图书在版编目(CIP)数据

    结构化写作：心中有谱、下笔有神，赢得职场说服力 李忠

    秋，刘晨，张玮著. --北京：人民邮电出版社，2017.11

    ISBN 978-7-115-47048-5

    Ⅰ.①结… Ⅱ.①李… ②刘… ③张… Ⅲ.①商务—应用文—

    写作 Ⅳ.①F7

    中国版本图书馆CIP数据核字(2017)第248857号

    ◆ 著 李忠秋 刘晨 张玮

    责任编辑 古显义

    责任印制 马振武

    ◆ 人民邮电出版社出版发行 北京市丰台区成寿寺路11

    号

    邮编 100164 电子邮件 315@ptpress.com.cn

    网址 http:www.ptpress.com.cn

    大厂聚鑫印刷有限责任公司印刷

    ◆ 开本：720×960 116 彩插：2印张：12 2017年11月第1版

    字数：219千字 2017年11月北京第1次印刷

    定价：45.00元

    读者服务热线：(010)81055256 印装质量热线：(010)81055316

    反盗版热线：(010)81055315

    广告经营许可证：京东工商广登字20170147 号目录

    本书工具列表

    内容提要

    序

    如何阅读本书

    导论 增强核心竞争力的“结构化写作”

    一、职业发展需要强大的写作能力

    二、职场写作是一种特殊的写作

    三、“结构化写作”是职场写作的利器

    基础篇 结构化写作需要掌握四个核心原则

    一、论：结论先行

    二、证：以上统下

    三、类：归类分组

    四、比：逻辑递进

    方法篇 覆盖四类职场写作场景的写作方法一、清晰传递信息：短时间内快速组织信息并有效传递

    STEP-1 设计标题：设计一个吸引读者眼球的标题

    WHY：这是一个抢夺注意力的时代

    WHAT：给你的标题做个“SPA”

    HOW：他山之石，可以攻玉

    IF：深度学习离不开独立思考

    STEP-2 撰写序言：写一段让读者愿意看下去的精彩开头

    WHY：职场写作需要讲故事

    WHAT：商务环境下如何讲一个好故事

    HOW：他山之石，可以攻玉

    Tips：标题难点在“利益”，写好序言需深思

    IF：深度学习离不开独立思考

    STEP-3 展开内容：快速构建职场常见场景下的行文脉络

    WHY：简单有效的思维模型

    WHAT：两种方式构建行文框架

    HOW：他山之石，可以攻玉

    Tips：让工具为我所用

    IF：深度学习离不开独立思考

    实践任务

    二、准确总结工作：写一份有思想、有高度的工作总结

    STEP-1 成果分类：发掘为自己加分的关键工作成果，并进

    行分类

    WHY：受众关注的是工作成果

    WHAT：提炼并整理自己的工作成果HOW：他山之石，可以攻玉

    Tips：挖掘成果背后的价值

    IF：深度学习离不开独立思考

    STEP-2 排序整理：让工作总结清晰、一目了然

    WHY：信息除了分类还要排序

    WHAT：用三种顺序对工作成果进行整理

    HOW：他山之石，可以攻玉

    Tips：顺理而有序，和谐而不紊乱

    IF：深度学习离不开独立思考

    STEP-3 概括总结：将自己的工作业绩写出高度

    WHY：工作业绩的高度决定工作总结的优劣

    WHAT：通过信息摘要法和逻辑推论法概括结论

    HOW：他山之石，可以攻玉

    Tips：上层的准确源于下层的梳理

    IF：深度学习离不开独立思考

    实践任务

    三、充分说服他人：观点明确、有理有据地进行职场说服

    STEP-1 明确观点：说服他人的前提是有一个鲜明的观点

    WHY：说服需要具备“读者意识”

