医学院校应注意发挥档案馆的社会功能
摘要：档案馆的社会功能是指档案馆面向社会、面向公众所具有的档案服务功能。发挥档案馆社会功能、创造社会效益是档案馆的生命力之所在。笔者从医学院校档案馆工作的社会现状及应如何发挥其社会功能两大方面，小议医学院校应注意发挥档案馆的社会功能。
关键词：医学院校；发挥；档案馆；社会功能
档案馆本身的性质和任务，决定了它具有广泛的社会功能：即它不仅有保存和积累国家档案财富的功能，还有向社会传播档案信息、承担宣传教育，为社会的经济、政治、科学、文化等各方面服务的功能。在医学院校也是如此。医学院校应注意发挥档案馆的社会功能。
档案馆的社会功能是指档案馆面向社会、面向公众所具有的档案服务功能。发挥档案馆社会功能、创造社会效益是档案馆的生命力之所在。从目前医学院校档案馆工作的社会现状来看，其社会功能的发挥是不能令人满意的，主要表现在以下两个方面：
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一、社会利用率低、利用范围狭窄
目前，大多数医学院校档案馆的年利用人次、卷次是不尽如人意的，与国外医学院校档案馆的利用率无法相提并论。从档案的利用范围来看更多的是为本校服务，为社会公众提供档案服务的比例很小。
二、社会对档案馆的认知程度差
人们对档案馆的性质、地位及其工作职能所知不多。那么，是什么原因影响了人们对档案馆的认知程度，从而阻碍了档案馆社会功能的实现呢？主要原因有以下几点：
1、档案工作得不到应有的重视
档案工作是否得到重视，主要取决于领导。有些医学院校领导认为档案工作可有可无。没有把档案馆基本建设、档案专项经费、档案工作者待遇等问题纳入学校议事日程，使得档案馆硬件软件建设滞后、档案工作者积极性不高，从而影响了档案馆社会功能的发挥以及社会对档案馆的认知程度。
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2、档案馆宣传工作没有到位
近几年，医学院校档案馆在社会上开展了一些宣传活动。但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的，对档案馆的宣传却未能做到同步进行。另外，很多医学院校的档案工作者由于一些客观原因，虽然认真、负责、踏实，却也只能默默无闻地做好本职工作，缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传的条件。这些都影响到社会对档案馆的认知程度。
3、馆藏匮乏
丰富优质的馆藏是面向公众为社会提供档案服务的后盾。从目前来看，馆藏匮乏是影响医学院校档案馆社会功能发挥的重要因素。从馆藏结构上看，虽称得上“门类齐全”，但通常只有被本校利用的文书档案占大多数，能被社会利用的科技档案、声像档案等却相对较少少。从档案内容上看，真正具有查考价值的档案不是很多，可为社会公众所利用的档案更是偏少。
4、服务水平不高
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档案馆功能的实现主要体现在档案服务上。服务质量的高低必然会影响到档案馆社会功能的发挥。大多数医学院校档案馆的服务水平还有不足之处，主要表现为三点：
第一，利用方式单一
由于客观条件的限制，对于一些医学院校的档案馆来说，坐等利用者上门，采取被动服务仍是主要的服务方式。而结合本校或是社会的中心工作提供主动服务，针对馆藏档案内容开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式，没有真正付诸实施。
第二，利用效率不高
利用者进出档案馆大门的麻烦、手工检索的繁琐、服务设施的不完善、阅览环境杂乱等一系列问题，都是导致档案利用效率降低的重要原因。档案馆的社会功能自然得不到很好的发挥。
第三，编研缺乏成效
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医学院校档案馆的编研工作普遍起步较晚，编研工作没有发挥其应有的作用。有的编研产品是为应付升级达标匆匆而就的，质量不高，实用性不强，利用效果不显著。这些都影响了档案馆社会功能的发挥。
