计算机系统下医院药品核算存在的问题及解决办法
药品是医院开展正常医疗业务必不可少的物质保证和重要手段,它在医院各种物资消耗中所占比重最大,因此,加强药品管理,保证药品质量,减少积压和浪费,提高资金使用效率,建立和健全科学的管理制度与核算方法,以保证医疗工作的需要是财务管理的重点之一。为此,我院利用计算机网络系统对药品的采购、库存、消耗进行核算和管理,实现了药品核算和管理的电算化,提高了药品核算和管理的准确性和科学性,但在实际运行中也存在着一些问题,我们也找到了相应的解决措施。
1目前存在的问题
1.1药库药品核算存在的问题
(1)外购药品入库时有两种单据伴随:一种是根据购货发票据实验收入库,另一种是按供货单位提供的随货同行财务发票入库。而财务部门是按购货发票入帐,财务部门“药库药品”帐面数量及金额小于药库实际上入库数量及金额。
(2)外购药品入库时,药品管理员按供应商名称打印药品入库单,形成药品库存。可在实际操作中,经常会出现不及时打印入库单。月末向财务部门报帐时如果缺少入库单就找到以前打印过的,重新打印一份,出现一张入库单重复使用现象。这样,很容易造成多报购货发票,给财务核算造成混乱。外购药品入库时有的库房,验收制单人和审核人为同一人。
, http://www.100md.com
(3)药房药品返库时没有按原路径冲减,而是在药库“药品进销存明细表”中“本期增加栏”和药房“药品进销存明细表”的“本期减少”栏同时作数据增加处理。虽然库存药余额不变,但由于入库单虚增,使月末药库、药房进销调节表中的发生数据严重失实,出现虚增虚减现象。
1.2药房药品核算存在的问题
(1)药房工作人员给患者投药时采用确认投药方式。确认过程仍属于人工核对范畴,精确性会受到主观的不确定因素影响。实际工作中出现药品已投出但微机没有确认,形成月末药品盘亏,过一段时间发现没确认后又人为强行加以确认,又形成当月盘盈,影响财务核算的准确性。
(2)住院患者在门诊交费时因不需要挂号就可交费,取药时,药房工作人员因门诊收据上没有门诊号不能在微机上确认,并不查明原因也不在微机上确认,直接投药。
(3)药房药品盘点有按剂型盘点、盘无库存记录药品、盘已停用的药品、仅盘无数量但有库存金额或减价的药品、和始终以当前库存作为帐面数量的五种盘点方式,月末盘点时往往没有全部选上,只选取其中的若干项来盘点,造成部份药品漏盘,与财务部门药品月末报表金额不符。
, 百拇医药
(4)对药品进行盘点时,将账实之差全部作为报损报溢调整HIS药品账户。一般地,正常的调价和规定范围内的报损报溢是合理的,也不会引起药品进销差价率大的变动。但如果存在差错,当期未能发现或未能找到原因,而放在报损报溢中处理,定会加大进销差价率的波动,从而影响药品成本的准确性。
2解决问题的具体措施
2.1完善计算机软件功能,提高操作水平
(1)软件供应商要不断完善软件功能,做到符合会计制度核算制度的要求,在药品流转的原路径进行抵销冲转纠错,从而提高药品核算的准确率。
(2)软件供应商应该加强人员培训指导到位,药品岗位人员不仅要提高对HIS的操作能力,熟练掌握和了解各模块的功能和作用。同时,要加强责任心,在录入数据时应强化责任意识,尽可能减少差错。
, http://www.100md.com 2.2抓住关键环节,强化内部稽核
(1)外购药品金额与购货发票的核对。原则上外购药品必须按发票入库,特殊情况不能及时开具发票时,也可以用随货同行入库,特殊情况毕竟是有限的,外购药品金额=购货发票金额+随货同行入库金额,当不相等或按随货同行入库金额很大时就要及时查明原因。
(2)药库发药与药房领药的核对。正常情况下,药库发药总额=门诊药房领药总额+住院药房领药总额,如存在差额,则说明操作中发生了差错。
(3)药品消耗与药品收入的核对。《医院会计制度》规定,医院药品按零售价核算,因此,当期门诊药品收入应等于门诊药品消耗数;住院药品收入应等于住院药品消耗数。考虑到住院药品的拆零核算,以及患者取药不及时的因素,住院药品的收入与住院药品消耗数的核对结果应基本相同,差额很小;反之,则要查找原因。
2.3建立独立的验收入库单信息存储模块,信息的输入由药品验收人员专门负责。建立独立的药品发票信息存储模块,信息的审核可由药品采购人员负责。外购药品入库时必须及时打印入库单,杜绝相同入库单重复使用作为财务入库凭证。
, 百拇医药
2.4月末药品进行实物盘点清查时,录入盘点实存数形成药品盘点表,财务部门据以入账,核算药房盘点盈亏数。对于药房的盘点盈亏数必须做出书面分析,避免类似情况再次发生。特殊药品管理系统根据毒麻药品的管理要求对药品进行分级管理和数量统计,防止违法行为的发生。药品数量统计系统对药房的收、支、结余进行统计,以实现药品“金额管理、数量统计、实耗实销”的管理原则。
计算机管理系统应用于医院药品流通管理,为日常工作带来极大的便利和效率,这是人工管理无法比拟的。在实际工作中我院还建立恰当的组织机构和职责人工制度,充分利用计算机网络,以达到相互牵制、相互制约,进一下提高药品核算的准确性,从而提高医院管理水平,确保药品在医院流通过程中的准确性和完整性。
