10 分钟!打败时间“小偷”

http://www.100md.com 2009年6月1日 《父母必读》 2009年第6期

     有了孩子以后,是不是越来越觉得时间不够用呢?是不是也曾因为工作“挤占”了和孩子相处的时间而愧疚?问题在哪里,我们又该如何应对?

    当你带着一个“妈妈”的角色回到原来的工作岗位之后,你会发现你需要处理的事情比以前更多了。除了工作上的事情,更多的家庭问题也不断扑面而来。如何合理安排时间,成为妈妈们提高生活质量掌握的必要技巧。

    事例回放

    晓丹是一家IT 企业的行政主管,去年有了自己的宝宝“小石头”。产假结束后的她回到久违的工作岗位上。座位周围的同事已经换了“新面孔”,人们都在忙着自己的事情。看着这个既熟悉又陌生的地方,晓丹的心里开始有些慌。

    桌子上积累了一叠的文件,好像在暗示晓丹晚上无法按点回家;手机里,婆婆说“小石头”拒绝喝奶粉,希望她能够早点回家带宝宝;朋友说晚上有一个聚会,希望晓丹能够参加当主持;可晓丹自己却希望能够在下班后去练瑜伽,尽快恢复身材。

    这一切让晓丹心里的矛盾越来越多,不安全感也越来越强烈,她望着天花板发起了呆……

    暂停!像晓丹这样的犹豫、多疑、拖延、发呆、不安……占用了我们太多的时间,是时候做一些积极的改变了!磨刀不误砍柴工,花10 分钟时间,看一看我们精心准备的时间管理原则和实操提议。

    3 大基本原则

    1遵循心中的方向

    费时:3分钟

    妈妈们都知道一个简单的道理:要想合理利用时间,就要先找到最值得去做的事情有哪些。然而,生活中经常出现突发事件,让人们常常忘记了自己真正想要的是什么,也更容易在混乱的事情中迷失。

    新妈妈们需要好好地与自己进行一次心灵沟通,问一问自己,什么事情可以带给你自如和幸福的感觉。

    小测试:什么对我最重要

    下面共有10 道题目,共计20 分,按照对自己的重要程度(能够给你带来的幸福感)将20 分分配到每一道题中。注:你可以对其中一项给出满分20 分或者0 分。

    1. 拥有满意的工作

    2. 拥有幸福、美满的婚姻

    3. 认识新的朋友

    4. 保证身体锻炼

    5. 有机会学习和思考,自我提升

    6. 工作很有挑战性

    7. 与家人、孩子在一起

    8. 有几个闺中密友

    9. 健康,平衡的饮食

    10. 使用各种媒体满足求知欲

    妈妈们都知道一个简单的道理:要想合理利用时间,就要先找到最值得去做的事情有哪些。然而,生活中经常出现突发事件,让人们常常忘记了自己真正想要的是什么,也更容易在混乱的事情中迷失。

    新妈妈们需要好好地与自己进行一次心灵沟通,问一问自己,什么事情可以带给你自如和幸福的感觉。

    看一看结果

    按照下面的解释,加总相应题号的分数,就得出了对你最重要的事情。

    其中1 与6 题的总分 —代表了工作在你心中的权重;

    其中2 与7 题的总分 —代表了家庭在你心中的权重;

    其中3 与8 题的总分 —代表了朋友在你心中的权重;

    其中4 与9 题的总分 —代表了身体在你心中的权重;

    其中5 与10 题的总分—代表了智力在你心中的权重。

    每一项的得分将会直接成为今后行动的基础与最基本的原则。比如,家庭的权重占有总分20 分的一半以上,就说明家庭能够大大地提升你的幸福感。那么就让你的时间天平更倾向于家庭的一方吧,不要因为各种突如其来的事情破坏了这个时间分配的原则。

    相信晓丹如果找到了这个基础的心灵原则,一定能够合理安排好自己的时间,把时间投入到符合自己价值观、提升自身满足感的事情上去。只有真正遵循你心中的目标和方向,才不会在怅然感叹时光如梭中后悔与遗憾。

    2选择更有效率的方法费时:2分钟

    在找到你心灵的方向之后,再来看看目前比较简单且被广泛认同的时间管理方法。使用这种方法既可以有效“打理”你的工作时间,也同样适用于你的生活时间。

    1.6件事法则

    一天中选择6 件最重要的事情,而且是这一天最需要完成的6 件事,其他事情先暂时放放。在这一天中,先集中精力完成这6 件事情。这些事要尽可能具体,甚至能够量化。

    2.要事法则

    选择好6 件事后,先从这6 件事中选出最重要、最紧急的事情放在首位,接着再在剩下的5 件事中,选出最重要、最紧急的事情……这样,我们在做其中任何一件事情时,都是在做当时最重要、最紧急的事情。

