如何管好自己

    [第五版]

    [英]约翰·康特 著

    王育伟 译

    中信出版集团目录

    序言

    第一章 明确前进的方向

    条理混乱的原因

    对待条理性的态度

    设定目标

    平衡生活的各个要素

    第二章 合理安排时间

    你的时间利用现状

    规划你的活动

    跟踪活动

    安排时间——预估完成任务所需的时间

    拖延症

    按时交工

    第三章 认识自己的工作方式

    在合适的时间执行合适的任务

    集中注意力，保持积极性

    运用习惯的力量

    提高你的决策能力

    第四章 信息管理

    识别重要信息

    运用系统性方法

    避免“信息超负荷”

    高效阅读

    提高记忆力第五章 管理与他人合作的方式

    会议策略

    分派工作

    克服分心和干扰

    学会说不

    第六章 整理办公区域

    活动身体的重要性

    整理凌乱的办公空间

    清理文件堆

    清理家中杂物

    第七章 整理归档系统

    建立自己的归档系统

    文件归档

    纸质文件的电子归档

    管理电子文件

    第八章 借助技术的力量

    不滥用科技

    软件选用

    实用软件

    加快数据录入

    高效进行网络搜索

    第九章 自我管理：在家办公和在外出差

    在家工作

    出差时的自我管理

    第十章 再接再厉

    审视自己的目标

    检查自己的进展坚持不懈

    防止故态复萌序言如今，我们比以往任何时候都更需要做到井井有条。

    当今职场，公司“减料不减负”，员工的工作压力与日俱增。随着公司进行重

    组和削减成本，员工肩负的任务越来越繁重，而获得的支持却越来越少。慢慢

    地，员工大都成了多面手，公司上下各种任务都压到了他们头上。虽然身处信息

    时代，我们可以利用一些工具来安排工作和生活，但与此同时，我们获得的信息

    量也在不断增加，这使得自己必须时刻保持在线状态，老板希望我们随叫随到，我们的日常工作也经常会被打断，所有这一切都给我们带来了新的挑战。

    工作之余，我们对闲暇时间的期望值越来越高。我们希望既能照顾好家庭生

    活，又能和合作伙伴一同处理好繁忙的工作。我们需要协调好生活的方方面面

    ——妥善安排旅行、例行拜访、娱乐、家务、体育锻炼、个人提升、志愿活动、家庭活动及朋友聚会等事务。

    为了应对所有挑战，我们必须做到井井有条。我们必须妥善高效地管理时

    间、信息、人际关系及技术，并拿出业绩，证明自己。想做到井井有条，就要：

    ■ 少花时间去临时救急和处理危机；

    ■ 以结果为导向，抓住重点；

    ■ 在遇到复杂问题和局面时找到解决办法；

    ■ 多陪家人，多会朋友，多一些闲暇；

    ■ 少一些压力和疲倦；

    ■ 获得更大的成就感；

    ■ 完成一项任务后，停下来回味一番。

    尽管有条理做事的益处显而易见，但不是每个人都有这种习惯，我们总是找

    借口为自己开脱。

    借口1

    “做事有条理的能力是与生俱来的。这种特质可遇而不可求，我生来就没

    有。”

    不可否认，我们天性不同，做事的条理性也千差万别，但这绝不代表我们不

    能通过后天的努力进行弥补。科学家对人类大脑的功能进行了研究，结果发现我们的左右脑工作机制完全不同。美国心理学家杰尔·利维 (Jerre Levy) 和其他科学

    家发现，我们的左脑支配推理分析，而右脑支配视觉能力和空间感，而且比起左

    脑，右脑的功能更为全面。研究结果还表明，虽然我们的左右脑在同时发挥作

    用，但对于大多数人而言，左右脑的活跃程度并不相同，也就是说，不是左脑占

    优势，就是右脑占优势。简而言之，左脑活跃的人一般比较有条理，善于分析推

    理，而且做事有章法；右脑活跃的人创造性思维强，洞察力敏锐。不过，虽然我

    们每个人的左右脑活跃程度各不相同，但这并不代表我们没法习得弱势半脑所支

    配的技能。实际上，从所有人的技能中，都能看出左右脑在同时发挥作用，只要

    努力提高弱势半脑所支配的能力，我们的整体思维和学习都能受益。如果要提高

    组织能力，右脑活跃的人可能就需要比左脑活跃的人多下一番苦功。不瞒你们

    说，我本人就是右脑占优势，为了让自己变得更有条理，我必须刻意地多用左

    脑。

    借口2

    “在这里工作，根本不可能有什么条理。不仅工作经常被打断，危机接二

    连三，而且同事都是邋遢之辈。”

    确实，在职场谈条理有时是一件很奢侈的事，但我们没有理由自暴自弃。在

    本书的前几章中，我们将探讨如何掌控职场氛围，减少工作干扰和分心之事。我

    们将向你表明，做好计划可以有效地遏制危机，科学授权可以最大限度地减轻同

    事对你的依赖程度。我们还将介绍一些帮助别人提高条理性的办法。

    借口3

    “我也想做事井井有条，但现在手头实在太忙，根本顾不上。过两个月再

    说吧。”

    在当今的职场环境下，如果我们拖延落实心中的想法，寄希望于一个月、两

    个月，甚至半年之后再行动，我们注定一事无成。“实在太忙”到底是什么意思？

    你在上班时看似忙得团团转，却根本没有做成几件事，这完全是有可能的——你

    虽然很忙，但没有忙到点子上。只有找准目标，才能忙出成果；提高做事的条理

    性，基本上说的就是把握重点。

    对于很多人来说，提高条理性与制定健身、减肥等其他常见的生活目标有很

    多相似之处。我们认为，实现这一目标会对自己有利，生活会变得更充实、更满

    足，但我们又似乎从来没法达到期望的状态，或者即使实现目标，也没法长期保

    持。就像我们兴致勃勃地去节食健身一样，我们也会大张旗鼓地努力提高自己的组织能力，虽然也能取得短期成效，但总是好景不长，稍不留意就会故态复萌，然后变得沮丧不已。我们会盲目地相信所谓的新“秘诀”，或者一旦听说某件设备

    或某个软件有助于提高组织条理性，就迫不及待地开始尝试。也许经过一段时间

    后，这些办法似乎产生了一定的效果，但如果没过多久，我们被其他事情干扰

    了，旧习气就会乘虚而入，让我们所有的辛苦付诸东流，又重新回到做事拖沓的

    老样子。

    我们完全可以破除这道魔咒。每个人都可以做到有条不紊，井然有序，而且

    不只是坚持一个月，而是永远如此，但要达到这种状态，并无捷径可走。要彻底

    破除积习，不能指望某件新玩意儿或几句简单的提示，而要从自己的心态和期望

    入手，拿出一定的毅力去培养新的习惯，并借助一切可以利用的资源——时间、信息、家人、朋友和技术——制订出一套鞭策自己前行的行动计划。

    如果你曾经努力过，但失败了，不要气馁，你完全能成功。我希望你能从本

    书中找到走向成功的必经通途，但也不要教条地笃行我建议的每句话，要学会因

    地制宜，不断尝试，进而琢磨出一套适合自己的体系。

    本书中引用的大多数案例都与工作相关，但无论你希望更有条理地管理家

    政、闲暇时间还是志愿活动，我所建议的原则和策略都一律适用。即使在工作管

    理方面，本书也并非专门为某个特定职业群体或某个资历水平的人员撰写。现代

    职场的压力大同小异，无论你从事什么职业，提高个人条理性的步骤都是一致

    的。当然，每个人要处理的信息量和信息的性质，能获得的支持，以及打交道的

    同事、客户和联系人的数量，会因岗位不同而存在差异。但无论你是刚刚入职的

    新人，还是功成名就的行家里手，或是自由职业者，你都能从本书中获得有益的

    启迪。

    我想大多数读者都懂一点计算机知识，但知识点可能比较零散，因此我在一

    些章节中提到了技术方面的内容。如今，技术发展日新月异，电子设备快速普

    及，因此很难在这么薄薄的一本书中，详尽地介绍最新的技术解决方案。然而，我在写作中举例时，列出了一些最受欢迎或备受推崇的应用程序。第一章

    明确前进的方向本书介绍了大量技能、窍门和信息技术工具来帮助你提高个人的条理性，但

    你的态度和实现这一目标的方法至为关键，两者缺一不可，否则书中介绍的任何

    一种方法都不会发挥作用。要想成为一个有条理的人，首先要整理的是你的头

    脑，而不是你的邮箱、文件柜或电脑。要想掌控自己的人生并开始做出改变，你

    就必须明确自己在哪些方面条理混乱，哪些方面条理清晰，现阶段条理不清的原

    因，以及对改变这一现状的态度。你还需要确保自己清楚地知道目标方向，以及

    实现目标的预期方法。

    我们每个人都有条理清晰及条理混乱的地方，因此在进行下一步阅读之前，不妨先想一想自己条理混乱的地方在哪里。以下哪些描述符合你的自身情况？

    ■ 工作安排缺乏整体方向。

    ■ 难以从手头的一堆任务和问题中，确定需要优先处理的任务。

    ■ 工作时间悄然溜走，却什么事都没做完。

    ■ 没有充分规划好时间。

    ■ 一天下来，“待办事项”清单上增加了更多要做的事。

    ■ 感觉很难估算出完成某些工作任务所需的时间。

    ■ 似乎交工日期总会不知不觉地到来。

    ■ 不确定自己是否在状态最佳时充分利用了所有的时间。

    ■ 经常因为“东一榔头西一棒槌”地忙活琐事而耽搁了正事。

    ■ 往往会拖延不喜欢的任务。

    ■ 在琐事上花费过多的精力。

    ■ 有时接到复杂的任务和项目，就会有点茫然失措，不知从何下手。

    ■ 做决定时总是考虑不周。

    ■ 有大量邮件需要回复，想想就怕。

    ■ 收到短信和文件后，一般不会立即处理。

    ■ 收到信息后常常难以决定如何处理。

    ■ 总是很快把各类文件混杂在一起。

    ■ 很多东西看过就忘。

    ■ 参加了很多会议，但好像都在耗时间。

    ■ 只会埋头苦干，不会分派工作。■ 同事总给我发来大量的我不需要的信息。

    ■ 手头工作经常被打断。

    ■ 经常包揽一些本该拒绝的工作任务。

    ■ 办公室布局凌乱，很难让人做出良好的规划。

    ■ 办公室里文件堆积如山，电脑桌面图标排列凌乱，且柜子里和抽屉里

    都塞满了东西。

    ■ 想找某个东西时，总要花很长时间。

    ■ 文件摆放杂乱。

    ■ 没有充分利用技术手段来安排工作。

    ■ 没有尽可能有效地利用互联网。

    ■ 在家或其他地点办公时，条理性会降低。条理混乱的原因

    列出上面这份清单的目的，在于帮助你确定自己现阶段在哪些方面缺乏条

    理，并且也有助于你反思背后的原因。概括来说，造成条理混乱的原因主要有三

    个：外部压力、系统性管理缺失及个人因素。第一个原因包括工作超负荷、工作

    干扰和工作环境问题等；第二个原因包括对时间和信息管理缺乏相应的策略和日

    常规划，以及未能使用合适的工具；第三个原因则是我们最常忽略的。造成条理

    混乱的个人因素可能包括以下情况：对某些工作任务感到焦虑不安，为追求新鲜

    感而不停地转换任务；可能还包括追求完美的倾向，承担过多工作的习惯，不愿

    把工作分派出去，或有时无法拒绝他人等情况。这些问题都可以解决，但首先你

    需要发现它们。因此，请你现在花点时间，问自己这样一个问题：为什么我没有

    自己理想中那样条理清晰呢？把你的答案大致记录下来，它们会在本章后半部分

    的目标制定过程中派上用场。对待条理性的态度

    总的来说，我们不认为条理混乱是一件令人羞愧的事。事实上，我们会认为

    这是一种讨人喜欢的品质——表明除了重复枯燥无味的日常工作，严格执行计划

    表，或执着于确保一切都各归其位以外，我们还有很多未被发现的方面。如果我

    们不改变上述态度，我们的内心就可能会产生抵触，不愿变得有条理，而且我们

    所寻求的改变将会更难进行。

    我在序言部分列举了我们在解释自己条理混乱时所找的一些借口，但有时原

    因远不止这些。我们可能对自己有很多根深蒂固的执念，以致在我们已经决定要

    付诸行动时，这些执念也让我们逡巡不前。以下这些执念会导致我们质疑自我改

    变的能力：

    ■“我向来如此，不知道能不能改掉习惯。”

    ■“我天生就不爱收拾。”

    ■“我很容易分心，无法长时间专注于任何事情。”

