探讨医院物资采购审计
【中图分类号】R197【文献标识码】A【文章编号】1672-3783(2011)08-0320-01
【摘要】本文认为开展物资采购审计，是医院内部审计部门的主要职责。并分析了物资采购审计的特点、审计方式与方法，同时提出物资采购审计所采取的措施。
【关键字】医院 物资采购 审计 方式 方法 措施
医院正常运营需要一定量的人力资源和物质资源支撑。这些设备、耗材、建筑物等物质条件需要医院在运营中不断的购进。随着社会的发展，医院物资采购项目将会越来越多，品质也会越来越好，所支出的金额也将越来越多。如何有效地规范、控制物资采购支出，维护医院和职工的根本利益，提高物资采购资金的使用效益，已经成为医院管理者和职工关注的问题。
1 开展物资采购审计，是医院审计部门的主要职责
, 百拇医药
内部审计是监督和评价本单位及所属单位的财政收支、财务收支、经济活动的真实、合法和效益的行为，以促进加强经济管理和实现经济目标。物资采购是维持医院运行的重要经济活动，是医院资金支出的重要部分。物资采购每节约一分钱，就意味着单位增加一分钱的净收入。因此对其进行审计，规范医院物资采购行为，提高采购资金的使用效益，进而促进医院加强经济管理，提高医院的整体经济效益，是国家以法规的形式赋予内部审计的职责。
2 物资采购审计的特点
2.1 物资采购审计具有多样性:社会生产的发展和社会分工的细化，决定医院不能或经济规律不允许医院以自产自销的自然经济形式为自己生产所需的物资向社会采购。其采购的范围涵盖了各种各样的办公用品、卫生材料、药品、仪器、设备、交通工具、家具、被褥、图书、报纸杂志、电器、音像制品、维修配件、大型工程勘察、设计、监理及承建施工、对外广告宣传、印刷、保洁服务等，项目品种繁多、且各自都有自己的特性，这就决定了物资采购审计的多样性。
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2.2 物资采购审计具有极强的时效性:一方面，医院计划采购的项目是医院在一定时期内维持医院正常运转或进一步提高医疗质量和效益所需的物资、服务，推迟采购就会影响医院的正常运转和发展。需要内部审计必须在一定时限内完成物资采购的审计。否则，迟到的审计对医院运行和发展来讲，不仅是无效的，甚至是有害的；另一方面，现在医院是在市场经济条件下运行的，对外采购项目的价格和供货渠道，不像计划经济时期，物价在一定时期内相对稳定不变，而是价格随行就市，变化比较快，且同一时期、同一品种的货物，不同渠道供应的价格也不一样。这就需要内部审计机构有较强的时间观念，在有利于医院发展的时间内，及时、快捷地完成物资采购审计。
3 物资采购的审计方式与方法
3.1 物资采购的审计方式:物资采购项目审计，不同于财务收支、经济责任、内控制度等审计，财务收支、经济责任、内控制度等审计，是根据已发生经济活动并已有记录的历史数据、制度和会计资料，可事后进行。而物资采购发生所留下的会计资料，由于市场变化较快，事后进行审计，很难或不可能形成有说服力的审计结论。只有在采购事项发生前，内部审计部门根据有关职能科室报审的、经过医院领导批准的采购项目计划，进行市场调查和询价，形成有据可查的审计意见，即物资采购项目价格等提出限定性的意见，并对采购的程序及结果进行跟踪性审计，这种事前参与的审计方式，可有效地堵塞物资采购中的漏洞。
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3.2 物资采购审计的方法:其一市场调查法。医院物资采购一般采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、直接采购等方式。对这些采购方式的审计，因采购方式不同，其方法各有特点。但也有共同点，都需要采用市场调查法。通过市场调查，获取采购项目的供货渠道、供应商、产品质量及价格等信息，形成可靠的标的或价格底线，从而提出可行的审计意见。其二程序审计法。是指对各种采购方式应遵循的基本程序审计的方法。随着改革深化，采购管理越来越规范化、科学化，医院对各种采购事项制定了严密的采购程序。如果遵循了采购程序规定，一般不会产生不规范的行为。因此，审计的另一个重点，就是审核有关职能部门是否按采购程序执行采购。其三内外审计结合法。是指对金额较大、项目复杂的采购事项，内部审计部门审计后，再聘请有资质的会计事务所，对其进行审计的方法。这种方法主要适用于房屋等基础设施建设的审计。目前，医疗卫生系统基建审计能力有限，采用内外审计结合的办法，一方面降低审计成本；另一方面降低审计风险，使内部审计工作更具客观性、公正性。