参考文献
[1]《卫生经济研究》
[2]《医疗机构财务会计内部控制规定(试行)》, 百拇医药(崔桂岩)
1目前存在的问题
1.1药库药品核算存在的问题
(1)外购药品入库时有两种单据伴随:一种是根据购货发票据实验收入库,另一种是按供货单位提供的随货同行财务发票入库。而财务部门是按购货发票入帐,财务部门“药库药品”帐面数量及金额小于药库实际上入库数量及金额。
(2)外购药品入库时,药品管理员按供应商名称打印药品入库单,形成药品库存。可在实际操作中,经常会出现不及时打印入库单。月末向财务部门报帐时如果缺少入库单就找到以前打印过的,重新打印一份,出现一张入库单重复使用现象。这样,很容易造成多报购货发票,给财务核算造成混乱。外购药品入库时有的库房,验收制单人和审核人为同一人。
, http://www.100md.com
(3)药房药品返库时没有按原路径冲减,而是在药库“药品进销存明细表”中“本期增加栏”和药房“药品进销存明细表”的“本期减少”栏同时作数据增加处理。虽然库存药余额不变,但由于入库单虚增,使月末药库、药房进销调节表中的发生数据严重失实,出现虚增虚减现象。
1.2药房药品核算存在的问题
(1)药房工作人员给患者投药时采用确认投药方式。确认过程仍属于人工核对范畴,精确性会受到主观的不确定因素影响。实际工作中出现药品已投出但微机没有确认,形成月末药品盘亏,过一段时间发现没确认后又人为强行加以确认,又形成当月盘盈,影响财务核算的准确性。
(2)住院患者在门诊交费时因不需要挂号就可交费,取药时,药房工作人员因门诊收据上没有门诊号不能在微机上确认,并不查明原因也不在微机上确认,直接投药。
(3)药房药品盘点有按剂型盘点、盘无库存记录药品、盘已停用的药品、仅盘无数量但有库存金额或减价的药品、和始终以当前库存作为帐面数量的五种盘点方式,月末盘点时往往没有全部选上,只选取其中的若干项来盘点,造成部份药品漏盘,与财务部门药品月末报表金额不符。
, 百拇医药
(4)对药品进行盘点时,将账实之差全部作为报损报溢调整HIS药品账户。一般地,正常的调价和规定范围内的报损报溢是合理的,也不会引起药品进销差价率大的变动。但如果存在差错,当期未能发现或未能找到原因,而放在报损报溢中处理,定会加大进销差价率的波动,从而影响药品成本的准确性。
2解决问题的具体措施
2.1完善计算机软件功能,提高操作水平
(1)软件供应商要不断完善软件功能,做到符合会计制度核算制度的要求,在药品流转的原路径进行抵销冲转纠错,从而提高药品核算的准确率。
(2)软件供应商应该加强人员培训指导到位,药品岗位人员不仅要提高对HIS的操作能力,熟练掌握和了解各模块的功能和作用。同时,要加强责任心,在录入数据时应强化责任意识,尽可能减少差错。
, http://www.100md.com 2.2抓住关键环节,强化内部稽核
(1)外购药品金额与购货发票的核对。原则上外购药品必须按发票入库,特殊情况不能及时开具发票时,也可以用随货同行入库,特殊情况毕竟是有限的,外购药品金额=购货发票金额+随货同行入库金额,当不相等或按随货同行入库金额很大时就要及时查明原因。
(2)药库发药与药房领药的核对。正常情况下,药库发药总额=门诊药房领药总额+住院药房领药总额,如存在差额,则说明操作中发生了差错。
(3)药品消耗与药品收入的核对。《医院会计制度》规定,医院药品按零售价核算,因此,当期门诊药品收入应等于门诊药品消耗数;住院药品收入应等于住院药品消耗数。考虑到住院药品的拆零核算,以及患者取药不及时的因素,住院药品的收入与住院药品消耗数的核对结果应基本相同,差额很小;反之,则要查找原因。
2.3建立独立的验收入库单信息存储模块,信息的输入由药品验收人员专门负责。建立独立的药品发票信息存储模块,信息的审核可由药品采购人员负责。外购药品入库时必须及时打印入库单,杜绝相同入库单重复使用作为财务入库凭证。
, 百拇医药
2.4月末药品进行实物盘点清查时,录入盘点实存数形成药品盘点表,财务部门据以入账,核算药房盘点盈亏数。对于药房的盘点盈亏数必须做出书面分析,避免类似情况再次发生。特殊药品管理系统根据毒麻药品的管理要求对药品进行分级管理和数量统计,防止违法行为的发生。药品数量统计系统对药房的收、支、结余进行统计,以实现药品“金额管理、数量统计、实耗实销”的管理原则。
计算机管理系统应用于医院药品流通管理,为日常工作带来极大的便利和效率,这是人工管理无法比拟的。在实际工作中我院还建立恰当的组织机构和职责人工制度,充分利用计算机网络,以达到相互牵制、相互制约,进一下提高药品核算的准确性,从而提高医院管理水平,确保药品在医院流通过程中的准确性和完整性。
参考文献
[1]《卫生经济研究》
[2]《医疗机构财务会计内部控制规定(试行)》, 百拇医药(崔桂岩)