    转变这些无益认知的一种方法，就是找出相反的证据。仔细观察一下你的生

    活，你很可能会发现自己在某些方面条理清晰。比如，尽管工作日程繁忙，你仍

    能抽出大量时间和精力培养闲情逸致，而且在这些方面表现出明显的条理性。又

    或许你在家务安排方面做得井井有条，甚至在生活中混乱不堪的领域，也多少有

    些条理——你总能找到存放起来的物品，例行高效地完成工作任务。是什么让以

    上这些工作或生活领域显得与众不同呢？你在规划安排上的成功经验是否能够应

    用到生活的其他领域？你应该重点关注这些条理清晰的地方并加以利用，以此树

    立一种对未来发展更为积极乐观的态度。现在请试着列举出你条理清晰的方面

    ——那些能让你出色完成任务的习惯，它们可以是与生活中的任何领域有关的。

    把它们写下来，通常会帮助你提升练习价值。

    如果你要摒弃这种不利于提高条理性的态度，抹除脑海中自我否定的声音也

    很重要。类似“我永远也完成不了这些任务”的话，不管是私下自言自语时说的，还是在与他人交谈时说的，都只会加深无助感。不妨换成积极的自我肯定——经

    常对自己重复一些简单有力的话语，比如：“我能心想事成。”“我能够抵抗干扰因

    素并继续做正事。”“我能改掉条理不清的习惯。”“不管发生什么事，我都能应

    对。”你可以选择一些适用于自己的肯定表达，并经常在心里反复默念这些相信自

    己的话语。同样重要的一点是你必须转变任何可能加深以下认知偏见的消极态度：“走向

    条理化是一个完全冗长乏味的过程”，或“缺乏条理的人比他们有条理的同事更有

    趣”。想象一下，一种更有条理的生活方式会给你带来哪些益处？那会是一种怎样

    的感受？你会因为提高条理性而得到哪些现在没有的东西？

    如果你清楚地知道自己真正的目标，就会更容易看到提高条理性带来的好

    处，但在忙碌且纷繁复杂的生活中，真正做起来可能并没有那么容易。你或许会

    有许多说不清道不明的目标、承诺和理想，有一些内容会重复，有一些可能会相

    互矛盾。这些可能是源于你的灵感，也可能无法控制。它们可能会与你生活的各

    个方面息息相关——工作、休闲活动、家庭和婚恋、义务与责任、学习和发展。

    在提高条理性的后期阶段，花点时间制定一套连贯的生活目标，可能会对你

    有所帮助。但现在，我想问你一个与本书主题相关的简单问题，以便帮助你发现

    一些对你来说很重要的事情。

    为什么你想提高条理性

    现在问自己这些问题，并记下所有想到的答案，然后一步步深究下去。

    <<< 示例 >>>

    问：为什么我想提高条理性？

    答：这样就不用长时间耗在工作上。

    问：通过提高条理性节省出来的时间，我该做何安排？

    答：健身，学习西班牙语，多花点时间陪伴我关心的人。

    问：我为什么想健身？

    答：这样就能参加一系列户外活动，增强自信并提高自尊心。

    问：为什么我想提高条理性？

    答：为了证明我能胜任自己的工作。

    问：为什么我想要证明这一点呢？

    答：为了进一步证明我应该得到升职机会。

    问：为什么我想提高条理性？

    答：为了从我负责的项目中获得更大的满足感。

    问：为什么我要追求那种更大的满足感？答：因为目前我做的所有事情一团糟，单调乏味，但情况不应该这样。

    思考这个问题，有助于转变本文之前提到的消极态度，并让你更加坚信，你

    所寻求的改变本身并不是最终目的，而是为了获得工作和生活中真正重要的东

    西。

    认清主要目标是提高条理性的第一步。但如果要实现这些目标，接下来至关

    重要的一步，就是找出有待完成的实际任务，也就是要注意设定目标。下面让我

    们来了解一下如何设定目标。设定目标

    不论是重大的人生目标、工作项目的各项要求，还是提高条理性的过程，只

    要花时间来设定目标，如无意外，都会获得回报。遗憾的是，目标设定往往与一

    些艰涩的行话联系在了一起，蒙上了一层神秘的色彩，导致缺乏经验的人望而却

    步。然而这并不是大问题，设定目标仅是一种手段，其目的是将巨大的挑战化整

    为零，然后各个击破，取得一些有意义的结果。你的目标一定要清晰准确，但也

    不要过分追求百分之百精准。即使目标有点不严谨，也总比完全没有要好，当你

    为自己而不是别人设定目标时，尤其如此。你了解自己的意图，别人则不一定知

    道。

    试着遵循“SMART原则”来设定目标，即目标设定要具体化(specific)、可衡

    量(measurable)、可实现(achievable)、注重结果(results oriented)，并且有

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    具体化

    目标越笼统，我们就越难专注于开展各项必要的任务和活动来达成最终目

    标。例如：让我们来思考一下你阅读这本书的目的。你是为了变得有条理。这作

    为一个总目标是可行的，但对于预期目标的实现帮助却不大。因此，你要分解总

    目标，把它具体到你要做的每件小事。这些具体的小事，也许就是你之前发现的

    有待克服的缺点，比如拖延症、不分轻重缓急、杂乱无序等 (免费书分享更多搜

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    可衡量

    目标缺乏可衡量因素，就无法评判目标实现的程度如何，而且结果模糊可能

    意味着缺乏侧重点。比如，为了变得有条理，你制定了一个目标：提高打字速

    度。但是该如何确定是否成功实现了目标——是每分钟多打1个字，还是多打30

    个字？只有清楚知道数值范围，目标才会精确。有一点也不容忽视：要让制定的

    目标具备任何一种价值，可能需要采用多个衡量指标。1分钟多打30个字，也许

    是完全可以做到的，但要是因此导致正确率下降，这样的提高就没什么意义了。

    也许一开始为了加快速度，你准备牺牲一定的正确率，但之后你还是会想保证原来的正确率。无论如何，用来衡量目标的指标不要太苛刻，但也不要太随意。过

    度量化实则不利于目标的达成，因为注意力都放在了评估上面，而忽视了目标结

    果。若是缺乏灵活变通，也会使你在突如其来的困难面前束手无策，甚至是让你

    的眼中只有设定的目标，而看不到其他可以取得进步的机会。

    可实现

    目标应该是可实现的。你设定目标是为了完成任务，然后从成功中获得积极

    的心理暗示，而不是为了给自己的生活增加一些不必要的压力，或受到失败带来

    的负面影响。另一方面，设定一些轻而易举就能达成的目标，并不能带来收获。

    当你在任务清单上划掉一项项任务时，你也许会因这点成就而自鸣得意，但内心

    其实清楚这只是一种假象。窍门在于设定一些差一点就能达成的近期目标，关键

    是你必须竭尽全力来实现它们，而不是制定一些不可能实现的目标来让自己疲于

    奔命。

    这是否意味着，你不能制定远远超出自身能力范围的远大目标了？答案是否

    定的，只要你将总目标分解成一个个子目标，并且一步步地朝大方向前进，就足

    够了。

    比如你制定了一个宏伟的目标：将每周工作时长从现在平均55个小时缩短为

    平均40个小时，同时确保工作保质保量。如果制定这样一个目标，你很可能需要

    思考本书中提及的多项衡量指标，并且应该将它分解成若干个子目标，每个子目

    标都能在各自现实可行的阶段得以实现。其中一个子目标可能是提高任务分派能

    力，你要认识到实现这一目标需要在前期投入大量时间，因为你必须先完成一系

    列准备工作：确定可分派的任务，向愿意承接任务的人员说明工作要求，确保让

    他们认识到任务有价值且具有挑战性。这些阶段性的目标需要将前期的时间投入

    考虑在内，并预留出一定的空间，你才能真正缩短工作时间。

    注重结果

    目标制定应以结果为导向，而不是关注活动本身。假如为了增强条理性，你

    决定早上提前1个小时到达工作岗位，这个目标就只是在描述到岗这个活动。你

    提前了1个小时到岗，然后喝咖啡、聊天，这也算达成了预期目标。但是更理想

    的目标设定，应该是列出这1个小时内你打算完成的一些事，可能是无人打扰、全神贯注才能完成的任务——在闹哄哄的日常工作环境中难以完成。

    时效性目标要设定得好，必须包含明确的截止日期，即任务必须在此之前完成。这

    一点与目标必须可实现紧密关联。目标只能在一个特定时间段内达成，在别的时

    间段则不行。如果你能在自己可以掌控的时间段里朝目标迈进，那么截止日期也

    有助于调动你的积极性和保持你的干劲。因此，对于大多数人而言，6个月后的

    截止日期都太模糊、太遥远了，实际意义也不大。如果我们在一个多月的时间

    里，能坚持不懈地努力并保持昂扬的斗志，那么通常对我们有利的做法是将总目

    标分解为若干个阶段性子目标，落实到每周每月的任务上。这意味着每个月都要

    到达一个里程碑——通往总目标途中的衡量指标，或是制定的一系列子目标。若

    你认为差不多用三个月时间就可以将会议时间从平均每周12个小时减少到6个小

    时，那么你可以有侧重地制定阶段性子目标，如每月将每周的平均会议时间缩短

    2小时。

    ■ 第1个月：让自己从不必要的会议中解脱出来；

    ■ 第2个月：寻求时间效率较高的替代办法，用来处理目前需要在会议上

    讨论的部分业务问题；

    ■ 第3个月：提高你仍然必须参加的会议的效率。

    <<< 练习 >>>

    你对提高条理性有什么目标？在本章前面的部分，你思考了为什么想要

    提高条理性，现在要考虑更具体的问题了。在对照清单检查了自己现在的缺

    点，分析了自己不够有条理及希望更有条理的原因后，现在你应该明确自己

    为变得有条理需要制定哪些主要目标。然后把目标写下来，并考虑这些目标

    是否符合上面的“SMART原则”。如果你的头脑里已经有了子目标和达成主目

    标的详细步骤，也把这些想法记下来，但在这个阶段，你不必太在意制订详

    细的行动计划。你已经对条理性这个概念和自己的需求有了足够的了解，在

    现阶段理清自己的思路，能帮你吸收新观念和运用新技巧。通读本书后，你

    可能会改进自己的想法，在最后一章，我们会回顾你在自我管理方面的进

    步，并做下一步规划。平衡生活的各个要素

    生活由诸多要素组成，每个要素都需要你花费时间和精力，很容易顾此失

    彼。你在某个活动上花费的精力可能比你预计的多，你也可能因为一件有趣的事

    情而忽略应该优先考虑的其他事情。要注意大局，均衡分配有限的资源，确保自

    己朝着所有目标稳步前进。

    不论你从事什么工作，拥有怎样的生活方式，你都会碰到时间分配相互冲突

    的问题。因此，你应该花点时间思考一下，怎样调整那些占用你时间和精力的活

    动。

    你不妨扪心自问以下问题。

    ■ 生活中是不是有什么事情不合理地占用了我过多的时间和精力？如果

    有，都是些什么事情？

    ■ 为什么这些事会过多占用我的时间和精力？

    ■ 生活中有什么事情值得我投入更多时间？

    ■ 我应该怎样调整这些事情间的平衡关系？

    试着用切实可行的目标而不是含糊的想法回答第4个问题。

    决定日常优先事项

    如果我们提前做好规划，然后安安静静、有条不紊地完成目标，生活就会简

    单很多，但实际情况很少如此。一般情况是，你一天都在处理日常琐事及应对各

    种危机、请求和干扰。面对这些应接不暇的琐事，你需要决定优先处理哪些任

    务。不论是自己的还是别人请求帮忙的任务，最简单的方法就是根据重要性和紧

    迫性来区分。

    第二次世界大战期间，盟军将领、后任美国第34任总统的德怀特·艾森豪威尔

    (Dwight Eisenhower)就热衷于按这种方法给事情排列优先次序。据说他曾说

    过：“真正重要的事情很少是紧急的，而紧急的事情实际上很少是重要的。”随

    后，这一以重要性和紧迫性为维度来安排时间的原则，因为斯蒂芬·柯维(StephenR.Covey)的《高效能人士的七个习惯》一书而流行起来，并为时间管理实践者广

    泛采用。我们可以通过简单地评估重要性和紧迫性将任务归为四种类型(见图1–

    1)!喜欢本书吗？更多免费书下载请加V信：YabookA，或搜索“雅书” 。图1-1 决定优先事项

    重要且紧急的任务

    显然，重要且紧急的任务是你必须立即处理的，但这些任务并非是一眼可辨

    的。“重要”的含义就有待商榷。你那个好指使人的同事可能会说服你：你应该优

    先处理对他或她来说重要的事情。更糟的是你也这么说服自己——把次要的事情

    当作迫在眉睫的重要任务。这里所说的“重要”是针对主要目标的完成而言，并且

    不仅限于工作上的目标，也可以范围更广，涵盖改善生活质量的目标。如果平衡

    的生活方式及与家人共度时光对你来说是重中之重，那么参加孩子的人生第一场

    圣诞音乐会就和工作一样重要。

    紧迫性的概念也值得讨论。和上面一样，某件事可能对别人来说很紧急，但

    对你来说不是。如果你把时间安排得再合理一点，或者早点开始工作且不拖延的

    话，有些事情就不会变得紧急。有些人在紧迫感的刺激下工作效率更高，但自己

    可以控制的紧迫感——即在规定时间的情况下，定好截止日期或者工作计划——

    与紧急情况下产生的危机感和恐慌感是不同的。

    重要但不紧急的任务

    对于缺乏条理性的人来说，这类任务通常是最大的问题。重要但不紧急的任

    务，一般与长期目标或重大生活质量问题有关，我们需要保证自己有时间跟进这

    些任务。但是我们总是先做不那么重要，但是看起来更紧急、更有意思的事情，结果经常为忽略或者推迟做这些任务而自责。如果对这类任务不够重视，到截止

    日期时，这类任务可能会突然上升为前一分类中最极端的那一种(十分重要且十

    分紧急的任务)，或者如果没有具体的截止日期，这类任务可能无果而终。生活

    中有很多实际上很重要的目标，都是这样的命运——被我们无休止地拖延，逐渐

    减少直至消失殆尽。所以你应该合理安排你的时间，降低这种情况发生的可能

    性，确保投入尽可能多的时间去完成这类任务。

    不重要但紧急的任务

    毫无疑问，你应该确保这些任务不会分散你在前两类任务上的注意力。时间

    紧急并不能让任务变得更重要，要想一想为什么这些任务是紧急的。通常，你会

    发现所谓的紧急任务只不过是别人用来证明自己存在的意义的假象，或者掩盖自

    己效率低下的工具。或者，你自己可能就是罪魁祸首，一直拖延原本每天简单的

    常规事项，最后让事情变得刻不容缓。在这种情况下，你应该反思一下自己的日

    常工作习惯，以免将来重蹈覆辙，我们会在第三章具体讲应该怎么做。如果某个

    紧急但不重要的任务是别人给你的，这可能是在考验你对该任务重要性的认识，要学会拒绝这样的请求，或把这个任务分派给别人，要么干脆放着不做。当然，怎么处理这种情况还要分对象。如果提这种要求的是你的老板，他觉得某个任务