4 医院物资采购审计所采取的措施
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4.1 物资采购前的可行性论证审计:可行性论证解决是否有必要进行购买的问题。医院购置大批量物资或贵重物资前，必须从医疗市场的实际需求出发，充分论证物资采购后将能产生怎样的社会效益和经济效益。除充分考虑开展的新技术在国内或省内医疗市场中居于何种地位，先进性如何，是否有适合的患者群外，还要对供应商能否保证质量供应，价格的合适性，售后服务是否良好等诸多方面进行周密的调研、分析和论证。可行性论证作为采购前的一道程序，如果缺乏必要的监督，容易流于形式。
4.2 物资采购招标评标审计:经过可行性论证的物资并不能立即采购，还需经过招标评标等相关程序。针对招投标过程中存在的舞弊行为，内审人员可采取相应的审计程序。一是招标工作审计：审查招标项目的审批手续是否合法、齐全；审查招标项目所采用的形式是否合规，是邀请招标还是公开招标，采取公开招标的就不能采取邀请招标；审查招标文件的编制是否包含对所要招标项目的技术要求，是否列明投标人的资格限制，是否在规定的时间按照规定方式发布招标公告或招标邀请书。二是评标工作审计：审查评标标准和评标方法的合理性和科学性，是否存在主观倾向或者排斥潜在投标人的内容；审查评标是否坚持公开、公平、公正的原则，是否平等、公正地对待每一位投标者；审查投标单位投标报价的合理性，是否存在投标单位互相串通，抬高价格，共同舞弊的现象。
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4.3 物资采购合同审计:在医院物资采购活动中，开展物资采购合同审计能约束双方当事人依合同办事，保障医院的合法权益，保证合同条款的明确完善。一是合同条款的审计：审查合同的内容是否违反国家法律，危害社会利益；审查合同条款是否完善，有无损害医院利益的不利条款；审查合同单位名称与中标单位是否一致，双方当事人名称和地址是否齐全；审查合同标的是否与中标采购物资相符，数量及质量要求是否清楚载明；审查价款及付款方式是否明确；审查交货方式、时间、地点是否具体；审查合同是否订明违约责任及解除办法。二是合同执行审计：审查合同是否存在未执行的情况；审查执行不完全的合同，并查找原因。三是合同变更审计：审查变更理由是否充分，是否属不正常变更；审查变更是否经双方同意，是否属单方变更；审查变更合同是否采用书面形式，是否发行了变更审批手续。
4.4 物资验收审计:验收物资由独立于采购、付款的质检部门承担，质检部门对照合同对各类物资的数量、质量、型号进行查验，填写质检单并经质检人员签字，以明确责任。只有经质检合格的物资，方可办理入库手续。审计人员可以通过抽查已入库物资，逆向查找该批物资是否有经质检人员验收签字的质检单，并与采购合同核对，看实物、质检单、合同三者是否一致，检查和考核质检部门的工作，为医院患者使用医用物资把好质量关。
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4.5 货款结算审计:审计人员应对购货发票、运费单据、验收单等结算票据进行审计，审查票据是否真实、合法，采购的数量、价格、金额是否合规、准确。检查支票存根编号是否连续，并将付款日期、付款金额、供应商名称等信息与现金日记账、银行存款日记账以及应付账款明细账核对，看是否相符。对有折扣条件的发票，还应检查财务处理记录是否详细，是否存在贪污折扣而以总价付款的情况。检查是否违背付款政策对部分供应商快速付款，是否有违背现金结算管理规定，用现金代替银行存款进行付款的现象。
总之，物资采购审计涉及的范围广、时效性强，需要内部审计部门建立健全物资采购审计制度，加强培训，提高业务技能和效率，同时，重要条件是领导的支持和相关职能科室的配合和理解。并采用科学的方式、方法，完成时代赋予的使命和法规赋予的职责，促进医院加强经济管理，实现医疗卫生事业快速发展。
作者单位：271100 莱芜市人民医院财务科, 百拇医药(韩纪梅 赵鹏)