上述问题都在不同程度上妨碍了档案馆社会功能的实现。要改变现有状况充分发挥档案馆社会功能，笔者认为应从以下几个方面下功夫：
一、做好宣传工作，充分发挥档案馆社会功能
(一)大力组织宣传活动
近年来，很多医学院校档案工作开展得有声有色，也越来越注意面向公众进行宣传。医学院校领导应该重视档案管理工作，加强管理。档案馆也应在遵循长期性原则的基础上，抓住每一个机会向社会展示自己。例如：可通过悬挂条幅、印发各类图片、回答公众咨询、赠送纪念品以及设立宣传栏、举办宣传周和宣传月等方式强化公众对档案馆的认识。
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(二)借助新闻媒体进行宣传
报纸、电台、电视台等新闻媒体是宣传档案馆的最佳场所，是沟通档案馆与社会公众的一座桥梁。医学院校档案馆可与新闻工作者团结协作，在严格遵循档案管理、机要保密等法律法规的基础上，采取“广而告之”的方式，向公众宣传档案馆及档案馆工作成果，介绍馆藏档案内容。
(三)创办特色刊物加强宣传
医学院校档案馆可根据医学院校的办学特点、办学规模等情况，创办具有自身特色的档案刊物，在刊物上公布馆藏档案目录及馆藏档案史料、登载档案内容简介、介绍档案馆知识，并在一定范围内发行，以达到宣传档案馆的目的。
二、做好业务工作，充分发挥档案馆社会功能
医学院校档案馆社会功能的发挥，要通过馆内各项业务工作的良好运转才能实现。做好馆内各项业务工作，是档案馆社会功能得以充分发挥的前提。
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(一)丰富馆藏，创造条件
没有丰富的馆藏，实现档案馆社会功能就只是一句空谈。丰富馆藏一直是档案工作者乃至专家、学者关注的焦点，任重而道远。医学院校在丰富馆藏工作中应着重注意二点：
1、注重档案质量
多年来，由于国情的限制、认识的不足以及有关法规的不完善，“丰富馆藏”被片面地理解为只是馆藏数量的增加，量的多少成为档案馆是否壮大的标志，一些医学院校档案馆内有很多无价值的档案被冠以“永久”、“长期”之美名藏于库内，无助于档案价值的发挥，还给档案鉴定工作造成了很大的困难。因此，丰富馆藏必须克服重量不重质的缺陷，要更加注重质，从不同的方面反映学校发展变化的全过程，从规章制度上减少重复文件进馆，切实加强档案的鉴定工作，将真正有价值的档案收集进馆，以丰富优质的馆藏资源为社会服务。
2、加强档案征集
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档案作为人类社会历史的真实记录，它应该包括经济、政治、科学、文化等各个方面的内容，即包括国家历史发展的全貌，是国家和人民集体记忆的关键。如果只偏重某一方面，而弱化其它方面，那么这样的社会记录是不完整的。因此，医学院校档案馆应增强优化馆藏档案种类、结构的意识，正确认识处理档案完整与精炼的关系，拓宽收集面。
征集是档案收集工作的主要方式，也是丰富馆藏的重要途径。医学院校档案征集工作在时间的掌握上应有灵活性，不受进馆年限的限制，征集工作范围除了面对本校，还要面向社会。通过征集方式进馆的档案，其价值更具有社会性，能够为档案馆发挥社会功能奠定基础。
征集工作具有经常性、长期性和连续性。征集人员必须具有强烈的责任心和极大的工作热情，要及时收集有关信息，确定征集目标，具备正确判定被征集档案价值的能力，掌握一定的心理学知识，正确处理与被征集者的关系，确保征集工作的有效开展。
(二)做好档案开放工作
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医学院校档案馆的功能之一是做好档案开放工作，这也是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要方面。医学院校应严格依照档案管理、机要保密等有关法规，认真筛选、审慎鉴定符合开放条件的档案，在无损国家、学校和个人利益的前题下，将档案向社会公众开放，以最大限度地发挥档案的价值，为开放档案的利用创造条件。
(三)提高编研工作水平