    重要且紧急，那你得对你自己的评估做些调整了。不重要且不紧急的任务

    你没必要在这种任务上浪费时间和精力。通常，这类任务是我们自身产生的

    干扰，是我们为自己没有解决更重要的事但又出于这样或那样的原因有些担心而

    找的借口。你应该认清这类任务的本质，将你的精力集中在其他类别的任务上。

    80 : 20法则

    80 : 20法则(也称帕累托法则)在1900年左右由意大利经济学家维弗雷

    多·帕累托(Vilfredo Pareto)提出。他发现了各国都存在一个共同的现象：

    80%的财富由20%的人所持有。这个80 : 20法则——特别是80%的结果来自

    20%的努力这一结论，后来被推广到商业和管理的各个领域。这种联系的准

    确性可能存在争议，然而事实是，如果你把精力集中在少数重要的事情上，而不是很多琐碎的事情上，你可能会收获更加满意的结果。

    <<<本章小结>>>

    想要变得更有条理，你首先要做到：

    ■ 认清你当前在时间规划方面的优势和劣势；

    ■ 找出没能如自己希望那般有条理的原因；

    ■ 建立自信，相信自己能够提高时间规划的能力；

    ■ 明确你期望通过更合理的时间规划来获得什么；

    ■ 制定明确的目标；

    ■ 平衡生活的各个方面；

    ■ 确定日常优先事项。第二章

    合理安排时间时间不同于许多其他资源的一点就在于时间是公平的。每个人每天拥有的时

    间都是相等的，差别在于我们选择怎样利用及拓展有限的时间。

    改善时间管理，无论是为了减少工作时间，还是为了提高工作效率，以便在

    相同的时间内完成更多的工作，说到底都是优先事项排序的问题。当你说“我没时

    间”的时候，潜台词实际就是“我有更重要的事要做”。然而问题在于，由于缺乏合

    理规划和有效监控，我们无法遵守自己的时间安排表，不能区分就那些需要我们

    投入时间的事情而言，哪些是高回报的，哪些是低回报的。因为在琐事上浪费了

    太多时间，所以我们常常“没时间”做重要的事。

    在本章中，我们将了解一些技巧来安排和跟踪那些需要投入时间的任务。不

    过首先让我们来了解一下，你现在是如何安排时间的 (免费书分享更多搜索雅

    书)。你的时间利用现状

    在着手规划新的时间安排前，你有必要关注一下自己当下利用时间的方式。

    一些时间管理软件会建议你一连几周精确地记录时间安排。在我看来这完全没有

    必要，不过我建议你简单开展一个为期最短三天的监控工作。

    时间监控练习：评估任务的重要性

    此举的目的是提高你对日常任务的相对重要性的认识，并且指出可以集中精

    力改善的地方。在一张白纸上画出三列，分别标上“任务”、“时间”和“评估”，你

    可以多制作几张这样的记录表，因为接下来也有可能会用到。

    当你工作的时候，在手边放一张记录表，并在左侧栏中注明每一件需要你花

    费时间的事情。并且你需要粗略估算一下每一件事要耗费的时间，写在相邻的中

    间列，尤为重要的是你得坦诚面对自己，把一天中重要和不重要的事都写下来。

    如果你希望能更高效地利用时间这一有限的资源，准确地了解目前利用时间的方

    式至关重要。你不需要在“任务”栏中写太多详细的信息，只要写下你记住的相关

    问题即可。

    一天结束时，回顾你的活动记录，并写上与前一章提过的四类事件相对应的

    数字：

    1.重要且紧急；

    2.重要但不紧急；

    3.不重要但紧急；

    4.不重要且不紧急。

    这些活动所需时间和优先级或许如表2–1所示。

    表2-1 监控任务的重要级别每天记录一张，最少坚持三天(最好坚持五天)。然后比较你的记录，并问

    自己以下这些问题：

    ■ 我在区分哪些任务重要、哪些不重要时有困难吗？

    ■ 如果有困难，我需要采取什么措施来解决？

    ■ 粗略估计一下，我有多少时间用在了不重要的事情上？

    ■ 如果花在不重要的事情上的时间过多，我要怎样做才能减少在这些事

    情上浪费的时间呢？

    ■ 我用在重要但不紧急的事情上的时间够吗？

    ■ 如果上一个问题的回答是“不够”，那我要怎么做才能增加对这些事情

    的时间投入呢？

    如果在练习的过程中，你发现自己会放弃或将自己日常要做的任务分派给别

    人，没关系。对你而言，这是更好地规划时间的开始。区分重要和琐碎的事并不

    总是像看起来那般容易，但应该以你的目标作为主要参照系。如果你已经建立了

    目标，并且已经将目标分解成了多个便于管理的阶段，那么与你的主要目的相契

    合的任务也就显而易见了。如果仍难以区分，你可能需要重新审查，并对一个目

    标或其组成进行调整。当然，重要性有不同等级，但是我建议你刚开始时只简单

    地区分一件事重要还是不重要即可。如果你觉得这样不能安排好时间的优先次

    序，可能希望采用重要性等级来安排时间，但是我仍然建议越简单越好，如ABC时间管理法，分为三个等级就可以。有时候，尽管你尽力区分了，也有可能发现

    看起来很重要的任务随后却没有那么重要了。不要太担心这种情况，因为你只能

    根据当下掌握的信息做出决定。

    本书稍后概述了几种可采取的策略，可以减少浪费在不重要任务上的时间：

    ■ 克服拖延症——见本章后面部分；

    ■ 保持专注——见第三章；

    ■ 分派任务——见第五章；

    ■ 克服分神和干扰——见第五章；

    ■ 学会拒绝——见第五章。

    借助电脑软件监控时间

    如果你正在寻找一种更具技术含量的方法来监控你的时间分配情况，你可能

    会考虑诸如拯救时光(Rescue Time)这样的应用程序。这个基于网络的时间管理

    程序会在后台监控你与电脑的交互情况，分析各个正在使用的软件、网站或文

    档，并对你的工作效率进行评估。如果从基础的免费版本升级，该软件还可以帮

    助你跟踪电脑工作以外的活动，同时让你自觉阻止分散注意力的活动，或设置某

    类活动的每日上限，如果超过了这个限度，软件就会提醒你。当然，这个软件不

    能判断你正在做的事情究竟重要与否。例如，你可以花一小时“研究”文字处理

    器，却没有产出任何有价值的东西，但拯救时光仍然会认为你在这段时间里非常

    高效。所以，尽管拯救时光和其他类似软件可以准确反馈你的时间都用在哪里，但你仍然需要自己区分各项任务的重要性和紧急性。

    如果你不希望自己的计算机使用数据被发送到远程服务器，还有一些

    如“ManicTime”之类的具备相同功能的纯本地时间监控软件。规划你的活动

    掌握当前的时间使用情况后，你就要采取可行的系统来提前规划每天、每周

    和每月的活动。

    要想有效规划你的活动，第一步是确定目标及实现目标所需的步骤。接下

    来，你就只需要将项目和工作划分成一个个的具体任务并估计各项活动所需的时

    间。这样你就可以确认必须在接下来几天、几周的什么时候完成具体任务，并想

    好需要别人提供什么支持。

    有效规划时间，指的是对不同跨度的时间进行规划。长期和短期规划的相对

    重要性会因工作性质的不同而有所差异，但大致有三种规划：一是长期规划，可

    能就是对未来三个月主要目标的整体把握；二是每周规划，确保为即将到来的任

    务和截止期限做好必要的准备；三是详细的每日规划，确保你能分清轻重缓急，从而实现长期目标。

    让我们从最紧迫的事开始。

    每日规划

    你每天早上的第一件事不应该是做当日规划，而是在前一个工作日结束时，做好第二天的规划。一旦你养成每天规划时间的好习惯，你就只需要在下班前花

    上几分钟规划好第二天的时间。当你的大脑还处于工作模式时，你就已经完成了

    第二天的时间规划。因此，当你第二天早上准备开始一天的工作时，不用犹豫不

    决和浪费时间去思考自己该先做什么，你清楚知道你今天的目标是什么，能立即

    进入工作状态。但是，不要好高骛远，给自己安排太多任务；不要把日程安排得

    太满，要给自己留点机动时间应对突发状况。在列表中划掉已完成的任务能获得

    巨大的满足感，而且可以帮助你保持工作状态，但是不要在任务列表中插入太多

    琐碎简单的、可以轻松完成的任务。

    每周规划

    和每日规划一样，你要在上一周结束前规划好下一周的工作。每周规划不需

    要像每日规划那么详细，但是你要在总体上平衡好一周的时间安排，确保自己不

    会手忙脚乱。你要想一想星期一你需要什么信息，以便利用该信息在星期五前完成某个任务；星期二你要为星期三的会议做哪些准备；你每天要做多少工作才能

    顺利完成一个长期的大项目。

    每星期五下午规划下一周的工作时，你可以回顾本周的工作，为工作上的成

    就给自己“点赞”。不要因为没能按计划完成任务而沮丧，你可以利用这段时间反

    省自己为什么没能完成任务。

    ■ 你当时是否对这周设定的任务量过分乐观？

    ■ 是不是突然出现了让你始料不及的其他重要工作，让你把部分规划好

    的工作放到了一边？

    ■ 是不是发生了什么事情，让你没有必要再去做这些规划好的任务？

    ■ 你会不会因为拖延或逃避任务而内疚？

    想一想你是否需要重新安排某些任务，如果需要重新规划，你可以采用本章

    后面提出的方法，酌情把这些任务插入下周的计划中，确保你下周可以完成这些

    任务。

    规划今后三个月的工作

    这又和每周规划有所不同，你需要安排好大段必要的时间来开展项目和开发

    任务，主要处理重要但不紧急的任务。你需要确保：

    ■ 不同任务的截止日期不会“撞车”；

    ■ 为主要任务设定的完成时限切合实际；

    ■ 将大型项目或任务化整为零；

    ■ 安排子任务的完成顺序和完成日期；

    ■ 制定可行办法监测进度，进行完善并重新安排。

    如果你现在没有系统规划时间的习惯，抑或之前努力过但失败了，那么我建

    议你先从每周规划着手，制定待办事项清单。当你掌握了制订周计划的一套方法

    并能顺利完成计划后，你再详细规划每天的时间，同时增强长期规划的意识。跟踪活动

    跟踪活动就是掌握任务进度，确保自己知道行动的截止日期是什么时候，监

    测你自己所确立的目标的实现进度。你不仅要清楚自己的联系人、会议和预约，而且也要明确哪些任务尚未完成，以及什么时候别人会按照工作安排建言献策。

    用于计划和跟踪活动的工具可以是笔记本和记事簿，也可以是手机或电脑上

    的日历和任务管理软件。不论你用什么系统管理个人信息，我的建议都是应该尽

    可能简单并符合工作要求。把系统的功能定位为满足基本的要求并在此基础上优

    化，而不是一开始就使用过于复杂而未经检验的系统。不论你的系统是基于纸张

    还是软件，重要的是有效且用起来顺手，要避免在不同的方法和产品之间频繁切

    换。当你的信息散布在不同的地方且难以掌控时，就会发生最坏的情况：重复记

    录及信息遗失。

    对有些人来说，两种最基本的工具就能充分满足信息跟踪的需要：一是笔记

    本，可用来记录任务和提醒任务；二是记事簿，可用来记录预约和答应了别人要

    在约定日期内完成的事。所有其他工具都是这两种基本款的变体，工具并非越复

    杂就越有效。但是，我们中那些人脉广、任务多或应酬频繁的人想要一种更为高

    级的跟踪工具。下面我们分析一下纸质系统和电子系统的好处。

    电子工具

    用电子工具跟踪信息的突出优势，在于无须人工转存就可以汇总信息并通过

    不同的设备查看。如果软件有这个功能，你可以在项目内进行活动规划，并在充

    分考虑其他待办事项的安排后，将具体任务安排在未来几周的进度表里。一到预

    设的任务开始时间，这些待办任务就会自动弹出，直到你标记任务已完成或重新

    设定时间。如果你有定期重复出现的活动安排，那么你也只需在系统中输入一

    次。你可以浏览总的时间安排，也可以查阅具体任务安排，还可以将任务和预约

    与通信录里的联系人相对应。你还可以方便地整合常规参考信息和重要备注，跟

    踪项目用时和成本。或许你还可以把任务分配给别人并了解进度，在线对照记事

    簿并选择合适的会议时间。现在几乎人人都用智能手机，这使得你可以在随身携

    带的设备上完成这些操作。要是设备有全球定位系统(GPS)功能，还可以在你

    到达指定地点时发送提醒。

    微软公司的电子邮箱管理软件Outlook这样的工具集成了个人信息管理的所有

    功能，包括电子邮件、联系人、日历以及待办事项，如果选用别的软件，可能需要配合使用两到三个软件才能获取全部功能。一定的功能集成是有用的，例如在

    日历上显示有时限的任务，在预约安排上附加联系人信息。但需要提醒的是，功

    能集成过度的软件可能过于臃肿，而综合使用不同的工具可以获得单一个人信息

    管理应用所不具备的功能。

    现在许多人手里都有多个电子设备，所以主要的问题是如何实现多个设备间

    的数据同步。如果你在不同的设备上使用相同的操作系统和软件，那么数据同步

    一定很简单，但现在的趋势是，同一软件开发商提供的产品可以在多个平台上使

    用，且数据可以与竞争对手提供的软件同步。即便你用软件不能实现直接数据同

    步，也可以用收费合理的第三方平台作为桥梁。

    如果你觉得无法实现多个设备的数据同步，至少要努力确保及时更新一个主

    要设备上的信息。很明显，手机最适合作为主要设备，因为它几乎时刻伴你左

    右，让你能随时新建任务并接收有关执行中任务的提醒。

    归根结底，选择什么样的电子设备取决于个人偏好，市面上有许多功能类似

    的软件，有的免费有的需要付费。这类软件不断在出新款，所以可以在网上搜

    索“个人信息管理”(personal information manager，缩写为PIM)浏览网站推荐的

    相关应用。本书第八章也会推荐一两个当下比较成熟的软件。

    纸质记事簿和备忘记事本

    不是每个人都适合用电子工具整理信息。在智能手机和Wi-Fi(无线网络)出

    现之前，所有讲究门面的专业人士都会有一个皮面精装记事簿，时至今日，你还

    能在办公用品供应商那里看到许多各式各样、不同价位的类似产品。基本样式是

    用环形活页夹固定带有标签的分类活页，活页上有提前印刷好的内容。常见的活

    页类型有：年计划表、不同版式的计划页、日计划表、月目标及项目计划表、通

    信录、预算和开支计划表及备注页。

    使用活页本就是为了将所有必要的工作信息都放到一个快捷文件夹里。使用

    插页，就可以很方便地从长期规划查看到短期规划，随时随地快速更新信息；你

    也可以插入新页，拿掉多余页，因此记事页可以无限扩充，不断更新。缺点在于

    有时你可能需要将信息转录到别的活页或工具上，例如详细的年度规划可能无法

    在一张活页上完成。另外，如果你需要在地址簿中录入许多联系人或做大量笔

    记，那么这两个部分可能会不够用。

