的统计，条件由用户输入，打印的字段及标题也由用户自由确定，最大满足了用户的各种需求。
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3.2 应用结论 以往，在每次上报经费使用情况数据时科研管理人员需要进行成千上万个数据的收集、整理、统计、制表、抄写、打印的重复性、繁杂性工作。现在，利用计算机进行科研经费管理、查询经费使用情况和报表打印等各类工作均能快速准确地完成，各项科研课题经费使用情况均由计算机打印输出，工整规则，清晰美观，有利于科研管理工作的文件档案规范化、标准化，大大提高了科研管理人员的工作效率。由于目前本院财务处财务软件科研经费支出帐不是采用按课题项目报销帐形式，科研处的课题经费使用情况统计采用与财务处财务核算相独立的方式，所以本系统数据与财务处财务软件数据的共享问题暂时不能实现，这方面的工作需要进一步与有关部门协商解决。另外，本系统考虑与财务处财务软件数据的共享问题，将不断改进各项操作功能的同时，在微机硬件水平升级的基础上，设计于“WIN 95/WIN 98”的“Visual FoxPro”平台工作的“WINDOWS”版软件。
基金项目：广东医学院自选课题资助(批号：9819)
4 参考文献
1 汤庸，尹传高，毛承洁编著. FoxPro 2.6 程序设计技巧. 北京：人民邮电出版社， 1995.9
2 罗可编. FoxPro(FOR DOS)教程. 北京： 电子工业出版社，1998.3
3 安大顺主编.高校科技工作实用手册.北京： 海洋出版社， 1993.5
收稿日期：1999-05-11, http://www.100md.com