编研工作是档案利用工作的较高形式，是开发馆藏档案信息资源的重要手段，其水平的高低直接影响到档案馆社会功能的发挥。目前，医学院校档案馆的编研工作层次不高，范围偏小，形式单一，更多的是为本校考虑，缺乏社会性。因此，医学院校应加强编研工作，提高编研水平和编研层次，使其功能社会化、范围扩大化、形式多样化，从而真正做到最大限度地发挥档案馆的社会功能。, http://www.100md.com(管 弦)
关键词：医学院校；发挥；档案馆；社会功能
档案馆本身的性质和任务，决定了它具有广泛的社会功能：即它不仅有保存和积累国家档案财富的功能，还有向社会传播档案信息、承担宣传教育，为社会的经济、政治、科学、文化等各方面服务的功能。在医学院校也是如此。医学院校应注意发挥档案馆的社会功能。
档案馆的社会功能是指档案馆面向社会、面向公众所具有的档案服务功能。发挥档案馆社会功能、创造社会效益是档案馆的生命力之所在。从目前医学院校档案馆工作的社会现状来看，其社会功能的发挥是不能令人满意的，主要表现在以下两个方面：
, http://www.100md.com
一、社会利用率低、利用范围狭窄
目前，大多数医学院校档案馆的年利用人次、卷次是不尽如人意的，与国外医学院校档案馆的利用率无法相提并论。从档案的利用范围来看更多的是为本校服务，为社会公众提供档案服务的比例很小。
二、社会对档案馆的认知程度差
人们对档案馆的性质、地位及其工作职能所知不多。那么，是什么原因影响了人们对档案馆的认知程度，从而阻碍了档案馆社会功能的实现呢？主要原因有以下几点：
1、档案工作得不到应有的重视
档案工作是否得到重视，主要取决于领导。有些医学院校领导认为档案工作可有可无。没有把档案馆基本建设、档案专项经费、档案工作者待遇等问题纳入学校议事日程，使得档案馆硬件软件建设滞后、档案工作者积极性不高，从而影响了档案馆社会功能的发挥以及社会对档案馆的认知程度。
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2、档案馆宣传工作没有到位
近几年，医学院校档案馆在社会上开展了一些宣传活动。但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的，对档案馆的宣传却未能做到同步进行。另外，很多医学院校的档案工作者由于一些客观原因，虽然认真、负责、踏实，却也只能默默无闻地做好本职工作，缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传的条件。这些都影响到社会对档案馆的认知程度。
3、馆藏匮乏
丰富优质的馆藏是面向公众为社会提供档案服务的后盾。从目前来看，馆藏匮乏是影响医学院校档案馆社会功能发挥的重要因素。从馆藏结构上看，虽称得上“门类齐全”，但通常只有被本校利用的文书档案占大多数，能被社会利用的科技档案、声像档案等却相对较少少。从档案内容上看，真正具有查考价值的档案不是很多，可为社会公众所利用的档案更是偏少。
4、服务水平不高
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档案馆功能的实现主要体现在档案服务上。服务质量的高低必然会影响到档案馆社会功能的发挥。大多数医学院校档案馆的服务水平还有不足之处，主要表现为三点：
第一，利用方式单一
由于客观条件的限制，对于一些医学院校的档案馆来说，坐等利用者上门，采取被动服务仍是主要的服务方式。而结合本校或是社会的中心工作提供主动服务，针对馆藏档案内容开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式，没有真正付诸实施。
第二，利用效率不高
利用者进出档案馆大门的麻烦、手工检索的繁琐、服务设施的不完善、阅览环境杂乱等一系列问题，都是导致档案利用效率降低的重要原因。档案馆的社会功能自然得不到很好的发挥。
第三，编研缺乏成效
, 百拇医药
医学院校档案馆的编研工作普遍起步较晚，编研工作没有发挥其应有的作用。有的编研产品是为应付升级达标匆匆而就的，质量不高，实用性不强，利用效果不显著。这些都影响了档案馆社会功能的发挥。