    电子系统和纸质系统，哪个更好这要看你喜欢什么样的工作方式了。纸质系统在交叉引用相同任务安排方面

    明显不如电子系统，你要重复书写。这种系统也没有自动提醒功能，容易漏掉一

    些任务安排。但另一方面，现代电子设备所具有的语言提醒功能也并非完美无

    缺，系统输入或提取信息可能会打断其他任务的进度。

    毫无疑问，我们越来越依赖科技帮助我们进行个人管理，但也不是说我们就

    不用纸质的方法了。即便是科技发烧友，他们也承认，有些事情，他们还是喜欢

    用纸记录。比如，在安排具体的项目活动前，我们都喜欢先在纸上写下整个项目

    大致涉及的活动。此外，有时间管理方面的专业人员强烈建议用纸质工具管理任

    务。

    非常重要的是，不论你最初选择用什么工具记录任务和待办事项，一定要确

    保能随时查看。如果你在本该做某件事的时候忙于另一件毫不相关的事，大脑就

    会频繁地给你发送警报，此时应该把本该做的事记在纸质工具上，这样你就能把

    精力集中在当前正在做的事情上。

    就我个人而言，虽然我经常用应用软件管理预约和重要任务，但还是会随身

    准备一个笔记本。我习惯先在笔记本上快速记录，之后再将信息录入电子设备，从而避免因为使用电子设备打断当下的工作进度。其实，一些小任务只需在纸质

    工具上记录就够了。

    待办事项清单

    不管你的待办事项清单是潦草地写在信封背面还是打在电脑屏幕上，主要用

    途和潜在缺点都是一样的。它们可能成为你简单有力的工具，也可能毫无意义，关键在你怎么用它。如果你希望你的清单发挥作用，请记住以下几个要点。

    你得先问问自己你的清单是怎么列出来的。如果你的清单只是列出了你每天

    早上脑袋里突然蹦出来的几件事，那么这个清单就没什么大用。这种清单上很可

    能大多是成果诱人或者紧急但又未必重要的事。如果你有总任务清单，再根据总

    清单列出日清单和周清单，这种清单才有用。先放眼长远的活动计划，然后把总

    的工作项目和主要目标分成小任务，再确保完成这些小任务，实现总项目和大目

    标，那么对你来说，制定日清单和周清单就相对容易了。

    你得把你的总清单分类，这样既便于你管理，也方便你单独新建、编辑和浏

    览某个特定分类下的任务安排。一些个人信息管理应用软件有预设几大分类。你

    可以删掉和你的任务无关的分类，根据需要新建分类。

    如果你对在指定时间内能完成的任务数量抱有不切实际的幻想，那么对你来

    说，完成清单上所有的待办事项就比较困难了。列任务清单会给人一切刚刚开始的感觉，结果会事无巨细，越列越多。这样的话，这种清单就长得吓人，或许会

    助长拖延症。完成不了任务的压力就会取代列清单本应带给你的积极作用，没完

    成的任务会一直积压在清单上，日复一日，周复一周，最后你很有可能干脆将清

    单弃置一旁。

    因此，养成完成清单上的任务的习惯很重要。列任务时要切合实际一点，不

    要让本该当天完成的任务继续出现在第二、第三天的清单上。给重要的任务设个

    完成日期可以帮助你一步步完成总项目和总目标。不过，如果你在刚把这些任务

    输入规划软件或个人信息管理系统时就给它们设个完成日期，许多开始日期相同

    的不同项目下的小任务可能会同时在屏幕上弹出，这可能会造成混乱。如果你养

    成定期查看任务清单并给不紧急的任务设置一两周完成时间的习惯，你就能更出

    色地管理你的总任务清单。

    <<< 练习 >>>

    最后，花点时间想想你现在是怎么安排和跟踪你的时间安排的，再想想

    你可以对你现在用的时间规划和跟踪工具做些什么改变。安排时间——预估完成任务所需的时间

    这么说吧，你一大早翻开待办事项清单，发现上面列了十几个任务。你对在

    一天之内完成这些任务有多少信心？我想你不会有太大的信心，除非你预估过完

    成每个任务可能需要的时间，并能在完成一天要做的其他事的同时安排好这些任

    务。这里的重点不只是完成任务会让你自信心和信誉度爆棚，这点虽然重要，但

    更重要的是，预估完成任务所需时间可以让你合理利用空闲时间。如果你在两个

    会议之间有半小时空闲，你就可以随时随地去做那种在半小时内可以完成的小任

    务。你也会发现，如果你预估错误，一个原本你认为半小时可以完成的任务，实

    际上却要一小时才能完成，那么等你做完其他事后，再来继续做这个任务，你就

    很可能要多花些时间来重新集中注意力。

    你永远做不到分秒不差地预估每项任务的完成时间。所有任务都带有不可预

    见的因素，我们都倾向于过多预估我们不喜欢做的任务的完成时间，对喜欢的任

    务所需时间则预估过少。在安排时间前，你应该想想就这个任务你要做些什么才

    会更有助于你安排好一天的工作。

    细分任务节点

    你的每一天应该都是由固定任务(比如约见和常规任务)和非固定任务(即

    待办清单上的任务)组成。粗略地估算一下这些任务花费的时间，你就能知道自

    己应该什么时候去完成。不要提前就把计划安排得一成不变，也不要在制订计划

    上花费太多时间。平衡好每天的时间，并且妥当地把任务细分到相应的时间节

    点，应该是一件迅速且简单的事情，而不要纠结形式，浮于表面。把半个小时作

    为一个节点，可以有效地管理一天的任务，而对于某些比较简单的小任务，你也

    可以安排15分钟为一个节点。你可以把一些小任务(比如说5~6个电话)划为一

    组，安排在半个小时的节点内，同时也要为规划时间留出一点余地，因为可能遇

    上一些没法避免的来电或者干扰。当你在规划时间内提前完成任务时，你会获得

    一种油然而生的巨大满足感，但是如果你超时完成，也不用耿耿于怀。总的来

    说，学会灵活处理时间，以不变应万变。

    <<< 练习 >>>

    精确规划时间如果你现在还没开始估算完成每一项任务所需要的时间，那么你可以先

    从待办事项清单入手，在每项任务的旁边写下粗略估算出的时长。当你真正

    开始之后，你要在接下来的几天里监测你的时间规划是否精确。

    ■ 在待办清单每项任务的旁边写下粗略估算出的时长。

    ■ 当你完成任务后，在估算的时间旁边记录下实际花费的时间。

    ■ 比较这一周估算时间和实际时间的差异。

    ■ 是否存在总是多于或者少于估算时间的现象？

    ■ 能否找出这种时间误差出现的原因？

    ■ 如何采取措施提高估算准确度？拖延症

    在忙碌的生活中，有些拖延是无法避免且十分必要的。但是如果我们变为长

    期的拖延症患者，我们就会向自己施加一些不必要的压力，可能由此导致工作效

    率大大降低。对许多人而言，这是时间管理上最大的难题之一，因此我们需要弄

    清楚为何会出现拖延症，以及该如何应对。

    我们首先需要弄明白一件事：拖延症并非懒惰或者决心不足造成的。如果你

    认为只要坚定决心就能解决拖延症，那么你很可能会失望。对很多拖延症患者而

    言，下定决心改变处事方式可能会奏效一时，但是慢慢地，坏习惯又会卷土重

    来。为了能更加可持续地对付拖延症，我们首先需要明白它产生的原因。尽管其

    原因复杂多样，但由于篇幅限制，我只能简单列举一二。接下来我们就从最简单

    明了的开始，看看其中的一些主要原因。

    反感特定的任务

    大多数人都有一些自己不愿意接手的任务。不论是普通的打扫办公室，更新

    财务数据，还是回复日常邮件，我们都倾向于推迟完成那些枯燥乏味或者形式主

    义的任务，直至堆积到不能忽视的地步才去处理。到了这时，我们可能只想尽快

    完成任务，无从保证任务完成的质量。而这只会加深我们对这类任务的反感，并

    且今后遇到同类任务也会一拖再拖。

    容易分心

    在现代社会，能够专注于手头任务而不分心，是一项日渐稀缺的能力。我们

    知道本应该把时间花在哪里，并且还可能会从殚精竭虑地完成任务中获得乐趣，然而我们还是会被一股奇妙的阻力束缚。我们会为自己的分心寻找一切借口——

    看看是否收到新的邮件，和朋友发发短信，毫无目的地浏览网页，或者在社交软

    件上“冒个泡”。尽管我们自我安慰说“这点事花不了多少时间”，但是一旦开始分

    心，其他干扰活动便会接踵而至，转眼之间半个小时一闪而过。现代社会充斥着

    大量信息和五花八门的选择，电子媒介可以实现即时沟通，因此有越来越多的东

    西可以分散我们的注意力，拖延症也越来越容易出现。卡尔加里大学开展的一项

    调查显示，在过去的25年里，自我评估的平均拖延倾向分数已经上涨了39%。该研究的调查者皮尔斯·斯蒂尔 (Piers Steel) 教授表示：“如今要做到自律，难度是空

    前的。”

    不愿拒绝

    当面对别人提出的请求时，大多数人会尽量保持礼貌并施与帮助，尽管有些

    请求我们并不愿意去做，或者甚至并没有能力去完成。于是会出现一个普遍且在

    情理之中的现象：我们答应这个请求，但是会拖延着不去完成，结果就是接受请

    求的人会承受额外的压力，而提出请求的人则失望不已。鉴于这种情况，在别人

    刚提出请求时，就坚定地拒绝才是上上策。我们会在第五章探讨拒绝之道。

    时间评估过于乐观

    我们经常无法准确地计算完成一项任务所需的时间或工作量，尤其是当面对

    一项由于其他原因而不愿完成的任务时，这个问题经常出现。其结果就是我们会

    推迟执行任务，一直拖到无法按时完成或只能敷衍了事的地步。

    害怕失败

    这是导致拖延的最普遍的原因，也是我们最不愿承认的原因。很多人前风光

    自信的人，在内心深处都害怕失败或在众人面前出丑。这种心理通常是过去的经

    历造成的，也可能源于童年时期的不安全感。对于失败产生的焦虑，人们有各种

    各样的反应方式：

    ■ 小题大做——用最坏的结果看待任何既定的行动方案，并将其当作自

    己不作为的借口。

    ■ 自我欺骗——对于感到害怕的任务，编造充分的理由来解释拖延它的

    合理性。

    ■ 把其他任务当成幌子或者借口，以逃避那些让我们焦虑的任务。

    ■ 设定雄心勃勃却不切实际的目标。即使未实现这类目标，也不会像未

    实现较为可行的目标那样让人丢脸。如果失败了，这个人可以安慰自己，从

    一开始这个目标就根本不可能实现。对于害怕失败的人来说，一想到失败会带来的痛苦，就会觉得不作为是更加

    安全的选择。但是我们越是逃避那些让我们感到焦虑的事情，就会越来越感到恐

    惧。刚开始，逃避会缓解我们的焦虑，因此在下次碰到相似情况时，我们会使用

    同样的策略。而且如果一直逃避，我们就无法检验自己逃避的事是否真的令人恐

    惧，进而夸大或扭曲恐惧。每一次逃避，都会使我们越来越难以面对自己害怕的

    事物。棘手的电话、充满火药味的会议或难度非常大的项目……如果我们不断拖

    延、无限忧虑，就会连想都不愿意去想，一直困在逃避的恶性循环中。

    完美主义

    当看到完美主义也在拖延症的原因之列时，你也许会大吃一惊。的确，完美

    主义者会竭尽全力保证及时高效地完成任务。成功的完美主义者当然是这样做事

    的，但是也不乏反面教材。有完美主义倾向的人，通常会给自己设定一些不切实

    际的目标，设定了很高的要求，然后拖延完成任务。如果设定的高目标没有完

    成，他们就会潜意识地认为自己没多大价值，拖延因此成为一个工具，用来逃避

    不想面对的事实。如果一项任务被拖延到只能敷衍了事的地步，这个人就可以

    用“如果我能提早开始，这项任务一定能完成得更加出色”之类的借口为自己辩

    护，以逃避那些令人不快的评价。

    以上仅仅是造成拖延症的部分原因。如果你和许多人一样，被拖延症扰乱了

    生活规划，那么你需要花些心思琢磨一下自己为何会养成这种习惯。解决大多数

    问题的第一步，就是认识到它的存在。你要留心自己是否喜欢找借口，并在接下

    来几天观察自己是否对某项任务产生了抗拒心理。然后进行自我反省，找到背后

    的原因：是害怕、焦虑、无聊、注意力分散，还是完美主义在作祟？不是每次的

    情况都相同。一旦你明确了症结所在，你就能更容易选择最佳的应对策略。

    治愈拖延症的良方

    同样，由于篇幅有限，接下来我将简明扼要地介绍10种方法，希望能够帮助

    你有效地治愈拖延症这个顽疾。

    坦然面对畏惧情绪

    我们需要认识到，焦虑和害怕的情绪是很正常的。我们之所以谈之色变，是

    因为我们对这种畏惧心理本身感到恐惧。我们不想让自己陷入惶恐与不安，因此

    紧紧地蜷缩在自己的安全区里。但是那些让我们感到害怕的经历，或许也能赋予

    我们最大的成就感和满足感，而正式执行任务之前的畏惧心理，则帮助我们蓄势

    待发，展现最佳状态。大多数艺人和运动员都能证明这个事实：出色的表现离不开一定程度上的畏惧心理。关键是我们要在两者之间达到平衡，找到恰到好处的

    恐惧感，这样既能激发出我们的最佳表现状态，又不至于陷进逃避和无力的死胡

    同。

    还需要认识到一点：你才是害怕和焦虑的来源，它们只存在于你自己的脑海

    里。因此，要摆出主人翁的姿态，相信自己既然能够创造它们，同样也就能消灭

    它们。一旦你的态度发生这样的转变，你就不会再轻易地寻找借口，或者把焦虑

    当作前进路上不可跨越的绊脚石。这样一来，能否勇敢地面对它们也就变成了意

    愿问题，而非能力问题。

    合理平衡痛苦

    着手完成那些想要逃避的任务，是一个可以预设的痛苦过程，但是如果一直

    拖延不做，则会产生真实的痛苦。问题在于，虽然预设的痛苦被放大，拖延的时

    间越长，痛苦就会越大，但是拖延任务带来的真实的痛苦会以稳定的低度刺激的

    形式出现。因此，你需要调整两者之间的平衡，让拖延任务的真实痛苦大于完成

    任务的预设痛苦。要做到这一点，你可以采用以下方式：首先，明确拖延行为的

    后果，即你的生活规划会被打乱；其次，为拖延行为设定相应的惩罚措施；最

    后，公开地做出承诺，或将自己要负责完成的任务公之于众。面对预设的痛苦，你可以想想那些你一直逃避的但做起来并没有想象中可怕的任务，以及这种情况

    出现的频率。以上方法可以帮助你处理今后出现的焦虑情绪。

    类似的，你还需要处理好焦虑的对立面——快乐情绪。想一想，拖延能带给

    你什么乐趣呢？答案通常是：没有。但是如果完成了那些正在逃避的任务，你的

    感受又将如何呢？当一周即将结束的时候，你已经完成了所有计划的任务，重点

    想象一下这样圆满的状态，会是什么感觉。

    传递积极信息

    当面对引起焦虑或恐惧的事情时，我们最容易向自己传递消极信息。如果你

    不断告诉自己诸如“我无论如何也做不到”“这太可怕了”“倒不如现在就放弃”之类

    的想法，那么克服恐惧将会变得几无可能。用积极的心态面对自己害怕的任务，这是最重要的。如果你先入为主地认为自己做不到，那么你就真的无法做到。但

    是，正如消极的自我对话会降低行动能力，积极自信的心态则会提升你的行动能

    力。因此，当你需要坚定决心时，就在心中默念一些乐观积极且有建设性的话语

    吧!