    WHAT：瞄准目标形成明确的观点

    HOW：他山之石，可以攻玉

    IF：深度学习离不开独立思考

    STEP-2 疑问回答：用充分的依据回答读者心中的疑问

    WHY：说服他人需要换位思考去回答疑问WHAT：采用“疑问—回答”构建说服框架

    HOW：他山之石，可以攻玉

    Tips：方向要明确，语言要清晰

    IF：深度学习离不开独立思考

    STEP-3 逻辑归整：用逻辑推理使说服更有力量

    WHY：逻辑清晰更能使人信服

    WHAT：使用“逻辑”对信息进行归整

    HOW：他山之石，可以攻玉

    Tips：良好思维离不开逻辑

    IF：深度学习离不开独立思考

    实践任务

    四、有力汇报方案：写出有价值、有力度的方案

    WHY：结构化写作的底层逻辑

    WHAT：五个步骤写出系统全面的方案

    HOW：他山之石，可以攻玉

    IF：深度学习离不开独立思考

    实践任务

    后记 跳出结构看结构

    结构思考力学院简介本书工具列表内容提要

    本书核心内容包括导论、基础篇、方法篇。其中，导论部分

    主要强调职场写作技能的必要性和重要性，并解释何为“结构化

    写作”；基础篇介绍了“结构思考力”的四个核心原则；方法篇则针

    对四类职场常见的写作场景，就如何使用“结构化写作”方法进行

    谋篇布局做了详细介绍。

    本书适合作为职场商务人士的写作指导用书，也可供对结构

    化思考感兴趣的人士阅读和参考。序

    有一个电视节目的片段让我印象深刻。一位5岁的小女孩，说话非常清晰且很有条理。主持人问她的妈妈是如何训练孩子说

    话的。妈妈说，也没有什么特别的，就是规定小女孩如果提出某

    个要求，比如想吃什么、想买什么，至少要说出3条理由。

    当时看到这一幕我非常激动，心想，这不就是“重要的事情

    说3点”嘛!

    其实，“结构思考力”并不高远，它一直就在你我身边!

    自结构思考力学院成立至今，我们已经通过线上(微课、训

    练营)、线下(公开课、企业内训)的方式将“结构思考力”的理

    念和方法带给了数百万人。无数的企业负责人、管理者、员工，甚至自由职业者、学生，都向我们表达过感谢，表示自己原有的

    思维模式受到了很大冲击，从方法中收益良多，工作甚至生活也

    潜移默化地受到了影响。我们很欣慰地看到这一切，因为我们的

    努力产生了成效。我们相信“涓涓细流”终将汇成大海。

    与此同时，我们也收到很多关于“写作”方面的反馈：管理者

    向我们抱怨，下属写的邮件、提交的报告、撰写的方案等，让他

    们感到非常“头疼”——满眼都是散乱文字的堆砌、看不到重点和

    主线、概念模糊不清、逻辑推理不严密、前后论证不合理……当

    然，很多中、基层管理者自身在写作方面同样也存在类似问题。

    他们提出的问题总结起来也就是三个方面：不愿看、看不懂、记不住。

    看的人难受，写的人其实也觉得费劲。同样有很多人向我们

    讲述了自己的“难处”：要么面对一个主题两眼茫然，大脑短路，一片空白，完全不知道从哪里下手；要么面对手头的一堆资料、素材不知如何处理，各种千条万绪的信息在脑袋里纠缠不清，理