上述问题都在不同程度上妨碍了档案馆社会功能的实现。要改变现有状况充分发挥档案馆社会功能，笔者认为应从以下几个方面下功夫：
一、做好宣传工作，充分发挥档案馆社会功能
(一)大力组织宣传活动
近年来，很多医学院校档案工作开展得有声有色，也越来越注意面向公众进行宣传。医学院校领导应该重视档案管理工作，加强管理。档案馆也应在遵循长期性原则的基础上，抓住每一个机会向社会展示自己。例如：可通过悬挂条幅、印发各类图片、回答公众咨询、赠送纪念品以及设立宣传栏、举办宣传周和宣传月等方式强化公众对档案馆的认识。
, 百拇医药
(二)借助新闻媒体进行宣传
报纸、电台、电视台等新闻媒体是宣传档案馆的最佳场所，是沟通档案馆与社会公众的一座桥梁。医学院校档案馆可与新闻工作者团结协作，在严格遵循档案管理、机要保密等法律法规的基础上，采取“广而告之”的方式，向公众宣传档案馆及档案馆工作成果，介绍馆藏档案内容。
(三)创办特色刊物加强宣传
医学院校档案馆可根据医学院校的办学特点、办学规模等情况，创办具有自身特色的档案刊物，在刊物上公布馆藏档案目录及馆藏档案史料、登载档案内容简介、介绍档案馆知识，并在一定范围内发行，以达到宣传档案馆的目的。
二、做好业务工作，充分发挥档案馆社会功能
医学院校档案馆社会功能的发挥，要通过馆内各项业务工作的良好运转才能实现。做好馆内各项业务工作，是档案馆社会功能得以充分发挥的前提。
, 百拇医药
(一)丰富馆藏，创造条件
没有丰富的馆藏，实现档案馆社会功能就只是一句空谈。丰富馆藏一直是档案工作者乃至专家、学者关注的焦点，任重而道远。医学院校在丰富馆藏工作中应着重注意二点：
1、注重档案质量
多年来，由于国情的限制、认识的不足以及有关法规的不完善，“丰富馆藏”被片面地理解为只是馆藏数量的增加，量的多少成为档案馆是否壮大的标志，一些医学院校档案馆内有很多无价值的档案被冠以“永久”、“长期”之美名藏于库内，无助于档案价值的发挥，还给档案鉴定工作造成了很大的困难。因此，丰富馆藏必须克服重量不重质的缺陷，要更加注重质，从不同的方面反映学校发展变化的全过程，从规章制度上减少重复文件进馆，切实加强档案的鉴定工作，将真正有价值的档案收集进馆，以丰富优质的馆藏资源为社会服务。
2、加强档案征集
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档案作为人类社会历史的真实记录，它应该包括经济、政治、科学、文化等各个方面的内容，即包括国家历史发展的全貌，是国家和人民集体记忆的关键。如果只偏重某一方面，而弱化其它方面，那么这样的社会记录是不完整的。因此，医学院校档案馆应增强优化馆藏档案种类、结构的意识，正确认识处理档案完整与精炼的关系，拓宽收集面。
征集是档案收集工作的主要方式，也是丰富馆藏的重要途径。医学院校档案征集工作在时间的掌握上应有灵活性，不受进馆年限的限制，征集工作范围除了面对本校，还要面向社会。通过征集方式进馆的档案，其价值更具有社会性，能够为档案馆发挥社会功能奠定基础。
征集工作具有经常性、长期性和连续性。征集人员必须具有强烈的责任心和极大的工作热情，要及时收集有关信息，确定征集目标，具备正确判定被征集档案价值的能力，掌握一定的心理学知识，正确处理与被征集者的关系，确保征集工作的有效开展。
(二)做好档案开放工作
, 百拇医药
医学院校档案馆的功能之一是做好档案开放工作，这也是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要方面。医学院校应严格依照档案管理、机要保密等有关法规，认真筛选、审慎鉴定符合开放条件的档案，在无损国家、学校和个人利益的前题下，将档案向社会公众开放，以最大限度地发挥档案的价值，为开放档案的利用创造条件。
(三)提高编研工作水平
编研工作是档案利用工作的较高形式，是开发馆藏档案信息资源的重要手段，其水平的高低直接影响到档案馆社会功能的发挥。目前，医学院校档案馆的编研工作层次不高，范围偏小，形式单一，更多的是为本校考虑，缺乏社会性。因此，医学院校应加强编研工作，提高编研水平和编研层次，使其功能社会化、范围扩大化、形式多样化，从而真正做到最大限度地发挥档案馆的社会功能。, http://www.100md.com(管 弦)