    利用情景想象

    通过情景想象，你可以在自我控制下以一种放松的状态预演令你感到焦虑的

    情景。这个策略广为运动员熟知。所有顶尖运动员都会在脑海中想象自己达到训

    练标准时的样子。毋庸置疑，这种方法十分奏效，并且同样适用于其他领域的人们尝试。无论你预设的目标是什么，定期在脑海中想象自己成功的样子，能够帮

    助你突破自身设定的心理极限。有证据表明，在大脑中进行情景预演时，三分之

    二的大脑活动和真实情景下的状态相同。这种方式能够营造一个积极的心理状

    态，从而抵消我们试图传递给自己的消极信息，并减少可能会出现的焦虑情绪。

    在经历了想象中的成功后，我们能够带着极其相似的积极态度来真正着手这件事

    情。毫无疑问，这能有效地促进我们的发挥，并改善我们面临挑战时的心态。

    让我们用一个典型例子来说明情景想象的作用：你要会见一位性格强势的

    人，这次会面十分棘手，因为你必须要向他表达不满或责难，或者为自己辩护。

    在开始想象之前，请确保自己处于完全放松的状态，且不受到任何杂念或外界的

    干扰。如果你很难做到这点，请去寻找一些自我放松的技巧。在开始情景想象

    后，你要在脑海里预演这次会见的各项事宜——从进屋开始，身体语言就要保持

    自信，并关注自己的眼神交流、语音语调，以及使用的词汇类型。你要在大脑中

    勾勒出自己果断且成功地把控整个局面的场景，并把这想象成一个动态变化的真

    实事件，而自己则是主人公。不要忽视焦虑的情绪，毕竟这在上述情景中难免会

    产生；你要切身感受这种情绪，并想象自己克服了它。你始终保持着轻松和理

    智，呼吸节奏平缓而规律，没有丝毫慌乱的迹象。你使用完美的词汇表达着你想

    说的话，你的身体语言展示出自信与沉着。并且，你要捕捉到自身的感受，这一

    点也许是最重要的。沉着自信的表现能让你产生强烈的自我价值意识，你要认识

    到并欣赏这种自我意识。

    记住，情景想象只是辅助手段，并不能代替其他的准备工作。如果可能的

    话，你可以进行多次想象以增强效果。不要让任何消极因素进入到你的脑海中，如果出现了，尽快消除。千万不要纠缠于此，也不要费力强行驱赶，否则会滋生

    愤怒和沮丧的情绪。

    调换任务顺序

    不要让拖延的任务累积到更加难以处理的地步。你应该把最不感兴趣的任务

    放在待办清单的第一项，把最喜欢做的事情放在最后，然后按照顺序依次完成。

    这样一来，你会大松一口气，因为你克服了挑战，拒绝了拖延，同时你还犒劳了

    自己，因为随着任务的推进，待办事项会变得越来越有趣。

    做出坚定承诺

    正如在设立目标那部分提到的，你应该始终确保你设定的目标是可达成的。

    你应该不折不扣地完成待办清单上的每一项任务，而非模糊不清的意愿。另外，清单不宜列得太过冗长，而且应在每天和每周结束的时候回顾一下你的完成情

    况，尤其是取得的成就。

    对于某件你也许会试图拖延的事情，如果已经下定决心去完成，那就尽快着

    手吧。你拖得越久，就越会为自己的拖延找更多的借口。如果无法立刻着手处理，至少，你要做一些事情让自己始终挂念着这项任务，比如安排一次会见或者

    将这个任务纳入具体日程。

    妥善安排任务

    通常，当你面对不喜欢或者不情愿去做的任务时，即使是下定决心做好准备

    工作，都需要耗费很大的心力。但这些任务往往没那么重要，不值得你花费很多

    精力。如果你能把单调、枯燥且机械的任务安排到日程表的固定时间段去做，你

    就可以大大地节省精力。因为当这些任务成为例行公事后，几乎不会费力。我们

    将在下一章详细阐述运用习惯的力量。

    适当安排休息

    在事先安排好的任务之间留出片刻的休息时间，或者在完成一部分任务后短

    暂休息一下，可以消除倦怠感，但要自律，确保休息时间不会对完成主要任务造

    成干扰。如果你在这方面需要帮助，有各种应用软件可供选择，你可以安装在手

    机和电脑上提醒自己何时该休息，何时该继续工作。在第八章“实用软件”这一部

    分列出了若干应用软件，若你想要了解更多的应用软件，可在网络搜索引擎中输

    入“休息提醒器”之类的字段。

    记录成功

    圆满完成一项自己一直抗拒的任务会带来成就感，而维持这种成就感是至关

    重要的。所以你要记住这种成就感与逃避带来的短暂解脱感之间的差别，也要记

    得原来很多任务并不像自己担心的那样棘手。坚持写日记看起来似乎平淡无奇，但对于解决难题、评估进步或工作出色时给予自己积极的心理暗示而言，它却是

    一种非常有用的方法。如果再碰到类似的问题，日记也可作为提供经验教训的宝

    贵资源。

    寻找突破口

    面对一大堆不知从何处着手的任务时，我们要寻找一个相对容易一些的突破

    口，而不是按顺序依次完成所有任务。无论从何处入手，重要的是要有好的开

    头。

    在短时间内集中精力做事——从五分钟到一小时不等——可以很好地克服惰

    性，并且有助于战胜困难或艰巨任务造成的心理障碍。你会惊奇地发现，原来在

    短短几分钟内也能做这么多事情。如果采取这种方式处理一项任务，任务突然间

    就不再那么让人望而生畏了，而且你也开始获得完成这项任务所需的动力。

    同样，把那些复杂的大型任务划分成一个个阶段性的小目标，看起来就不那

    么可怕了。<<< 练习 >>>

    扪心自问

    ■ 我最容易拖延哪些类型的任务？

    ■ 对我而言，造成拖延的原因有哪些？

    ■ 我可以采取哪些策略来减少拖延？按时交工

    未能按时交工的原因主要有以下五个：

    ■ 从一开始，完工期限的设定就是不切实际的；

    ■ 设定完工期限时，没有经过深思熟虑；

    ■ 负责任务的人无法着手开始工作；

    ■ 负责任务的人因他人未及时完成任务而误期；

    ■ 负责任务的人花费了过多不必要的时间。

    应对不切实际的完工期限

    要想改变不切实际的完工期限，最佳时机是在刚刚设定的时候。如果你认为

    在某一期限内完成上级要求的工作是不可能的，就要表明自己已经深思熟虑过了

    具体的时间进度，而不是信口开河不假思索地拒绝。你要采取积极解决问题的态

    度，列出为了按时交工而需要完成小任务的各个阶段，并探索是否有任何方法可

    以克服困难，例如是否有额外资源可以帮助你按时交工，或者是否有可能重新设

    立最后期限。遗憾的是，在现实中，完工期限很少是完全合乎我们愿望的。一个

    项目的完成进度表孤立地来看似乎是合理的，但很有可能该项目与其他任务的完

    成时间相重合，而这些任务也设定了完工期限。一种可行的策略是，你可以询问

    一下负责设定完工期限的人，刚接受的新任务是否优先于手头的其他任务。如果

    是，那么就要确定哪个任务可以先放一放，以便能赶在完工期限前完成新任务。

    同时也要记住，有一些不切实际的完工期限是我们自己给自己设定的。因为我们

    把太多工作都列进了每日待办事项清单里，所以我们高估了自己在接下来几周和

    几个月内完成这些工作的能力。

    在某些情况下，有些完工期限可能是不现实的，但不能改动。这些期限的设

    立可能是出于外部机构、监管部门或客户的要求。如果受到影响，唯一的解决办

    法就是用你自己的业余时间完成其他任务，这样就能挤出足够的时间按时交工

    了。再次重申，关键是你必须尽早做出改变。

    在开始工作之前，你要确保自己完全清楚别人对你的要求是什么，手头有哪

    些资源可供使用，如有必要可以寻求哪些额外帮助。没有处理好这些问题是无法按时交工的常见原因。

    做好规划，按时交工

    当你接受了设定的完工期限，接下来就需要规划一下如何按时交工。你需要

    把该任务或项目分解成一系列的阶段性任务，借此一步步地达成最终目标，并估

    算出每个阶段性任务需要花费的时间。从现在开始算起，数一下距离计划完工日

    期还有多少个工作日，为了能够按时交工，要问问自己每周需要做什么(如果你

    的任务期限较短，那么问问自己每天需要做什么)。规划的时间安排不要太紧

    凑，留出足够的回旋余地，以防突发事件和延迟状况打乱原计划。在估算完成每

    个阶段性任务的所需时间时，也要把那些会占用你时间的其他事项考虑在内。

    在努力完成项目的过程中，你可以把每个阶段性任务的结束视作一个里程

    碑，据此监测自己的进度，并确保自己不会偏离规划路线。你也可以用这些里程

    碑给自己鼓劲儿，保持斗志。如果规划的进度提前完成了，你要抵制放松的诱

    惑，把这些时间留出来，让项目完成后还有一定的机动空间，因为最后的整理环

    节往往也会花费不少时间。

    无法直接进入主题

    这种倾向往往是规划不周造成的。有可能是因为你不确定是否获得了着手处

    理工作所需的全部信息，也有可能是因为你觉得离完工日期还很遥远。你会告诉

    自己时间还很充裕，并确信自己会在一两天之后开始做。当人们接到一个项目

    后，却总是迟迟不动手，这是因为他们缺乏自信，认为自己做不到，或者是因为

    他们不知从何处入手。如果你受这种心理影响，不妨一开始就把工作恐怕难做的

    忧虑抛开，直接从看起来最容易做的部分入手。一旦开始进入工作状态，你就会

    形成一种持续工作的势头，虽然打乱阶段性任务的处理顺序会造成效率低下，但

    总体来看还是利大于弊。

    避免因他人过失而误期

    通常来说，完成一个项目或任务的过程不是你能完全掌控的，要想按时交

    工，还有赖于他人的配合。再次重申，周密的计划是确保他人不会给你添麻烦的

    关键。你要认识到他们也有自己应该优先处理的工作，而且很有可能与你的不

    同，所以多花一点时间，详细告知他们你的要求，以及具体哪一天你需要他们交

    付工作成果。一般而言，你最好告诉他们一个提前了几天的日期，而不是你真正需要的那天，这样一来，就算他们由于懈怠而误期，也不会耽搁你处理计划内的

    后续工作。你也要把自己的要求尽可能地表达清楚，避免产生任何误解。

    不要追求尽善尽美

    过度追求完美也是一种缺点，是缺乏自信的表现。过度追求完美体现在开展

    过多研究，搜集过多信息，完全超过了手头工作的需要，导致承担任务的人工作

    停滞不前，只见树木不见森林；或体现在工作做完后却老是放心不下，没完没了

    地修改雕琢，力求完美。你需要避免这两种倾向，并知道什么时候应适可而止，过度付出并不会带来相应的回报。

    <<< 练习 >>>

    扪心自问

    ■ 最近我手头上有哪些工作难以按时完工？

    ■ 为什么难以按时完工？

    ■ 为了避免将来发生类似的问题，我需要如何改变我的工作方式？

    <<<本章小结>>>

    如果你想更高效地利用时间，你需要：

    ■ 了解自己目前利用时间的方法；

    ■ 能在不同时间框架下制订任务计划；

    ■ 选择适合你的计划和追踪工具；

    ■ 估测完成任务所需的时间；

    ■ 努力减少拖延；

    ■ 采用有条理的方法按时完工。第三章

    认识自己的工作方式在制订工作计划，确定工作完成顺序并采取行动进行时间管理后，我们下一

    步要考虑的是如何着手完成工作。在本章中，我们将探讨完成任务应该采取的四

    个办法：把任务安排在合适的时间段；分割时间段，集中发力，以保持专注；运

    用习惯的力量；系统地进行决策。这些办法能极大地提高你的工作效率 (免费书

    分享更多搜索雅 书)。在合适的时间执行合适的任务

    你的工作很可能是由许多不同的任务组成的。有些任务的完成取决于他人是

    否有时间，不能由你掌控，但大多数任务的时间安排都具有灵活性。任务大致可

    分为以下三类：

    ■ 常规任务 即必不可少的日常工作，能使你继续正常工作，保持消息灵

    通，正常处理各类消息，整理你的工作空间并完成日常通信；

    ■ 人际任务 包括谈判、参加会议、游说、评估工作绩效、交流、处理投

    诉、展示、培训及面试等；

    ■ 创造性、计划性和问题解决型任务 这类任务包括准备计划和项目简

    介，撰写报告，分析信息并得出结论，找出解决问题的方法及想出新点子

    等。

    以上只是几个例子，根据工作性质的不同，还有其他适合你的任务类别。

    明确不同任务的不同要求

    通常，常规任务需要花费的精力是最少的。本章稍后会谈谈有多少常规任务

    可以通过运用习惯的力量来减少精力消耗。一般而言，创造性、计划性和问题解

    决型任务需要花费的精力与时间最多，因为在你的工作取得重大进展之前，你需

    要掌握最新情况。人际任务花费的时间或长或短，但通常花费的精力是最多的。

    尤其是此类任务的处理过程中可能会发生冲突，让你筋疲力尽。如果你手头有若

    干这样的任务，你可以尝试一口气逐个完成。总的来说，完成第一个任务后，不

    妨一鼓作气完成剩余的任务。你会发现相比于每一次完成任务时都做好心理准

    备，一下子完成所有任务的做法花费的精力会较少。

    生物钟能调节人的睡眠和清醒状态，我们都很熟悉这个说法。任何上过夜班

    或跨越时区的人，都对破坏生物钟的危害性有切身体会。但我们对现实生活中精

    力巅峰期和低谷期的关注太少，并且精力巅峰期和低谷期因人而异，差别很大。

    毋庸置疑，精力周期会对你的工作表现产生重大影响，在精力最旺盛的时候处理

    最难的任务是有益的。找准你的黄金时段

    我们常常笼统地给自己贴一些标签，如“我早上效率高”或“我晚上效率高”。

    但是，抛开这些粗略的标签，你可曾更仔细地审视你的作息模式？你也许因为不

    善于合理规划时间而陷入了一种违背生理节奏的作息模式。例如，你自认为晚上

    是进行筹划和解决问题的最佳时间，但实际上，把这些工作堆砌到晚上，只是因

    为白天你容易分心且常受到打扰而无法专心致志地处理这些需要注意力高度集中

    的工作罢了。如果能有效地自我管理，得心应手地应对外界干扰，也许你就会重

    新认识处理某些特定工作的黄金时段。

    我建议你不妨花一两周的时间做自我测试。把你习惯在某个时间段完成的工

    作换到别的时间段，然后检测工作成果的变化。例如，我们中许多人都习惯在每

    天开始工作的时候查看邮箱并回邮件。由于我们每天都会收到很多工作邮件，这

    项工作可能会花费很长时间。但是，邮件往往是不太紧要的例行公事，完成了也

    不会对推进重要工作有特别大的帮助。每天早晨可能是你的黄金时段，要利用这

    段时间处理有难度的工作，邮件留到之后(例如午餐前)再处理，这样可能会提

    升工作质量与工作成果。

    一些牵涉人际关系或有难题要解决的工作会一直占据你的大脑，让你无法专

    心完成手边的工作，所以要尽量把它们安排在一天的早些时候，这样才不会分

    心。

    在当前的高压环境下，我们许多人都变成了“夜猫子”——一定要在睡前完成

    一两项工作。不仅你是这样，我近些年来也一直是这样，但至少要保证睡前别做

    需要用电脑完成的工作，也不能让精神过度兴奋，否则会影响睡眠质量，进而影

    响第二天的工作。

    不能只关注早晨与夜晚的黄金和低谷时段，还应该考虑其他时段会不会有高

    效率的时候，比如下午。

    试过几周过后，检验工作成果，看看有没有需要调整的工作安排。如果有就

    据此加以调整，并记录下你的工作成效有何提升。

    为何不能总是依赖相同的生理节奏

    你可以把最难处理的工作安排在一天中的精力最旺盛的时段，但这也并非永

    恒真理。如果某段时间你身体略有不适，或刚刚经历了一个精疲力竭的工作周，就没有精力旺盛期可言了，任何高难度工作无论何时对你都将是一种折磨。此时

    如果有选择余地，你就不要勉为其难地做高难度工作，也不要指望在这时候能够渐入佳境，倒不如先做一些常规工作，待到休息充分、精力恢复之时，再回头处

    理那些高难度工作。但是，千万不要以此作为拖延症的借口。

    选择做高难度工作的时机是问题的一个方面。另一方面，当你精力充沛、一

    切进展顺利时，也不要因为已经完成当日目标就收工。如果还有余力和创意，而

    恰好又有一项新工作，那你就继续吧。总之，要灵活安排日程，听从你身体的“旨

    意”。

    在恰当的时间做恰当的事

    有些工作必须腾出大段时间，因为你得四处收集大量的资源，进入最佳的心

    理状态，确保没有任何干扰。另一些工作则可以随时开始，随时暂停。如果时间

    有限，你就不要浪费这些时间试图准备那些需要长时间投入的工作。当约见对象

    迟到，会议推迟或候车时，你应该时刻准备着用这些碎片化的时间，去处理那些

    能速战速决的工作。集中注意力，保持积极性

    由于工作性质、工作时间或分心程度不同，我们的注意力集中时间也不同。

    但即使是在黄金时段，注意力也是有限的。处理耗时又耗神的工作时，我们需要

    定时休息才能保持注意力。但是如前文所述，中场休息很容易让你陷入没有条理

    的习惯——你可能一旦开始放松就一发不可收拾，无法重拾工作状态。那么，不

    妨尝试以下方法来应对长时间工作。

    ■ 审视手头的工作。审视工作目标与衡量标准，思考整个任务的时限，以及如何将其切分为更小的分项。即使时间很紧张，抽出一点空解决这些问

    题也是值得的。这样当你着手工作时，就会目标明确且条理清晰。

    ■ 设定一系列明确的目标，规定完成时间并在每阶段目标内都安排一项

    有难度但力所能及的任务。一种流行的方法是，工作25分钟后休息5分钟。

    这被认为最利于一个人保持专注和动力，但我建议你结合自己具体的任务和

    精力状态来调整时间间隔。每个目标的完成时间最好设定为30~60分钟，你

    也许能够长时间专注于某些工作，但除非你已经进入到一种“心流”的高效状

    态，通常超过60分钟注意力就会分散。面对一项艰巨的任务，预设两小时完

    成可能会让人望而却步，预设一小时则较为合适，也可以防止你有时间去懈

    怠。通过这种方法，你可以一口气完成一项任务，并且取得意想不到的收

    获。

    ■ 规定目标的完成时间对于养成自律的工作方式十分重要，但是时间分

    配切忌一成不变，而要根据目标完成的实际状况灵活调整。如果你能提前完

    成任务，那再好不过，请给自己点个赞。如果稍稍超时，请你坚持下去，直

    到顺利完成目标。但如果你发现某项任务严重超时，或者完全无法推进，则

    需要调整预期。在这种情况下，你可能需要减轻这一时段内的目标工作量，或想办法排除影响工作进度的障碍，比如换个角度看待问题，或者先做这项

    工作的另一部分，回过头来再处理那些难做的部分。不要把那些意外的小问

    题作为借口，停滞不前。

    ■ 每个目标完成后，别着急休息，先安排好下一阶段的目标任务并花几

    分钟起个头。这样当你重新开始工作时，面对的就是已有一定进展的工作，大大节省了重新集中注意力的时间。

    ■ 好，现在你可以休息了。通常花几分钟时间做点别的事情就足以调节

    状态——做一些简单省时的常规工作，处理一个轻松的通话，或者在长时间

    的电脑作业后舒展一下筋骨，放松一下双眼，都是不错的选择。无论如何，关键在于要做一些不同于此前所做的事情，而且切忌长时间放松，以免一发不可收拾。如果你接到额外的工作任务，那就对你的待办清单做相应的修