    3.15分钟法则

    以上这些事情尽量安排在前一天完成,只要我们每天睡前抽出15 分钟做好明天的“6 件事”和“要事”清单,效率就能成倍提升。以前人们总是在说“一日之际在于晨”,现在更多人喜欢说“一日之际在于昨夜”,就来源于此。

    对于晓丹来说,首先就要把犹豫、多疑、拖延、发呆这样既不紧急,又不重要的事情剔除出去。在安排时间之前,先依据心中真实的方向确定事情的轻重,再使用上面的简单方法进行规划,就迈出了合理利用时间的第一步。

    3 挣脱旧习惯的牵引费时:2分钟

    所谓的时间管理,并不是通过简单学习知识得来的,而是一个真正由你自己体会并且实践的整个过程。

    这个过程是需要你付出一定的“成本”的,在付出的过程中,如果没有强烈欲望的支撑,就无法使“时间管理”有效落地。每个人都有自己的“舒适区”,在这个区域里,你会感觉很舒服,但是一旦离开了这个区域就会感觉不舒服,因为舒适区是由你的习惯构成的。

    晓丹的“舒适区”就是面临产假所带来的闲散生活状态。产假中的时间使用相对随意,当这种状态持续一段时间的时候,就成为了一种生活惯性。

    即使晓丹知道了时间管理的有效方法,如果没有强烈的决心去持之以恒地执行,有可能会延续过去的习惯。能否有效地进行时间管理,关键在于晓丹能否挣脱出来并持之以恒。

    6 项“实操提议”

    1. 把挑战性高的任务放在个人效率高的时段每个人都有自己的生理节奏,有自己精力的巅峰时刻。大多数人清晨效率最高,也有些人深夜的状态最好。找到你最高效的时段,然后把那些最具挑战性的工作分配到这些时间段。

    2. 把时间分割成小块儿

    办公室里最让人头痛的就是突然出现的打扰,这让你预先的计划推后甚至泡汤。把时间分解成很小的单元片段(比如10 分钟一段)是一个行之有效的办法。

    这样,当你突然得知10 分钟后要开会时,你会想到利用这10 来分钟给客户发邮件或者把计划下午打的电话先完成;当你正在赶一个紧急的报告而同事却过来和你谈别的事情,原来你可能烦躁:“完了,打乱了我的计划!” 但现在不安会少很多:“哦,没事,我已经做完了一半。谈完事后可以找点儿时间再完成剩下的一半。”

    3. 赶跑不必要的打扰

    尽管有了时间分解的感性认识,但是要重拾原先的思路,也要花费时间。另外,曾经有人做过调查:工作中平均每8 分钟会受到1 次打扰,这其中80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。既然如此,合理捍卫自己的时间就一点儿也不过分了:对于意义不大的来电要学会如何能迅速但却礼貌地挂断;对某些重要但并不迫切的沟通,尽量用打扰性不强的方式来完成,比如通过E-mail等。

    4. 精简流程

    检查你的工作流程,看一看哪些是能取消或者和其他工作合并的。当一件需要经过5个执行步骤的工作你能用3个步骤完成时,意味着你将有大量的时间可以节省出来。另外,想一想哪些工作其实能用简单的方式代替?比如,如果你是管理者,不妨试一下站着开会,这会大大控制会议的长度,提高开会的效率。

    5. 需要时,关闭即时通讯工具电话、手机、QQ、MSN 等工具可以让人们方便地找到彼此,是我们工作必不可少的帮手。但是,当你工作繁忙的时候,不断打进来的电话、Q Q 和M S N 上不断蹦出的信息很有可能会中断你的思路,影响做事的效率。这时不如果断关掉这些即时通讯设备,拒绝干扰。

    6. 形成个人“风格”如果你经常需要在w o r d 里写文章, 喜欢用五号字,1.5 倍的行间距,不如就此固定下来,今后就不必在格式调整上费很多时间思考。购买衣服也是,固定几个你认为还不错的品牌,既节省了逛街的时间,另外,同品牌的衣服也好搭配。

    编辑/ 申艳(shenyan@bphg.com.cn)

    文章来源:《父母必读》2009年第6期(钱小琳)

    百拇医药网 http://www.100md.com/html/paper/1000-727X/2009/06/31.htm