偏差记录的内容应准确、完整，尽可能地详实，以确保信息传递过程的完整性。偏差报告人应至少记录以下信息：偏差发现日期、发生地点或部门、偏差发现人员、偏差发现背景、偏差内容描述、偏差数据以及预定要求或标准。偏差信息描述应实事求是，清晰易懂，基于事实表明实际发生的问题是什么而不是主观臆测感觉发生了什么，应尽可能将偏差问题量化比较，用数据确定偏差与标准之间的差距。说明问题时可采用4W2H的方法：何人(Who)，何时(When)，何地(Where) ......