    改，然后接着完成手头的工作。运用习惯的力量

    每天你总想用有限的精力做尽可能多的事情。但是，可能各种琐碎而耗时的

    杂务就已将你有限的精力和资源消耗殆尽，以致你无力推进那些长时间、高强度

    的重大事项。那么，请让习惯的力量帮助你。借助习惯，你可以解放出一部分精

    力投入高强度的工作中，这将大大改善你的工作成效。如果你以创造性工作方式

    为傲或者本能地反感习惯的束缚，那么不妨这样安慰自己：培养一些日常习惯和

    作息规律，能让你有更多精力在其他时间开展创造性工作。好的作息规律还能有

    效防止你习惯性地拖延那些枯燥的工作。

    想想你早上起床后必做的几件事，比如刷牙。这些事情已经成为你每天早晨

    醒来后自然而然的一部分。做这些事情时，你的心思可能在别处——或是在听广

    播，或是在计划一天的事宜，总之你不会为这些事情费神，也不需要动脑筋。而

    在工作中，也有一些像刷牙一样的任务，虽然不像刷牙那样完全不用动脑筋，却

    耗费了不必要的精力。这些事情同样需要你在百忙之中抽出时间来处理——你得

    决定什么时候去做，不做完还不能安心。

    本书中谈到的一些提高条理性的一般性活动，对培养习惯和规律作息也许有

    所帮助，包括：

    ■ 制订未来几天或几周的计划——见第二章；

    ■ 处理接收到的信息——见第四章；

    ■ 保持办公场所干净有条理——见第六章；

    ■ 日常归档和电脑清理——见第七章。

    另外，你还可以根据自己的工作，开展其他具体的规划活动。好的习惯能让

    我们腾出更多的精力去处理更重要的事情，相反，不好的工作习惯则会让我们事

    倍功半。

    <<<案例分析>>>

    很多人不善于整理办公桌，导致工作效率低下，弗朗西丝·克雷格

    (Frances Craig) 就是一个典型的例子。尽管在其他许多方面，她都自律且有

    条理，但她的办公室却是混乱不堪，很容易让人分心。弗朗西斯知道自己在

    堆积如山的材料和塞得满满的电子邮箱中找东西浪费了很多时间，也知道有条理的环境能提高工作效率。她也会定期整理邮箱中的资料，有时还会不小

    心把重要的材料丢到垃圾桶中。但尽管如此，她还是没有养成定期整理办公

    桌的习惯。

    习惯是如何养成的

    无论好习惯还是坏习惯，都是在不断重复和强化的过程中形成的。我们都知

    道，重复在习惯养成中起着重要作用，但是经常坚持不下去，在新习惯养成之前

    常常会半途而废。要记住，只有辅之以强化，重复才能奏效。

    强化(reinforcement)分为正强化和负强化。正强化常常被忽略，例如一句

    祝贺(即使源于自己)，或者在待办事项清单上画去一项任务所带来的快感。负

    强化则往往令人不太舒适。不同的强化，作用有强有弱，而近在眼前的明确强化

    往往比远在未来的模糊强化更加有效。弗朗西丝之所以没有养成整理办公室的习

    惯，是因为她当前的工作习惯产生的强化见效更快，她能够在各项工作之间迅速

    切换，最大程度减少准备时间和清理时间，相比之下，转变工作方式的成效则相

    对模糊。为了改变行为模式，她需要将不同行为习惯及其产生的结果有意识地联

    系起来，并且每次做出改变时都努力强化这种联系。

    习惯也受环境影响——包括你对自己的态度和看法，周围的人与事，以及工

    作地场所的主流文化。弗朗西丝养成现在这种行为习惯受到两方面环境因素的影

    响：一是她的自我认知，她认为自己工作繁忙且富有创造力；二是她的工作氛

    围，她的工作单位常常认为员工无所事事才会整理办公室。

    从这一切来看，简单地决定改变工作习惯并不一定能成功。你还需要改变导

    致目前行为习惯的环境，并努力培养和强化新的习惯，直到成为自然行为。这个

    过程不会立即见效，但为了获得最终的结果，这个过程值得坚持。

    <<< 练习 >>>

    扪心自问

    ■ 目前我有哪些高效的工作习惯？

    ■ 哪些工作习惯导致我效率低下？

    ■ 我能培养什么新的习惯来提高工作效率？改变习惯的小技巧

    ■ 着眼于你正努力培养的习惯的积极方面。不要关注任务本身有多么枯

    燥无聊，把这一习惯与理想的结果联系在一起，例如能腾出时间和精力来从

    事创造性的愉快工作。

    ■ 同样，将习惯与自我形象的积极方面联系起来。它们可以彰显你的创

    造力和果断性，而不是官僚习气。

    ■ 想要改变你现在的习惯，就要相应地改变助长习惯的环境。例如，在

    整理桌面的同时，对整个工作空间也来个大扫除。

    ■ 记住，迅速见效的正强化才能巩固新习惯。这种正强化可以是画去待

    办事项清单上的一项任务，也可以是用一个期待的结果来奖励自己(现在我

    可以回家了或现在我可以去吃午饭了)，或者简单地祝贺自己大功告成。每

    当你以新的行为方式做事时，就用迅速见效的正强化来激励自己。

    ■ 在一天的关键时间段巩固新习惯。例如今天的第一件事，午饭前做的

    事，午饭后立即就做的事或回家前做的事。将新习惯与这些标志性事件联系

    起来，就不容易忽视新习惯了。

    ■ 持续强化并自我监督，直到新习惯根深蒂固。把新的工作习惯列在每

    天的待办事项清单中，坚持几周，如果能坚持下去，就奖励自己。

    ■ 对于新培养的习惯，要想办法及时提醒自己照此习惯做事。

    如果你使用电子方式安排工作，则可以利用重复定时功能在适当的时间提示

    自己。

    ■ 利用清单、表格和模板来减少完成日常工作所需的精力。

    ■ 不要急于求成。一步一个脚印，培养新的习惯，直到你确信这些习惯

    已经成型，再把注意力转向别处。提高你的决策能力

    决策必然先于行动。如果你犹豫不决或不善于做决定，这将不可避免地影响

    你个人的条理性。如果你为无关紧要的决定或可以由别人做主的决定而焦虑，那

    么你就没有足够的时间和精力来处理真正重要的事。

    我们的日常生活中每天都要面临大大小小的决定。很多决定已经成为日常习

    惯，不必费神考虑，但也可能在特定情况下变得复杂。其余一些决定则要消耗大

    量的时间和精力，若要成为有条理的人，高效处理各种决定便是极为重要的一

    点。

    如果你日常要做很多决定，那么将待决事项分成以下四类可能会很有帮助。

    ■ 第一类待决事项最为简单，你很清楚合适的处理方法并能立刻开始行

    动。这种决定很快就能做出，然后就不必再理会。

    ■ 第二类待决事项是指别人职责范围内的或是可分派他人做出的决定，这两者十分相似。不能简单地分派给别人，而应将授权和职责进行最优分配

    (详情参见第五章“分派工作”)。

    ■ 第三类待决事项是指需要获取更多信息方可决策的事项。一个有条理

    的决策者需要在决策过程中做好两点准备：明确从哪里获取信息，确定可能

    需要做的分析。当然，信息本身可能是造成“分析瘫痪”的原因。要么是没有

    足够的信息来做出明智的决定——这往往是拖延的借口，要么就是信息太

    多，决策者无从下手。信息收集也受到畏惧心理的影响。一方面，人们会担

    心太多的信息可能会使事情复杂化；另一方面又担心停止收集信息会错失良

    机，难以走上正轨。这时，你要根据问题的重要程度决定信息的获取量，并

    学会拿捏分寸，知道收集多少数据足以充分确定和权衡选择，避免陷入额外

    的工作之中，进而造成收益极剧下降。

    ■ 至于最后一类待决事项，你可能已经获得了所有必要信息，但在做出

    最终决定或建议前还需反复掂量。例如，你可能要考虑对其他活动的影响，或是从更长远的角度考虑。当然，这些都不能作为拖延的借口，考虑的时间

    取决于事项的复杂程度及决策的机会窗口。但一般来说，无意识地回顾某事

    有时能帮助看清全局或发现线索，一心想快速决断时反而看不出这些。

    做出任何重大决定之前，你需要完成以下四个步骤。明确参与者、目标与做法

    要明确这些，你最好问自己如下这些问题中的几个：

    ■ 为什么要做这个决定？

    ■ 我的目标是什么？

    ■ 有哪些潜在的风险或好处？

    ■ 谁会对这一决定负责？

    ■ 做这个决定需要哪些信息？

    ■ 已有的信息可靠吗？

    ■ 之前是否有处理过类似的情况可供参考？

    ■ 如果什么都不做会怎么样？

    ■ 如果做错决定会有什么影响？

    ■ 需要向谁咨询或求助？

    ■ 期限是多久？必须很快做决定吗？

    ■ 可用的资源有哪些？

    明确所有选项

    这一步要尽量避免评估各选项，否则大脑容易“短路”耽误进度。在明确有哪

    些选项时，脑海中可能会突然冒出一个看起来很棒的选择并转移我们的注意力，让我们不再花精力探索其他可能性，转而专心去证明这个就是最佳的选择。即使

    是做较紧急的决定，也应该多花点时间，确保找出所有可行的选择，然后再进行

    评估和筛选。

    衡量每个选项的优缺点

    对于复杂的决策而言，很多技术工具都有助于进行信息分析和备选方案的评

    估，但这些已经超出了本书要讨论的范围。而对于比较简单的决策，可采取简单

    的资产负债表模式进行分析。找一张白纸，在中间画一条竖线将这张纸一分为

    二，然后将每个选项的优点和缺点分列两边。在此过程中要始终提醒自己做这一

    分析的目的，以及之前向自己提出的问题。各个优缺点的分量并不相同。你可以用数字1到10给予它们不同的权重，但仅仅分配并叠加权重是无法做出最佳选择

    的。因为某些优缺点有压倒性的分量：一个缺点可能具有很大的权重，足以抵消

    掉全部优点。同时要当心所谓的决定性优点，比如有些选项非常新颖，导致你没

    法深入发现其缺点。

    用排除法，缩小选择范围

    我们能立刻淘汰一些无法实现目标或与目标明显相悖的选项。而对于剩下的

    选项，则需要我们考虑实施的风险。要考虑不可控因素会在多大程度上影响决策

    的实施，以及抵消掉风险后这一决定的预期收益会如何。除此之外，还要考虑如

    何将解决方案推销出去，以便执行方接受决定之类的因素。

    决策过程往往不像上述那么简单，你还需注意以下可能会影响效率的障碍。

    畏惧和焦虑

    我们前面已经讨论到，畏惧心理是导致拖延的因素之一。由于害怕犯错误，人们常常迟迟不敢做决定，或者把决定权交给别人。害怕将决策付诸实施的焦虑

    情绪，可能与选择正确的行动方式一样影响重大。你可能知道正确的做法是什

    么，但一想到要去动手实施就畏缩不前，也许这是因为你预想到可能会与他人之

    间产生不愉快的事。由于这个原因，你通常会逃避就人际问题做出困难的决策，比如你不愿意用制度和纪律制约别人。

    阻碍我们做出正确决定或采取行动的不只是畏惧和焦虑。通常，我们还会出

    于同情或不愿伤害他人利益之类难能可贵的情感而做出不太令人满意的选择。

    无意识的偏见和直觉

    在权衡各选项时，一个常见的错误就是偏好那些能证实自己现有观点的选

    项。这种所谓的“证实偏见”会让人忽略潜在的更好选择。我们还倾向于走捷径，基于直觉做决策，但其实真正需要的是对可用信息进行全面的分析。除非结果不

    重要，否则直觉并不能用来判断一个决定是否正确，也不能取代应有的分析。

    用功过度很多决定一般不用花太大力气，但即使是鸡毛蒜皮的决定也会消耗我们的精

    力和注意力，从而和那些十分重要的决定一样耗心劳神。在做普通的日常决定

    时，若有两个差不多的备选方案，那么只要能解决问题即可。在每个选择上都苦

    苦纠结只会浪费宝贵的时间和精力，在这里80 : 20法则也同样适用。但对于其他

    更重要的选择，你就必须要投入必要的时间和精力，以便做出最佳选择。重要的

    是，我们要清楚哪些决定需要毫无保留地投入时间和精力，哪些决定只需找到不

    错的解决方法即可。

    他人因素

    一些决定纯属私人决定，只会影响决策者本身，但无论做出决策时是什么样

    的背景，大多时候你都要考虑对他人的影响。每个人都有各自的偏见、喜好和心

    理包袱，对地位、角色分工及名誉的认知都有所不同。有时需要劝说他们相信某

    个决定是正确的，有时甚至需要让他们参与到决策当中。因此，做出决定实际上

    可能并不意味着工作的结束，而是工作的开始。做出决定之后通常要就其与他人

    展开沟通来获取支持。许多好的决定就是在这一步泡汤的。开展沟通并说服他人

    接受决定也是一种推销，而有效的说服工作则需要：

    ■ 从对方的角度看待问题，满足他们的渴望，消解他们的担忧；

    ■ 制订明确的执行规划，树立起信誉；

    ■ 宣传决定将带来的好处，不要一味解释如此决策的原因；

    ■ 预想所有可能的反对观点，准备好有力的回应。

    想逃避做决定

    要知道不做决定本身也是一种决定，你需要就自己的逃避倾向进行严肃的自

    我反思：是因为焦虑的刺激，或是真的缺少可用信息，还是因为判断出不做决定

    的好处胜过做决定的风险？

    决定通常意味着改变，而很多人都倾向于维持现状。但是研究表明，相比为

    做过的事后悔，为没做过的事后悔的人要多得多。

    瞻前顾后，犹豫不前你不可能永远正确，尤其是涉及人的时候。即便做出决定，能否得到实施还

    属未知。环境会因为一些你做决定时无法预料的因素而发生变化，因此你需要时

    时审视决定可能带来的后果。不过既然已做出了最好的选择，就要坚定不移地执

    行，不要一直纠结于其他可能的选项，并质疑自己的决定是否正确。

    <<<本章小结>>>

    想要更加有效地管理工作，你需做到以下几点：

    ■ 确定要求最高的任务，安排在自己精力最充沛的时间完成；

    ■ 根据手头时间合理安排任务；

    ■ 培养良好的工作习惯，消除不良的工作习惯；

    ■ 采取系统的方法做出决策。第四章

    信息管理■ 你需要接收的信息量是否似乎一直在增加？

    ■ 你是否经常反复看同一文件却不知道它在讲什么？

    ■ 你是否希望在提高阅读速度的同时增强理解能力？

    ■ 你是否难以及时跟进阅读那些有助于高效完成工作的资料？

    ■ 同事是否会没完没了地给你发来你不需要的邮件、报告或其他书面材

    料？

    ■ 你是否对收到的文件和信息感到无从下手？

    ■ 你是否会把文件信息放在一边延后处理？

    ■ 你是否保存着一些本打算看却从没开始看的杂志、报告或网络参考资

    料？

    ■ 你是否会被垃圾邮件困扰？

    ■ 你是否经常遇到这种困难——明明知道信息就在某本书或某份报告

    中，却就是很难找到？

    对于上述问题，如果你的答案全是否定的，那么你在当今的职场中绝对是非

    常特殊的存在。最近的调查显示，在所有发达国家和地区，工作中待处理的海量

    信息正让人们苦不堪言，工作压力大成了普遍现象，工作效率也因此降低。

    本章将会介绍一种处理信息的系统性方法。我们将探究如何减少你要接收的

    信息量，并提供相应技巧帮助你更加有效地阅读、分类和消化信息。识别重要信息

    有些信息一眼就能看出是垃圾，有些信息则明显非常重要，但有时确定一条

    信息是否重要并不容易。无论收到何种信息，你都可以通过问自己以下几个问题

    来判断其价值。

    ■ 这些信息是否与我工作中的某个重要部分相关？

    ■ 如果必须付费，我还愿意接收或保留这些信息吗？

    ■ 如果选择无视，最坏的结果是什么？

    ■ 这是我现在就需要的信息吗？如果不是，之后需要的话还能方便地获

    得吗？

    ■ 80%的价值其实来自20%的信息，这条信息属于那20%吗？

    虽然不能保证每次都判断准确，但对于不确定的信息，你千万不要采用“可能

    重要就视为重要”的应对策略。完美获取信息，即总在恰当的时间获得合适的信

    息，是不可能实现的。虽然获取有用的信息对有效完成工作十分重要，但不是信

    息越多，工作就能做得越好。信息超过一定数量后，多出的信息所具有的边际价

    值就会递减，当信息多到无法适当解读时，也就完全失去了价值。因此，你要明

    白自己不可能消化所有的信息，只能关注那些重要信息，并且承认你自己的判断

    不可能完美无缺。同时别忘了区分信息到底是紧急的还是重要的，需要迅速答复

    的信息或许没你想的那么重要。不重要的事再被搁置，也不会因为期限将近而变

    得重要，只是变得紧急了而已。运用系统性方法

    一种普遍的错误观点认为“任何信息材料只应使用一次”，而一些时间管理课

    程也如此以讹传讹。但实际情况并非如此，由于种种原因，你可能要反复使用一

    些文件。要想做出明智的决策，你就要慎重考虑某些信息，或是结合其他信息进

    行综合考量，而对同类信息进行归类处理有助于提高信息处理效率。碰到让人恼

    火的文件和邮件怎么处理？虽然立刻回复能宣泄不满，让你心里舒服一些，但如

    果能等到心情平静下来再回复，可能效果更好，也能避免加剧与对方的矛盾。在

    拟写复杂文件时，你可能需要反复回顾相关的信息，以做好文件撰写。如果能一

    次处理好一份文件，那这再好不过了，不过不要过分执着于这种“一次处理”，关

    键是不要让你的文件信息堆积成山、无从下手。每次处理新信息时，你都要确保

    做到积极应对、高效处理。我们接下来要介绍的“五步”信息处理法(five Ds)也

    会谈到这一点，图4–1总结了这种“五步”处理法。图4–1 “五步”信息处理法

    丢弃

    浪费大量时间精力浏览毫无帮助的信息，只会让你身陷泥潭，毫无进展。因

    此，首先问问自己：“我真的需要吗？”无用的信息通常一目了然，但我们往往费

    力地看完全文后，才愿意丢弃(discard)这些信息。很多时候我们也会把拿不准

    的文件先放在一边，久而久之，这些文件信息或是塞满你的收件箱，或是堆积成

    山、布满灰尘。你可能偶尔会回头处理这些积压文件，但也是漫不经心、效率不

    高。记住一点，大多数信息都是有有效期限的，事实上今天没用的信息明天也不

    会有用。处理

    如果有条件迅速高效地处理(deal with)信息，你应该一收到信息就立刻开

    始行动。接到文件就立即行动，能帮助你减轻压力，收获满足感。若等到之后再

    来处理，还会花费你额外的时间来回顾之前的情况和要求。如果没有条件立即处

    理，则至少要计划好处理的时间和方法。

    规划

    处理纸质文件时，不要把文件随意堆在一边。你需要建立一套提醒机制，提

    醒自己哪些文件亟待处理，同时记得在文件上写明或附上便利贴，标明必要的行

    动计划和其他处理方法，即规划下一步行动(decide future action)。标好每月日

    期的多层文件袋就是一个很好的提醒工具，你可以根据预处理日期把文件放入相

    应的格里，以便回头查阅。

    处理电子邮件时，你也可以利用软件工具进行类似处理。如使用微软的电子

    邮箱时，软件自带“标记待办事项”功能，你只需标记邮件并选择提醒时间即可。

    其他的软件可能没有时间提醒功能，但大多数都有分类标记或标注小旗的功能，将其中一类标记设为待办事项，这样你就能轻松搜索出待处理的邮件信息。处理

    完相关信息后，记得去掉标记。或者你还可以建一个专门的文件夹存放待处理的

    邮件信息，记得定时查看，不要存好就不管了。

    对于标记为“待处理”的文件，还需注意以下几点原则：

    ■ 规划标记好后不要就放在一边，还要对其进行其他四步的处理；

    ■ 不要推迟原定的处理时间；

    ■ 不要让你的“待浏览”文件夹成为储存文件的“垃圾箱”。

    发送

    你不要仅仅为了清理桌面或收件箱，或者因为无从下手，就把文件原封不动

    地发送(direct)给同事。这样只会加重别人的信息负担，进而阻塞整个公司内部

    的沟通系统，结果可能只是更快地填满了别人的垃圾箱。你应该想清楚你转发文

    件的原因和意图，在转发文件时附加简短的说明，让对方能更好地明白你的意

    思，更加迅速地处理文件信息。储存

    你不要因为拿不定如何处理一份文件就随意储存(deposite)归档。存放文件

    时一定要谨慎，特别是存放又沉又占空间的纸质文件时，你一定要仔细规划，而

    归档储存电子文件时，你可以粗略一些。但即使是电子文件，分类不够细致有时

    也可能会使你浪费更多的检索时间。在第七章我们会着重讲解文件归档的基本原

    则。避免“信息超负荷”

    无论你的工作效率有多高，只有减少日常分散注意力的信息量，才能真正做

    到高效地完成工作。每天大致扫一眼这些日常信息，就算不全部看完，它们也会

    占用你不少的时间和精力。

    面对一波又一波的文件、邮件、电话、短信、网页链接等信息轰炸，我们很

    容易感到力不从心。不过不用灰心，我们仍然有办法掌控主动权(免费书分享更

    多搜索雅 书)。

    第一步就是本书第一章里提到的，明确自己的目标。要想获取有效的信息，你就必须明确目标，分清轻重缓急。做到了这一点，你就可以开始着手减轻自己

    的信息负荷了。下面介绍几种减负方法。

    拒绝推送

    在网上处理业务时，提供邮箱是不可避免的，但你应尽量避免将邮箱泄露给

    不必要的第三方。在购买产品或服务而登记个人信息时，你要留意服务商的隐私

    条款，确保你的邮箱不会被泄露给第三方。一般条款里有一个不太显眼的勾选

    框，你可以选择不接受服务商新闻、更新和优惠等信息推送。

    不要随便提供自己的手机号，一些公司可能会借机进行信息和电话轰炸。

    查阅自己订阅的报刊新闻和电子杂志，看哪些在近几个月里信息价值不大，酌情取消订阅。

    如果网络社交媒体也造成了你的“信息超负荷”，那么扪心自问社交媒体在你

    的生活中到底处于什么位置。社交媒体带来的“连通感”会让人欲罢不能，失去自

    制。你问问自己：社交媒体是否已经严重干扰到你的工作？他人生活中的鸡毛蒜

    皮，对你来说真的那么重要吗？还是说你是在借机逃避现实呢？

    过滤

    人们搜索和浏览网络信息时，其实只能有效地接收很少的一部分信息。网络

    上的大部分信息都是没有什么含金量的模糊信息，进一步了解查证也会花费大量精力，因此，我们应该专注于信息质量高的网页。第八章将会具体讲到如何评判

    信息的质量。

    充分利用电子邮件和杀毒软件里的垃圾邮件过滤功能，避免收到垃圾邮件和

    恶意邮件。

    如果你需要订阅简易资讯摘要(Really Simple Syndication，缩写为RSS)和

    新闻快讯，可选择如谷歌快讯等有过滤模式的应用软件，确保收到真正需要的信

    息。

    下线

    一直保持连线状态会极大降低工作效率，增加工作压力。现代通信技术的一

    个显著优势在于使时间自由成为可能。我们可以自主决定何时回复电子邮件、短

    信和语音留言，但许多人还是像使用老式座机电话那样，一旦有人联系就放下手

    边的事，立刻查看消息并回复。如果你只在特定的时间段查看和回复消息，就可

    以极大地提升工作效率。我们将在第五章深入说明如何在当今时代克服信息干

    扰，掌握沟通的主动权。

    删除

    国际最新研究表明，超过70%的电子邮件是垃圾邮件。但并非所有不期而至

    的邮件都毫无用处，其中很大一部分很可能来自你之前接触过并且很可能会继续

    打交道的机构，问题是你现在不需要这些邮件，也提不起阅读的兴趣。尽管如

    此，你还是忍不住会点开看，甚至会以备不时之需而保存邮件。每一封邮件花费

    的时间并不长，但长此以往，这些邮件会占用你大量的时间和精力。如果源源不

    断的垃圾邮件让你不堪其扰，直接删除可能是不错的选择，重要的事不会只说一

    遍，对方会通过其他方式与你做进一步的沟通。其实这个方法可以作为信息处理

    的基本准则，即大部分消息不是非看不可，没用的可以直接忽视或删除。

    合作

    切记，只有把要求说清楚，你才可能获得清楚的回复。如果你经常被铺天盖

    地的群发消息和无效的沟通弄得焦头烂额，可能是因为别人不清楚你的要求。

    如果你不知道如何处理某份文件，或不确定哪些人需要看某份电子邮件，最

    简单的办法是把它转发给所有可能用得上其中所含信息的人。这样一来，你不但丢掉了一个烫手山芋，而且不用为信息滞留负责。但这加重了他人的信息负担，也不一定能传递任何有效信息。如果你为了保护自己而胡乱抄送邮件，同事也可