【摘要】本文认为开展物资采购审计，是医院内部审计部门的主要职责。并分析了物资采购审计的特点、审计方式与方法，同时提出物资采购审计所采取的措施。
【关键字】医院 物资采购 审计 方式 方法 措施
医院正常运营需要一定量的人力资源和物质资源支撑。这些设备、耗材、建筑物等物质条件需要医院在运营中不断的购进。随着社会的发展，医院物资采购项目将会越来越多，品质也会越来越好，所支出的金额也将越来越多。如何有效地规范、控制物资采购支出，维护医院和职工的根本利益，提高物资采购资金的使用效益，已经成为医院管理者和职工关注的问题。
1 开展物资采购审计，是医院审计部门的主要职责
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内部审计是监督和评价本单位及所属单位的财政收支、财务收支、经济活动的真实、合法和效益的行为，以促进加强经济管理和实现经济目标。物资采购是维持医院运行的重要经济活动，是医院资金支出的重要部分。物资采购每节约一分钱，就意味着单位增加一分钱的净收入。因此对其进行审计，规范医院物资采购行为，提高采购资金的使用效益，进而促进医院加强经济管理，提高医院的整体经济效益，是国家以法规的形式赋予内部审计的职责。
2 物资采购审计的特点
2.1 物资采购审计具有多样性:社会生产的发展和社会分工的细化，决定医院不能或经济规律不允许医院以自产自销的自然经济形式为自己生产所需的物资向社会采购。其采购的范围涵盖了各种各样的办公用品、卫生材料、药品、仪器、设备、交通工具、家具、被褥、图书、报纸杂志、电器、音像制品、维修配件、大型工程勘察、设计、监理及承建施工、对外广告宣传、印刷、保洁服务等，项目品种繁多、且各自都有自己的特性，这就决定了物资采购审计的多样性。
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2.2 物资采购审计具有极强的时效性:一方面，医院计划采购的项目是医院在一定时期内维持医院正常运转或进一步提高医疗质量和效益所需的物资、服务，推迟采购就会影响医院的正常运转和发展。需要内部审计必须在一定时限内完成物资采购的审计。否则，迟到的审计对医院运行和发展来讲，不仅是无效的，甚至是有害的；另一方面，现在医院是在市场经济条件下运行的，对外采购项目的价格和供货渠道，不像计划经济时期，物价在一定时期内相对稳定不变，而是价格随行就市，变化比较快，且同一时期、同一品种的货物，不同渠道供应的价格也不一样。这就需要内部审计机构有较强的时间观念，在有利于医院发展的时间内，及时、快捷地完成物资采购审计。
3 物资采购的审计方式与方法
3.1 物资采购的审计方式:物资采购项目审计，不同于财务收支、经济责任、内控制度等审计，财务收支、经济责任、内控制度等审计，是根据已发生经济活动并已有记录的历史数据、制度和会计资料，可事后进行。而物资采购发生所留下的会计资料，由于市场变化较快，事后进行审计，很难或不可能形成有说服力的审计结论。只有在采购事项发生前，内部审计部门根据有关职能科室报审的、经过医院领导批准的采购项目计划，进行市场调查和询价，形成有据可查的审计意见，即物资采购项目价格等提出限定性的意见，并对采购的程序及结果进行跟踪性审计，这种事前参与的审计方式，可有效地堵塞物资采购中的漏洞。
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3.2 物资采购审计的方法:其一市场调查法。医院物资采购一般采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、直接采购等方式。对这些采购方式的审计，因采购方式不同，其方法各有特点。但也有共同点，都需要采用市场调查法。通过市场调查，获取采购项目的供货渠道、供应商、产品质量及价格等信息，形成可靠的标的或价格底线，从而提出可行的审计意见。其二程序审计法。是指对各种采购方式应遵循的基本程序审计的方法。随着改革深化，采购管理越来越规范化、科学化，医院对各种采购事项制定了严密的采购程序。如果遵循了采购程序规定，一般不会产生不规范的行为。因此，审计的另一个重点，就是审核有关职能部门是否按采购程序执行采购。其三内外审计结合法。是指对金额较大、项目复杂的采购事项，内部审计部门审计后，再聘请有资质的会计事务所，对其进行审计的方法。这种方法主要适用于房屋等基础设施建设的审计。目前，医疗卫生系统基建审计能力有限，采用内外审计结合的办法，一方面降低审计成本；另一方面降低审计风险，使内部审计工作更具客观性、公正性。