    能会以彼之道还施彼身。

    团队成员的合作可以减轻集体的信息负担。例如，对于团队中所有人都要经

    常阅读和学习的复杂文件，团队成员可以尝试轮流担任“领读者”，负责为其余成

    员提供文件梗概，帮助他们更快地掌握文件内容。高效阅读

    通过阅读快速有效地获取信息是有序开展工作的重要条件。据统计，从事信

    息密集型职业的人，13的工作时间都涉及阅读，但大多数人的阅读效率还有待提

    升。一般英语国家的人的阅读速度是每分钟200到250个英文单词，在简单掌握一

    些技巧并稍加练习后，他们的速度可增至每分钟500个单词以上且不影响理解。

    阅读速度慢，不是因为受教育程度低或智商不够，许多能力强、学历高的人阅读

    速度也和常人无异，甚至低于平均水平。而大多数阅读速度已经比较快的人还有

    提升的空间。不少人误以为任何材料要读透就必须慢读，实际上，加快阅读速度

    的同时也可以提升阅读质量。

    估测自己当前阅读速度的较为简单的办法就是进行速度测试，网上很容易找

    到此类网站或软件。或者，你也可以自己选一篇难度适中的新材料，长度至少为

    一页。尽量按照能够保证理解的正常速度阅读，并注意准确记录用时。估计每行

    平均单词(字)数并乘以行数，得出文章的大概单词(字)数。最后用文章的单

    词(字)数乘以60再除以阅读的秒数，就可以计算出自己每分钟的阅读单词

    (字)数。

    是什么降低了阅读速度

    在阅读过程中，我们的眼睛不是连续地在页面上扫视，而是一次捕捉几个

    字，真正的阅读就发生在每次“捕捉”之后的静止期。当然，完成阅读的不是眼睛

    而是大脑。简单来说，眼睛就像相机，拍下许许多多照片之后供大脑解析。阅读

    速度慢的主要原因有以下几个：

    ■ 每次静止期前看到的单词(字)太少；

    ■ 静止期过长；

    ■ 有意识或无意识地重复阅读；

    ■ 心读，即阅读过程中在脑海里发出单词(字)的读音，其根源在于我

    们最开始学习阅读时使用的朗读法。心读速度最多略快于说话的速度(每分

    钟约150个单词)。即便不能完全克服，这种坏习惯也可以通过训练得到明

    显纠正。提高阅读速度

    很多书籍、教程，以及电脑、平板电脑和智能手机的应用都能帮助你提高阅

    读速度和理解能力。一些工具似乎能让人在短时间内有很大进步，但我不太想介

    绍那些新奇的方法。最常用于提高阅读速度的两个方法就是视觉引导和快速序列

    视觉呈现。

    视觉引导(meta-guiding)是最古老的提高阅读速度的方法，包括使用某种限

    时方法迫使视线向前移动，减少分心或重复阅读。最简单的做法是，用食指或铅

    笔没削尖的一头指着正在读的那行下面，并且一边读一边不断快速沿着文字移动

    铅笔。阅读速度要比平时稍快，并且绝对不能重复阅读。如今，随着科技的发

    展，很多“速读”应用取代了铅笔，这些应用会呈现滚动的字行，滚动的速度可以

    自行设置。

    第二个常用的方法就是快速序列视觉呈现(rapid serial visual presentation，缩

    写为RSVP)。文章中的单词(字)会在读者面前依次闪现，读者若习惯了某一

    闪现速度，还可加快速度。热衷使用此方法的人认为，读者的视线不必移动，因

    此节省了重新固定视线的时间。

    若想要下载速读应用，你能轻而易举就找到很多，参考评价还能帮你判断是

    否好用。例如，安卓系统中一个普遍好评的速读应用是Novellectual公司出品的速

    读教练(Speed Reading Coach)，有滚动和快速序列视觉呈现两种文章阅读模

    式。而对苹果用户来说，一款名为Accelerated的应用就很不错。它采用的是快速

    序列视觉呈现模式，但呈现的是句段而不是单词(字)。这两个应用的专业版都

    支持用户使用自己的文档，前提是文档没有被锁定或加密。显然，相比应用随机

    呈现的文章，使用自己的文档对用户来说更有现实意义。第三个受欢迎的速读应

    用叫作Spritz，采用的模式是快速序列视觉呈现的变体。若想了解Spiritz更多的相

    关信息及呈现方式，可浏览其网页www.spritzinc.com。

    提高阅读速度需要时间和耐心，不过这里还有其他一些可行的方法，能帮助

    你迅速提高阅读速度和理解能力。

    通过预览加深理解

    如果我们能将新信息融入已有的知识体系，阅读的速度和效率就会大大提

    升，所以花少许时间构建知识体系会带来显著的回报。以下列出的阅读方法适用

    于大体量文本，如书籍、期刊或报告，稍加调整也可应用于较短的文本，并同时

    适用于电子文本和纸质文本。■ 阅读正文前，浏览目录、引言、摘要(如果有的话)和结论。

    ■ 快速浏览文本，对总体结构和核心论点建立大致印象。关注章节摘

    要，有助于快速掌握主旨。如果没有章节摘要，可以阅读每章或每小节的首

    尾两段，因为它们通常引出下文、总结前文。

    ■ 完成以上步骤后，阅读文本就如同填补认知缺口，而非从零开始学

    习。你就会知道哪些部分需要重点阅读，哪些则可以略读甚至完全跳过。

    调整阅读速度

    显而易见，不同文本的难度不同，但许多人无论读什么文本，都保持着相同

    的阅读速度。哪怕是在同一个文本中，不同部分在难度上也会存在差异，有些内

    容会更难理解。所以，文本难度大就要放慢速度，仔细研读；文本简单就快速浏

    览。

    关注重点

    大多数文本中都会有一些离题的内容，有些内容你可能已经了然于胸，还有

    些内容只是为了凑字数，没有必要了解。拿到一份文件后，最重要的是问自己一

    个问题——“我想从中获取什么？”如果你的注意力集中在对任务解决具有决定作

    用的内容上，不仅阅读速度会加快，能记住的内容也会更多。不要把印刷出来的

    文字看得太权威，在一些问题上，作者可能还不如你了解得透彻。

    培养略读技巧

    需要特定信息时，你可以通过略读迅速定位。你需要把注意力牢牢集中在需

    要定位的信息上，视线紧跟手指在页面中轴线上从上至下划过，此时的阅读速度

    应该比平时快得多。如果你牢记要定位的信息，那它就会在你的视线移动到相关

    部分时“跳出来”。勤加练习，你的略读技巧就会得到丰富。当然，如果文本中已

    经有索引，使用索引是最好的方法。如果是电子文本，也不必利用略读来获取特

    定信息，只需要运用搜索功能，输入相关词汇或短语，就可以更加快速精准地定

    位信息。

    选择性阅读千万不要想着读完办公桌上或收件箱中的所有文本，这样你会被逼疯的。对

    于阅读内容，你要大胆取舍，挑选对你有价值的文本。请记住，那些把阅读材料

    放在一边，准备未来哪天有空再看的人，注定达不成预定目标。提高记忆力

    如果你不能记住浏览的内容，那么这些内容很快就会失去价值。事实上，如

    果不进行辅助记忆，那么多达80%的浏览内容在24小时之内都会被遗忘殆尽。不

    仅仅是书面信息存在这样的问题。很多人在各种情况下都有记性不好的困扰——

    记不住名字、相貌或是东西存放的位置，可谓三大记忆烦恼，但实际上记不住东

    西的情况不胜枚举，远不止这三件。关注记忆的运作原理，再辅以一些简单的记

    忆技巧，就能使记忆力的天生缺陷显著改观，大大提高自我管理效率。

    每天醒来，我们都会面临各种信息轰炸。想把这些信息全部记下来，完全是

    费力不讨好。我们的大脑会选择性地过滤信息，避免出现自身信息超负荷的问

    题。我们能长时间记住的，只有自己认为重要且相关的信息。很多时候，我们“忘

    记”的事情永远与我们失之交臂，因为我们没有在第一时间费心思去记住这些信

    息。比如想不起来刚做过自我介绍的人的名字，很有可能是忙着在心里演练自己

    要说的话，而忽略了对方的介绍。同样的，找不到钥匙可能是因为到家后随手一

    扔，心里想着的是其他更紧急的事。

    在前面几章，我们已经尝试并且试验了一些记录信息的方法，帮助大脑理清

    杂乱无序的信息，避免只凭大脑有限的记忆力造成信息遗失。数千年来，人们都

    靠书面记录帮助记忆。如今，只需轻点鼠标，就能获得人类迄今创造的几乎所有

    信息。很多时候，我们并不需要费力储存信息，只需知道信息的获取渠道即可。

    此外，一些小工具也能及时弥补我们自身记忆的不足。不过，外部辅助毕竟有

    限，要想做到博闻强识，我们还是需要锻炼自身的记忆力。

    以下介绍十条有助于高效记忆的方法：

    ■ 了解不同信息所需的记忆程度有助于提高记忆。有些信息，你只需记

    得确有此事且能回忆起从何处寻找即可；有些信息，则需要进一步记住主旨

    大意；还有一些对于记忆程度要求最高的信息，你可能得更加详细甚至一字

    不差地牢记于心。

    ■ 问问自己“记住这则信息的目的是什么”“如何将这则信息和已知的信息

    有机结合”。一切学习和记忆的过程都需要联想。

    ■ 试着把握信息的整体框架。看到细节背后的整体架构和宏观思想，往

    往能够更加牢固地记住这则信息。

    ■ 区分“认识”和“记住”。认识远远易于单纯地记住，因为认识往往是某

    种外界因素刺激下的记忆过程。■ 通过某种方式运用信息。可以用自己的话总结信息，或边阅读边做批

    注，还可以把信息转告他人，或付诸实践。

    ■ 不断回顾重要信息，实现长期记忆。获取信息后(10~15分钟)立刻快

    速回顾一遍，一天后再次温习，你将受益匪浅。专家还建议，为了长期牢记

    不忘，可以在一周、一个月后继续回顾。

    ■ 分类归纳整理有助于记住从哪里找到需要迅速获得的事物。这个方法

    看似再简单不过，但实际上我们并未做到，我们希望商店里的商品和图书馆

    里的书籍陈列得井井有条，却常常不注重适当归纳整理自己家里和办公室里

    的物品。不仅是物品，纸质版和电子版的文件资料同样需要合理归类。

    ■ 将你经常容易弄丢的东西(如钥匙)放在固定的位置。

    ■ 针对难记的序列，创作属于你自己的记忆口诀。小时候为了记住高音

    谱表上的音符、太阳系各个行星的位置或彩虹颜色的顺序，你可能学过一些

    顺口溜(比如“赤橙黄绿蓝靛紫”)。现在作为一名成年人，创作你自己的顺

    口溜来记忆那些难记的信息也并非难事。

    ■ 如果你不擅长记忆人名，那么当你和某人初次相识后，请在接下来的

    对话中反复以姓名称呼此人。另外，你还可以下意识地进行联想，以此加深

    印象。例如，假设你认识了一位叫布赖恩·罗珀(Brian Roper)的人，你就可

    以想象他被一根绳索(rope)绑起来的样子。想象得越离谱，越有助于记

    忆。特别是把眼前这个人的名字和此人显著的面部特征联系起来，这一招会

    十分管用。这一联想记忆法有时也许并非易事，但即使只是尝试一番，也有

    助于你记住这个人名。

    <<<本章小结>>>

    如何高效处理信息：

    ■ 将重要的信息从无用的内容中提取出来；

    ■ 系统化处理别人不断发来的信息；

    ■ 采取措施减少超负荷的信息；

    ■ 培养适合自己的阅读速度和理解模式；

    ■ 利用记忆技巧和定期回顾来巩固记忆。第五章

    管理与他人合作的方式我们每天工作的大部分时间都是与他人进行互动及合作，而合作方式会对我

    们的工作效率产生非常大的影响。本章将探讨五个方面的内容：如何参与及组织

    会议，如何分派任务，如何专注工作、对抗干扰，如何帮助同事更有条理地工

    作，如何学会拒绝。会议策略

    会议绝大多数情况下都是在浪费时间。在很多公司里，大家每周开会的时间

    都很长，却往往收效甚微。尽管我们都在抱怨各种会议，但还是一直在举行会

    议、参加会议。这是为什么呢？

    人们开会往往不是为了做出决策而是因为参与会议会让人感觉自己很重要，有一种贴近决策权力中心的感觉。会议也是向同事们展示自己的一个平台，未被

    邀请的人可能会觉得自己被孤立了。我见过一些因为未被邀请参加会议而非常生

    气的人，尽管这些会议跟他们几乎无关，他们也会认为会议组织者故意借此打压

    他们。会议本身也带有一定的社交性质，而且比其他工作形式更轻松，会议一旦

    开始，你就可以远离来电、干扰和收件箱里那些需要你回复的棘手的邮件。总

    之，虽然大多数会议很无聊，但是你可以和同事一起设法让其有趣一些，或者干

    脆就在会上神游。

    我们为什么要开会？会议的功能主要是：

    ■ 通告信息；

    ■ 征集意见；

    ■ 汇报工作的最新进展；

    ■ 激发新想法；

    ■ 协作完成合作项目；

    ■ 激发团队精神；

    ■ 制定策略；

    ■ 完成决策。

    很多会议都是把所有参会者集中到一个房间里，然后变成上级的一言堂，其

    他人则负责默默地听。但比起会议，还有其他比较高效的信息传达方式，也还有

    别的方法来进行商讨和征集意见。长期以来，思维发散性会议或头脑风暴式会

    议，是大家广泛使用的寻找问题解决新方案的方法，但研究表明，人们通常在独

    自办公的情况下会更有创造力。类似的，一对一的帮助和指导比励志性的团队会

    议要更加有效，而一些会议开得一团和气(思维趋同)，反而不利于决策。

    所以在这种情况下，只要收到开会通知，你都要先问自己一个问题：我们是否真的需要开这个会？遗憾的是，人们并不会经常问自己这个问题。在很多公司

    里，无论是否有需要，他们都会定期开会，各项业务填满了会议议程，会议讨论

    也完全是典型的务虚会的做派。

    如果你认为必须开会，那你需要做些什么来确保在不浪费参会者太多时间的

    基础上达成会议目标？低效的会议通常是在计划和组织环节就开始出问题了。

    计划不充分

    有些会议可能没有安排议程，准备也不充分，甚至连会议目标也没有确定。

    有的会议未充分准备进行合理决策所需的资料，有的会议则是组织者没有向参会

    人员提前提供背景材料。

    管理不善

    有些会议时间控制不得当，未按照议程项目开展讨论，也无法让参会者专注

    于讨论的内容，以及在讨论结束后未得出结论。

    下面将介绍一些方法，以供解决上述及其他关于会议的问题。

    组织会议的十条须知

    ■ 尽可能安排清晰的会议议程。确定会议中需要讨论的具体问题，不要

    设置开放性主题。

    ■ 每项议程给出时间限制，并尽可能按计划进行。

    ■ 只邀请与所要讨论的事项相关的人员和能够做出决策的管理人员参加

    会议。一般来说，参会的人越多，会议的时间就越长。

    ■ 把会议安排在快要吃午饭或下班的时候，大家就会急着结束会议，从

    而长话短说。

    ■ 尽量不要把会议地点安排在自己的办公区域，不然会议结束后，很难

    摆脱那些和你套近乎的人。

    ■ 准时开始会议。等待那些迟到的人，只会让他们习以为常，而且会惹

    怒那些准时到会的人。

    ■ 不要转移话题去讨论议程里没有列出的事项。其他重要的事务可以安排到之后的会议中再去讨论。

    ■ 不要在一些信息资料不足、无法得出结论的话题上浪费时间。明确获

    取和汇报必要信息的责任，必要时延迟相关讨论。

    ■ 如果可能，尽量避免在会议最后讨论其他事项。很多人犯懒不事先准

    备合适的议程项目，通常会这么做，并且最后可能会因为相关讨论不充分而

    招致糟糕的决策，那么你为控制讨论时间而做出的努力也会因此付诸东流。

    ■ 确保在会议结束后的最短时间内写好会议成果总结，越早进行，就越

    容易完成。细节问题一般不需要记录，因为这只会让人们在下次会议一开始

    的时候就产生争论；而行动计划很有意义，应包括会议上通过了什么决定，谁来负责其中的各项任务及实施各项任务的时间节点。

    参加会议的十条须知

    ■ 确保你已经预先了解了会议目标。如果目标不明确，你就要询问会议

    召集人，这有助于明确会议目标，让会议更有成效或者能够证明这次会议其

    实是不必要的。

    ■ 婉拒那些看起来跟你没有任何关系的会议。你要能够灵活应对这些潜

    规则，如果会议召集人是你的上级，根据职场上的处事原则，你一般都得参

    加，但是，通常召集人并不会仔细考虑参会人选。这时，你主动问问“你希望

    我做些什么呢”之类的问题，可能会让他们再考虑一下与会人选。

    ■ 如果会议讨论内容里仅有一项与你相关，询问召集人是否能在会议一

    开始的时候就讨论这个问题，这样你就可以不用参与剩余的讨论议程。当

    然，你也得知道，如果其他人也打算采取这个策略，你们可能就得进行一番

    讨价还价。

    ■ 会议前，一定要阅读议程和各项材料，不要过于坚持某种立场，要清

    楚地表达你的想法，并阐明你希望通过这次会议达成什么目标。

    ■ 如果你预计有人会反对你的观点，那就提前进行一些微妙的游说工

    作。因为人们更愿意坚持他们在讨论前就持有的观点，而不是在会议中被他

    人改变想法，而且其他参会者可能并不会提前对会议内容进行过多思考。当

    然，游说时要拿捏好分寸，如果别人认为你试图将自己的想法强加给他们，那么有可能无论你说什么，他们都不会支持你。

    ■ 提前想好，如果会议不能达到预期目的，你能接受的最坏结果是什

    么。大多数人不会提前想好退路，如果能在大家发现你占下风之前就巧妙地

    提出自己的观点，至少可以轻松地达到大部分目的。

    ■ 不要在会议中做太多承诺。开会就像拍卖，在你来我往的讨论过程

    中，参会人员很容易忘乎所以，做出事后后悔的承诺。尽管大家出于本能总想给同事留下好印象，但也不要揽下太多工作，也不要不切实际地承诺提早

    完成工作。

    ■ 如果会议没完没了、看不到头，就安排好一个“重要的”约会或其他重

    要事项来打断会议，以便提早离场。但不要太过频繁地用这个方法，否则同

    事会起疑心。

    ■ 协助能力较弱的会议主持人总结大家的观点，汇聚各方的思路，促进

    决策过程。尽可能让参会人员注意到会议超时，但要确保超时和自己无关

    ——我们总是高估他人发言的时间，而低估自己有多健谈。

    ■ 尽量定下自己能够参加会议的固定时间并广而告之，这可以防止不期

    而至的会议打断正常工作，以致需要几个小时的集中工作才能完成的任务无

    法进行。

    开会以外的替代办法

    本节开头就提到过，会议是一种传统的工作模式，但是实际上还有更好的选

    择。通常来说，开会是解决问题的默认程序——是一种偷懒的办法，可能会占用

    很多人的很长时间，还比别的办法效率低。实际上，你无须把一群人集中在一个

    地方，也不需要采取“一刀切”的方式来处理团队事务，就可以达到目的。以下提

    供五个可行的替代办法。

    ■ 如果开会是为了传达信息，那么只要群发邮件或在线演示就能实现目

    的，再同时设置提问和反馈环节，一些问题就能迅速解决，无须浪费团队中

    已经了解情况的成员的时间。

    ■ 如果是为了征集意见，则可以通过群发邮件，展开讨论。所有相关方

    可以通过线上讨论，仔细研究问题，各抒己见。现在有多种软件包可以提供

    线上讨论服务，大型公司通常会选择内联网或者微软的SharePoint这类软件实

    现线上讨论。不过没有此类设备的公司，只要利用免费工具建立聊天群即

    可，如谷歌或雅虎讨论群。此类讨论群可以设置权限，只邀请经常需要交流

    的同事进群，非小组成员无法查看聊天记录。

    ■ 邮件和即时消息通常会干扰工作，令人恼火。但如果合理利用，这二

    者可以减少大量会议时间，成为简单快速交换意见和解答疑问的有效工具。

    ■ 云计算将应用和文件存储在远程服务器上，而不是个人电脑上。它最

    强大的功能是可以消除人们必须同时身处同地才能进行合作的限制。

    ——所有小组成员都可以修改、研究共享文件，且每个组员的改动都会

    明确标注。——云端共享项目软件和任务清单可以大大促进小组沟通，理清职责，确保工作进展记录及时更新。

    ——微软“一本通”(OneNote)等程序中的共享笔记是团队成员创作、沟通、解决问题和交流新信息的有效方式。

    当然，通常大型公司才会配备此类硬件设备供员工开展合作，但是所有

    微软Win 7(即Windows 7)或最新版本的微软用户，以及最新的苹果产品用

    户都可以获得此类云端设备提供的运行系统。还有很多网络存储应用也提供

    免费的在线存储和共享服务，例如很受欢迎的多宝箱(Dropbox)应用。

    ■ 相比传统会议，视频会议的一大好处是参会人员不必赶到会议地点，但还是存在一定的缺陷。例如，镜头会让刚接触这种模式的人表现得不像面

    对面会议那样自然，硬件设备的局限性也会让视频会议更加虚拟化。或许会

    因为拍摄角度的不同而导致参会人员视线的焦点不同，以致他们无法进行眼

    神交流。研究表明，比起面对面会议，视频会议的参会人员必须更努力地解

    读对方的意思。

    所以，如果不是要进行面对面交流或展示图片，音频会议也能取得与视频会

    议一样的效果。但是大多数情况下，视频会议能给各种大小型企业提供很多便

    利，并且花费很少，企业即便预算紧张也能负担得起。市场上很多不同价位的软

    件可以提供不同品质的服务，最简单也非常实惠的一种是订购网络电话Skype服

    务，它最多可以支持10个成员同时使用标准网络摄像头进行视频会议。分派工作

    <<<案例分析>>>

    爱德华·牛顿(Edward Newton)估计自己每周平均工作58小时。他就职的

    公司最近正在大刀阔斧地改革，而他的工作和改革密切相关。他意识到自己

    承担的工作太多，有些工作其实可以交给团队成员，但是他又觉得自己能信

    任的同事本身也在超负荷工作。而且，他认为短时间来讲，跟同事介绍那些

    工作的情况并对他们进行相关的培训，还不如亲自动手来得快。公司正在发

    生变革，他不确定这样的工作强度还会持续多长时间，所以不想把工作分派

    出去，最后还是得自己来收拾。因此，问题变得越来越严重，他甚至隐隐担

    忧自己只能通过高强度的工作来证明自己在部门重组后仍旧有存在的价值。

    有些时候他实在忙不过来，只能草草地把工作扔给同事，既不给明确的说

    明，也不向他们提供帮助。

    每个行业里都有很多像爱德华这样的人。因为竞争、改革和重组，他们的工

    作能力达到极限，进退两难，他们深知自己应该多向下属分派一些工作，但是又

    觉得没有时间去认真处理。不过，想要工作井井有条并出类拔萃，每个人都得学

    会分派工作。

    关于分派工作很重要的一点是，不能条件反射地推卸自己不想完成的工作。

    分派工作应当合理，并且要高效地分配工作、权力和资源以提高整体生产力。如

    果你不想花时间合理安排后续工作，不信任同事，并认为除了自己没人能胜任这

    些工作，那么你就会发现分派工作非常困难。

    从前，人们一直认为分派工作只是把事情分给下属去做，但如今，随着企业

    的组织架构变得扁平化，工作的分派也呈现横向流动之势，即在同级或类似级别

    的同事之间流转。因此，如今的工作分派实际上是交换职责，而不是传统意义上

    的分配工作。我们的技能和工作偏好各不相同，如果一名同事能比你更出色地履

    行你所在领域的职责，而你也能在他的职责领域发挥你的一技之长，那你们进行

    协作才是明智之举。虽然这是同级别同事之间的安排，但在分派工作的过程中也

    要拿捏得当。

    有效分派工作的五个步骤确定待分派的工作

    通常，你在选择待分派的工作时应遵循两个标准：同事处理起来速度更快、成本更低、技术更专业的任务；属于同事目前职责范围内的任务。若是你自己本

    职工作的核心任务，则应完全由自己处理。

    找准合适的人选

    在分派工作时，你要抵制“愿者多劳”的心理倾向，不要盯住一个人猛派工

    作，也不要只分派给以前完成过类似工作的同事。分派工作不仅仅是为了减轻自

    己的负担，也是为了让别人积累工作经验。

    做好前期准备

    你必须让同事做好心理准备，至于什么时候交代工作，通常会比较棘手，但

    这是一个以短期痛苦换得长期收益的过程。如果任务安排不当，同事们可能就会

    怨声载道，认为你在推卸自己的工作，或者不知道你希望他们做成什么样。你需

    要借助第一章讨论的SMART原则，设定明确的目标，要让同事知道自己上级的指

    标要求，以及你能向他们提供什么支持。

    明确好处

    你务必要设身处地地替分担工作的同事着想。虽然他们接受分派的工作后，可能会获得培训和发展机会，提升职业前景，应对不同的挑战，或者获得机会发

    挥特长，但还是要花时间和相关同事谈一谈，听取他们对你的计划的看法，并做

    出建设性的回应。如果你的同事觉得工作分派过程是基于合作性对话的，他们就

    更愿意积极投入。

    学会放手

    你要给接受工作的同事自行发挥的空间。分派工作时，最常见的问题是你因

    为同事未严格按照自己喜欢的方式行事，而插手或否定他们的工作，你需要有意

    识地克服这种倾向，尤其是当你自己对工作已经轻车熟路的时候。你应该摆明态

    度：他们需要什么帮助，你随时提供，但日常工作由他们个人负责到底。如果做

    不到这一点，你并没有真正地分派工作，而只是把部分最辛苦的工作分包了出

    去，一旦发生什么问题，工作还是会回到你手里，同事享受不到接受工作后带来

    的发展机会。当然，你授予同事的权限不是无限的，接受工作的同事应该知晓自

    己的权限，但你应该给他们自主行动的空间，有时甚至是在工作中犯错及在错误

    中成长的机会。克服分心和干扰

    干扰和分心严重影响着我们设置工作时间表的能力。外界干扰不仅会实实在

    在地浪费我们的时间，而且，被干扰后重新回到工作及重新集中注意力也需要一

    定的时间。近年来，随着技术不断进步，我们的工作受到越来越严重的干扰。在

    当前的职场甚至日常生活中，我们大部分人一直处于连线状态，从电子邮件、网

    络、手机通话、短信到即时通信，我们在多种通信平台上同时在线；除此之外，我们要与人们进行面对面的互动，不时还要接听固定电话。在很多情况下，这种

    永无止境的连线状态被认为是工作状态的一个重要方面，一心多用变得司空见

    惯。但是，人类并不擅长一心多用。

    如果我们同时做两件事情，其中一件可以自动进行，我们也许还能不错地应

    对，比如我们可以边开车边对话。但你会发现，一旦驾驶难度升级，遇到汽车无

    法自动应对的状况，比如面对一个路况复杂的岔路口，那么即使是边开车边对话

    这样简单的一心多用也会成问题。我们对于一心多用都有些力不从心，有时我们

    自认为在一心多用地应对相对简单的活动，但实际上我们是在几件事上迅速来回

    转移注意力。这种不断分神的状态会消耗精力，从而严重降低效率，并且可能影

    响我们处理短期和长期记忆中的信息。

    另外，受到干扰和一心多用还会打断做事的劲头——当我们开展一项高难度

    的活动时，保持这种劲头至关重要。微软研究院和伊利诺斯大学开展的一项研究

    发现，如果我们被查阅电子邮件这样简单的事情打断，可能需要长达15分钟的时

    间才能回到原初的状态，继续从事富有挑战的任务。研究发现，在一些职业中，员工每隔几分钟就必须转移注意力，而这种行为的不利影响正在得到广泛认识，人们越来越多地使用“连续分神综合征”(continuous partial attention syndrome)这

    个术语来描述这种干扰。

    当然，并不是所有的分神和干扰都是岗位性质导致的。有些是社会性的，那

    些犯拖延症逃避任务的人通常都有这个问题。你甚至可能就是分心的始作俑者。

    我们很容易说服自己：现在只需要打个电话，喝杯咖啡或看看自己喜欢的博客，过几分钟就回头处理手上的工作。一旦中断工作模式，你会发现又有其他紧迫的

    事情等待处理，几分钟的事延长到一个小时或更长时间，过了这段时间，再想重

    回原初的状态就很困难了。

    有人认为，人们可以训练自己更快地重回正轨继续工作，但还有一个更好的

    策略，就是从一开始就限制分心和干扰。为最紧急、最重要的事务清除一切障

    碍，即克服那些妨碍你或你的工作团队实现关键工作目标的事情，以及那些如果

    你没法迅速集中注意力就会给你或你的工作团队造成损失的事情。电子邮件、语音邮件和短信的最大好处是接发不受时间限制，如果你能选择

    一个恰当的时间回复，而不是一收到就回复，肯定会更加高效。研究表明，如果

    人们在处理完一项工作但还没有继续处理新的工作的间隔期接发短信，他们受到

    的干扰就较小。你不妨一天设定两三个固定的时间点打电话或接发短信，并保持

    自律，持之以恒。

    遗憾的是，对很多读者而言，这似乎是一个难以实现的奢望。如果你所在的

    职场盛行“秒回”电话和短信的文化，你会感觉几乎不可能摆脱无时不在的干扰。

    如果你想要完成重要的事情，你就必须找到平衡的办法，既能随叫随到，又不降

    低自己的工作效率。你不妨将一天的某些时间设定为电子邮件“隔离期”，尤其是

    你需要全神贯注、不受干扰地完成任务的时间。这意味着你在这段时间要屏蔽所

    有消息，或者选择性地只处理那些需要立即回复的消息。打开电子邮箱的软件设

    置，查看帮助文件，找到可以为你所用的功能。一个简单的权宜之计就是手动关

    闭消息通知，除此之外，你还可以在软件中设置，让来自特定发件人或包含特定

    关键词的邮件自动发送至另一电子邮箱，接下来的步骤就轻而易举了，你可以为

    另一个接收这些邮件的邮箱设置自动提醒功能。有些电子邮箱软件可以先只下载

    邮件标题，而非正文全文，这样一来，如果你还有其他任务有待完成，暂时无法

    阅读邮件，至少你可以忍住不去立即一一回复每个邮件，并且还可以从邮件标题

    判断哪些邮件较为重要。最起码你得把收到新邮件和新短信的铃声通知设为静

    音。一旦听到一连串紧急的哔哔声，我们很难不停下手中正在做的事去查看消

    息，没有什么比这更烦人的了。

    减少干扰及其影响的20个方法

    ■ 明确自己一天中要努力实现哪些目标。践行第二章中介绍的关于“规划

    你的活动”的建议，将有助于你确定各种会使你分神和造成干扰的事项的重要

    性等级，让你关注那些对提高整体工作效率最关键的事情。

    ■ 在某个时间集中完成某些任务，如发短信和打电话，以免这些任务把

    你的工作过程弄得支离破碎。如果一收到短信或接到电话就处理，你就需要

    重新集中精力回到工作中，相比之下，集中处理可以提高工作效率并节省大

    量的时间。

    ■ 在日历上每天设定固定的时间段，处理需要全神贯注处理的任务，回

    避会议、电话和其他干扰。像对待其他安排好的工作时间一样对待这部分时

    间，久而久之，别人会认同你的这些谢绝干扰的时间段。你不妨与他人分享

    你的日程安排，这样他们可以清楚地了解你哪些时间没空。

    ■ 为你的“谢绝干扰”时段做好准备，确保已经万事俱备，可以开展既定

    任务并且明确你在这段时间内要实现的目标，这样你才能立刻全心投入，最

    大程度地利用好这段时间。■ 为防止不自觉地分神，设定一个30分钟到1个小时的闹钟，在这段时间

    内无论如何不能偏离工作正轨。时间一到，即可允许自己休息5分钟，做点

    想做的事，休息结束后再设定下一阶段的工作时间。有些人十分热衷于使用

    这一方法，如果在既定的工作时段内分心，他们还会自我惩罚，回到原点重

    新定时，再次设定和原先一样长的工作时间。

    ■ 预先设定好吃饭和喝水的时间，将其变成高效工作制度的一部分。劳

    逸结合，才不至于让自己分神，乱了分寸。

    ■ 如果你在开放式集体办公室办公，难以向同事示意自己希望什么时候

    不受到干扰，不妨在办公桌旁贴一张写着“请勿打扰”的卡片。有时在开放式

    集体办公室戴一副耳机或耳塞也足以表示你不愿受到打扰。

    ■ 以你希望同事对待自己的方式对待他们，协助营造有助于提高工作效

    率的环境。避免过度向同事复制或转发无关紧要的邮件；如果你习惯于打扰

    同事，别指望同事能克制住不来打扰你。

    ■ 当你需要聚精会神地完成某项任务时，不妨考虑换个工作地点，在家

    里、图书馆或安静的房间里工作，远离办公室的干扰。

    ■ 选择在人们不太可能和你煲电话粥的时间点回电话，比如午餐时间之

    前的几分钟，或者下班前几分钟，这时大家都盼着回家。或者在承诺晚点回

    电时，说好通话时间：“我下午四点有约，之前有五分钟空余时间，你到时候

    接电话方便吗？”

    ■ 在向别人分派任务时，充分说明工作要求，这样他们就不会带着一大

    堆问题来找你。

    ■ 给予明确的指示，如果同事频繁来问你问题，你需要解决任务分派流

    程的不足之处，并干脆利落地给出回复，以免他们纠缠不放。

    ■ 如果你的上级要求你随叫随到，一有安排，就要你放下手里的事务，那你要耐心并有策略地应付，而且有意识地关注他们的行为带来的影响。在

    他们打断你的时间之外，向他们介绍你如何安排一天的工作，并用实际结果

    来证明这种安排的成效。

    ■ 显示出你没空。巧妙安排办公家具和办公桌，避免工作区域让人产

    生“请进，坐下”的错觉。如果你的办公室是开放式设计，这一点尤其重要。

    如果无法避免干扰，就尽量减少干扰对你工作进程的负面影响。

    ■ 尽可能为语音邮件和电子邮件设置自动回复，表示你工作繁忙，无法

    及时回复，这样别人就不会急着查收邮件。

    ■ 如果你在从事一项高难度活动时受到干扰，不妨迅速做个记号或写下

    几个关键词，以便稍后可以更快地衔接。当你真正重新继续手头的工作时，准备好在休息前立即简单地回顾一下刚刚完成的部分，以便找回状态。

    ■ 从容掌控干扰。如果发现事情一言难尽，可以提出稍后回电或面谈，而不要试图立刻处理。限定干扰的时间。让那个打断你的人知道，你只能让

    他占用你五分钟的时间。一些专家建议，在桌子上放一个计时器，用来提醒

    你的来访者快点切入正题。

    ■ 鼓励同事先把想说的事情用要点清单列出来，再来找你。让同事有备

    而来，你就能快速了解情况，同事也可以理清思路，同时可以防止琐碎无谓

    的干扰。

    ■ 多预留一些时间完成任务，以免他人在你的任务尚未完成时就开始打

    扰你。

    努力做到不间断工作

    “连续分神综合征”常常给我们的工作和生活造成困扰，与之相对的不间断工

    作状态则让我们事半功倍。不间断指全身心投入手头的工作，心无旁骛，不受外

    界干扰。如果你曾尝试过不间断工作，那么你一定能够切身体会到这种事半功倍

    的绝妙感觉——你可以尽情地发挥你的专长，不费吹灰之力地应对眼前的任务，几乎无须刻意投入，即可收获源源不断的成果。不间断工作状态不仅通常在艺

    术、音乐和写作等创造性活动上效果显著，也能运用于任何需要技能、专长和专

    注度的高难度活动。从事一些枯燥无趣的低级任务时，你不大可能做到不间断，但面对那些必须持续高度集中注意力，毫无保留地发挥专业技能的任务，你最好

    尽力坚持。而且事实证明，与低效又恼人的经常性分神状态相比，不间断工作状

    态耗费的脑细胞反而更少。

    要做到工作不间断，首先，一定要放松。如果你焦虑不安、压力重重或心烦

    意乱，那么你根本不可能持续工作。许多专家建议，在开始工作前不妨先做一个

    集中注意力的预热练习：一方面让自己彻底放松下来；另一方面让自己完全沉浸

    于当下，不去瞻前顾后。参加过正念训练的人应该对这些做法不陌生。你必须全

    心全意地投入当前的任务，一旦你的注意力有所游离或分散，不间断工作就会前

    功尽弃。其次，营造一段远离干扰的时间和没有外界分心的舒适环境同样至关重

    要。如果你一般用电脑工作，而且容易三心二意，时不时漫不经心地看看网页，查收一下电子邮箱，那么你不妨考虑另外注册一个本地用户账户，屏蔽各种不断

    出现的分心源。

    你没法强制自己不间断地工作，也不会自然而然地进入这种状态，但是如果

    你营造出适宜的环境，更重要的是，如果你坚信自己能够做到，那么你就会发现

    自己离这个极度高效的精神状态越来越近了。学会说不

    提高条理性的一个重要方面是掌控自己的工作量。如果对于别人的请求你来

    者不拒，那么肩上的任务早晚会失控，你会不堪重负，身心疲惫。如果把无关紧

    要的请求统统揽下，你就难以完成关键的目标。一个简简单单的“不”字，我们常

    常难以说出口，是因为：

    ■ 你不想让对方觉得你不情愿，怕毁了自己的前程；

    ■ 你担心说“不”会让对方不快，或者伤害对方的感情；

    ■ 你低估了自己揽下各种工作后将承受的压力；

    ■ 你没有意识到说“不”也是一个选择。

    当然，你不希望成为别人眼里那个拒人于千里之外的人。与脱口而出

    的“好!”相比，不假思索地说“不!”可能是下下策。如果你刚刚来到一个新岗位

    或刚加入一个兴趣小组，积极回应别人的请求或许对你是有利的。但你要在巧妙

    回绝和坚决回绝之间掌握好分寸，要认识到你不可能总是讨好所有人，要学会判

    断哪些请求应该拒绝(免费书分享更多搜索雅 书)。

    ■ 这个请求与我的主要目标是否契合？

    ■ 如果我拒绝，是否会影响到我的前程？

    ■ 如果我接手这个任务，我需要放弃或推迟其他什么任务？

    ■ 如果我答应了，是否会影响到我的生活，比如压力陡增，严重干扰我

    的闲暇时间？

    ■ 如果拒绝，我是否会错失学习新技能的机会？

    你可以采用左右两栏对照的办法列出利弊，左栏为利益，右栏为弊端。

    如何说“不”

    一般有三种说“不”的办法。大声张扬

    对于过重的负担及此乃理所当然的论调，要大声抗议。声泪俱下地指责提出

    过分的工作要求的人不近人情。

    态度模糊

    面对别人的请求，采取拖延策略，迟迟不给明确答复。让提出请求的人无法

    确定你的真实态度，让他费神琢磨你的想法，最终愤然自己处理。

    断然拒绝

    别人向你提出请求时，要和颜悦色，但要言简意赅和礼貌地解释自己为什么

    做不了，并向对方建议完成工作的替代办法，并主动提出自己可以提供哪些协

    助。

    毫无疑问，你应该采取第三种办法。提出请求的人对你的答复或拒绝的理由

    不会产生任何误解，也不会因为你拒绝而满腔怒气或心生胆怯，而你乐于助人、心态积极的声誉也不会受到任何损失。

    如果同事突然向你提出请求或要求你马上给出答复，你很难在一瞬间权衡所

    有的利弊，就会很容易应承下来，但事后又后悔不已。如果遇到这种情况，请对

    方给你一点时间考虑一番，比如说，你需要考虑一下新任务对整体工作量的影

    响。如果对方通情达理，他们就会理解你的心情，并让你考虑后再给他回复。

    如果对方提出的请求不算紧迫，只需要在未来的某个时间点进行处理，比如

    会上发言，这时要格外小心。因为如果是三个月后的事情，我们就很容易乐观地

    估计自己的档期，认为总有时间做出必要的安排，但随着日期一天天临近，你会

    发现自己的日程已经安排得满满当当，于是，别人的请求变成了不受欢迎的沉重

    负担。你最终可能会极不情愿地完成任务，违背自己一贯的做事风格，草草了

    事。所以你需要认识到各项任务的轻重缓急，理清日程安排并掌控业已做好的计

    划，这样才可以确保你不会给自己挖坑。

    <<<本章小结>>>

    通过以下办法，你可以在有其他同事参与的工作中取得更大的成效：

    ■ 帮助同事一同提高会议的效率；

    ■ 以充分的理由恰当地分派任务；

    ■ 主动出击，消除分神和干扰因素；

    ■ 认识到你可以帮助同事提高条理性；■ 学会坚决地说“不”。第六章

    整理办公区域妥善整理办公空间能极大地提高工作效率，节省时间，防止疲劳并让你更快

    地完成任务。有时候，即使工作环境不够理想，我们也总是习惯成自然，其实你

    不妨花几分钟重新审视一下自己的办公室。

    ■ 办公桌上是否空空荡荡，让你工作舒适、不会分心？

    ■ 电脑附近有没有空间可以放置你需要的任何纸张？

    ■ 椅子是否可调节到适宜高度而且舒适好用？

    ■ 办公家具的摆放是否能充分满足不同的工作需要(如案头工作、使用

    电脑、会见同事或客户)？

    ■ 常用的配件和设备是否唾手可得？要留意自己的工作中发生的变化。

    在很多情况下，一些参考书或设备已经不再是日常工作中的必需品，但仍然

    一直放在触手可及的地方，而其他那些开始发挥重要作用的物品却摆放在遥

    不可及的地方。

    ■ 柜子、抽屉和书柜里是否挤满了你不需要的东西？

    ■ 存储设备是否适合存放你要保存的物品？

    ■ 电脑显示屏是否摆放合理、高度适宜(显示屏的顶部不高于视线水

    平)，没有反射光或强光形成鲜明对比，且距离适中，不会造成眼睛和颈部

    疲劳？

    ■ 使用键盘时能否保持舒适、平衡的姿势，即前臂、手腕和双手保持一

    条直线，前臂或手腕不会放在键盘突出的边缘？

    ■ 是否要费力解决长期使用笔记本电脑或平板电脑所造成的问题？长时

    间使用笔记本电脑或平板电脑都有可能形成一种蜷缩的姿势，导致背部和颈

    部劳损。如果你经常使用笔记本电脑，不妨使用与显示屏分离的键盘。活动身体的重要性

    最近的研究表明，规律性地活动身体对健康极其重要。简单来说，我们大多

    数人蜷缩在电脑前的时间都太长了，而如果我们简单地每隔15分钟左右起身站立

    一会儿，那我们的身体将会受益，注意力和行动力也将大大改善。定时站起身走

    一走，能大大帮助我们保持良好的工作状态。

    站着工作似乎从心理学角度上讲也有一定道理。站着工作时，我们会更加迫

    切地希望尽快完成任务，而不会像坐着工作那样容易分心。很多被调查者表示，站着工作时注意力更集中，不易走神和分心。

    如果想更进一步尝试站着工作，其实很多工作场所都可以实现这一点，比如

    可以调节高度的电脑显示器和键盘支架，你可以利用这些工具调节当前工作桌的

    高度。当然，过长时间站立不动也可能带来健康隐患，最好的做法是工作期间站

    一会儿，坐一会儿。站立时可以打电话、阅读纸质文件或平板电脑上的文件，还

    可以用声音识别软件撰写信函。整理凌乱的办公空间

    杂乱无章的工作空间会严重浪费时间，也会造成不必要的心理压力，所以解

    决这个问题可以切实提高工作效率。办公桌上及周围的区域是你工作环境中最重

    要的部分，不妨先整理这个区域。但我建议你先清理橱柜和抽屉，以腾出空间存

    放积压在办公区域的物品。

    整理橱柜、抽屉和书架

    这些地方都是我们收纳无用物品的便捷空间。整理工作的第一步，是检查离

    你办公桌最远的橱柜，里面很可能塞满了大量没用的材料，而且之前也未得到清

    理；第二步是清理办公桌上的物品。这样，你就永远有空间来放置目前占据着直

    接工作区的物品。要义无反顾地清理垃圾。如果有些物品确实无法丢弃，但几乎

    不需要查阅，你就将其放入归档箱或其他长期储存箱中，但需要记下存储箱中的

    内容并将其存档，方便日后查找。

    检查所有的橱柜和抽屉，将该丢弃的果断丢弃，将有用的归置在一起，并确

    保清楚标记了诸如档案盒等物品。在整理书柜时，首先要将所有物品取出来，然

    后根据主题重新排放。图书的尺寸都是不同的，这意味着不可能整理得整齐划

    一，你也不应该为了追求这个效果而浪费时间，你要做的是整理材料，以便在需

    要的时候迅速找到。

    整理办公桌

    尽管近年来电子通信实现了爆炸式增长，但我们很多人仍然需要在日常的工

    作和生活中处理大量的印刷材料。我曾自欺欺人地认为，办公桌杂乱一点丝毫不

    会影响我的工作效率。尽管办公桌上各种文件堆积如山，有时甚至大有铺满整张

    桌子之势，但我仍然认为，我可以轻松找到自己需要的任何文件，而且我还认为

    经常在不同的任务之间切换可以让我在整个工作日保持敏锐的头脑。当然，这些

    话都是无稽之谈。桌上摆放过多的文件与你在工作时偶尔接到电话一样，都会让

    你难以将注意力完全集中在手头的工作上，我们的注意力很容易在一张拥挤的办

    公桌上游离，两眼只看到一大堆任务，而不是想着集中精力处理这些任务。桌上

    堆积大量任务也是拖延工作的借口，当你艰难地处理一项任务时，你的精力和注

    意力很容易转移到另一项任务上，而桌上摆放一大堆文件就是最直接的干扰。寻找资料可能会浪费大量时间并造成更多干扰。回想一下，你是否经常有这

    样的情况：当别人提出请求时，或者当你在接听电话时，你需要马上找到某张

    纸，然后你在办公桌上的一堆堆文 ......