4 医院物资采购审计所采取的措施
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4.1 物资采购前的可行性论证审计:可行性论证解决是否有必要进行购买的问题。医院购置大批量物资或贵重物资前，必须从医疗市场的实际需求出发，充分论证物资采购后将能产生怎样的社会效益和经济效益。除充分考虑开展的新技术在国内或省内医疗市场中居于何种地位，先进性如何，是否有适合的患者群外，还要对供应商能否保证质量供应，价格的合适性，售后服务是否良好等诸多方面进行周密的调研、分析和论证。可行性论证作为采购前的一道程序，如果缺乏必要的监督，容易流于形式。
4.2 物资采购招标评标审计:经过可行性论证的物资并不能立即采购，还需经过招标评标等相关程序。针对招投标过程中存在的舞弊行为，内审人员可采取相应的审计程序。一是招标工作审计：审查招标项目的审批手续是否合法、齐全；审查招标项目所采用的形式是否合规，是邀请招标还是公开招标，采取公开招标的就不能采取邀请招标；审查招标文件的编制是否包含对所要招标项目的技术要求，是否列明投标人的资格限制，是否在规定的时间按照规定方式发布招标公告或招标邀请书。二是评标工作审计：审查评标标准和评标方法的合理性和科学性，是否存在主观倾向或者排斥潜在投标人的内容；审查评标是否坚持公开、公平、公正的原则，是否平等、公正地对待每一位投标者；审查投标单位投标报价的合理性，是否存在投标单位互相串通，抬高价格，共同舞弊的现象。
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4.3 物资采购合同审计:在医院物资采购活动中，开展物资采购合同审计能约束双方当事人依合同办事，保障医院的合法权益，保证合同条款的明确完善。一是合同条款的审计：审查合同的内容是否违反国家法律，危害社会利益；审查合同条款是否完善，有无损害医院利益的不利条款；审查合同单位名称与中标单位是否一致，双方当事人名称和地址是否齐全；审查合同标的是否与中标采购物资相符，数量及质量要求是否清楚载明；审查价款及付款方式是否明确；审查交货方式、时间、地点是否具体；审查合同是否订明违约责任及解除办法。二是合同执行审计：审查合同是否存在未执行的情况；审查执行不完全的合同，并查找原因。三是合同变更审计：审查变更理由是否充分，是否属不正常变更；审查变更是否经双方同意，是否属单方变更；审查变更合同是否采用书面形式，是否发行了变更审批手续。
4.4 物资验收审计:验收物资由独立于采购、付款的质检部门承担，质检部门对照合同对各类物资的数量、质量、型号进行查验，填写质检单并经质检人员签字，以明确责任。只有经质检合格的物资，方可办理入库手续。审计人员可以通过抽查已入库物资，逆向查找该批物资是否有经质检人员验收签字的质检单，并与采购合同核对，看实物、质检单、合同三者是否一致，检查和考核质检部门的工作，为医院患者使用医用物资把好质量关。
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4.5 货款结算审计:审计人员应对购货发票、运费单据、验收单等结算票据进行审计，审查票据是否真实、合法，采购的数量、价格、金额是否合规、准确。检查支票存根编号是否连续，并将付款日期、付款金额、供应商名称等信息与现金日记账、银行存款日记账以及应付账款明细账核对，看是否相符。对有折扣条件的发票，还应检查财务处理记录是否详细，是否存在贪污折扣而以总价付款的情况。检查是否违背付款政策对部分供应商快速付款，是否有违背现金结算管理规定，用现金代替银行存款进行付款的现象。
总之，物资采购审计涉及的范围广、时效性强，需要内部审计部门建立健全物资采购审计制度，加强培训，提高业务技能和效率，同时，重要条件是领导的支持和相关职能科室的配合和理解。并采用科学的方式、方法，完成时代赋予的使命和法规赋予的职责，促进医院加强经济管理，实现医疗卫生事业快速发展。
作者单位：271100 莱芜市人民医院财务科, 百拇医药(韩纪梅 赵鹏)