    不出头绪。

    根据我们长期的观察和分析，发现多数职场人士“不善”写作

    的核心问题不在于是否拥有丰富的词汇或者华丽的文采，也就是

    说问题并非出在“写”本身，而是源于其背后起到支撑作用的“思

    维”出了问题——缺乏系统思维的能力，不善于发现事物之间的

    内在关联，使得大脑中的信息零散而混乱。在这种思维状态下进

    行写作，就难以快速而清晰地构建出行文布局的整体框架，信息

    素材的组织也体现不出条理性和逻辑性，最后写出的“作品”让人

    不愿看、看不懂、记不住。

    对于这一点，芭芭拉·明托女士早已证实。回头看看，我们设

    计开发这门课程的初衷竟与她当初提出“金字塔原理”时的境况不

    谋而合。我们要向芭芭拉·明托女士致敬，我们不过是站在巨人的

    肩膀上，将她的理念和方法做了进一步拓展和延伸。当然，还有

    创新和突破。

    为了帮助职场人士走出“写作难”的困境，我们基于“结构思考

    力”理论体系设计开发了“结构化写作”课程，从位于更深层面

    的“思维”角度切入写作。目前，该课程已经通过在线微课及训练营的形式在互联网上

    推广，会有越来越多的职场人士及在校大学生参与到“结构化写

    作”的学习中。

    为了让更多的人有机会了解这一套方法，我们结合课程的核

    心内容编写了本书。课程理念源于“结构思考力”，因此我们期望

    本书能够帮助更多的职场人士甚至在校学生从思维的层面提高或

    改善写作能力。相信这样的改变对于个人成长和职业发展而言也

    会更加有效和持久。我们相信，思维能力的提升会产生“杠杆效

    应”——思维能力的改善和提高可以“撬动”思考、表达(口头、书

    面)、解决问题等其他方面能力的提升。

    写作是一个很大的课题，泛泛而谈毫无意义，因此在设计之

    初我们就确立了清晰的定位——我们要设计的“写作”课程不是小

    说、散文类的文艺性写作，也不是微信公众号里那些极富煽动性

    的软文写作，而是在商务环境下、职场环境中正式表达、沟通时

    用到的写作。

    即便有了明确的定位，但商务环境下的写作所涵盖的范围依

    然很大。不同行业、不同企业、不同职能、不同岗位所涉及的具

    体写作环境和需求都不尽相同。如何通过有限的内容撬动更大范

    围的应用，从而触及更多的写作需求？结构思考力告诉我们，面

    对复杂局面，一个非常有效的处理方式就是“分类”。

    我们根据写作承载的主要目标，将职场环境中常见的写作场

    景分为四类。·清晰传递信息：在短时间内快速构建写作的框架并组织语

    言，清晰地表达自己的核心内容。

    ·准确总结工作：通过对工作成果的系统性梳理和提炼，形

    成一份有思想、有高度的工作总结。

    ·充分说服他人：强调换位思考，想对方所想，并通过逻辑

    推理的运用强化说服性写作的严谨性。

    ·有力汇报方案：通过系统而全面的五大步骤，写出具有完

    整框架结构、图文并茂的大型方案。

    为了践行“改善国人思维”的使命，我们一直在不断地创新和

    突破。本书的出版也是结构思考力学院迈出的全新一步——

    将“结构思考力”的应用范围延伸至“职场写作”领域。从“结构思考力”到“结构化写作”，我们实际上走了一条“总—

    分—总”的路线。

    “结构思考力”理论体系以“三层次思维模型”为核心，并以其

    为基础形成结构化表达的“五大步骤”，而这五个步骤又包含了大

    量的工具。我们将这些工具进行拆解，再与设定的四类职场写作

    场景进行融合，最终建立起一套能够覆盖到大部分工作环境的职

    场写作的方法。

    而在四类场景的设定上，我们并没有遵循MECE原则做到“不

    重叠”。因为在实际情况下，不同场景的写作方法没有特别清晰

    的边界，而是互有交叉。因此，我们在方法的设计上设置了一定

    的弹性，避免过于死板和僵硬。而在整体布局上，根据不同场景

    的需求和重点，我们将工具拆开，分布在前三类场景中，而在第

    四个场景中重新汇集为五大步骤。

    事实上，虽然“结构思考力”并非专门针对写作，但我们早已

    在为各大企业提供培训时就用来指导职场人士进行商务写作的训

    练了。从学员的反馈和最终效果来看，“结构思考力”从思维层面

    改善人们写作能力的方式是非常有效的，可以说无意间为本书的

    成型奠定了理论和实践基础。

    写作固然需要方法，但其背后更加重要的是有相应思维能力

    的支撑。如果只是停留在对方法表面的理解，那只能是学一个方

    法应对一种情况，可能再遇到新的情况便会束手无策。因此，我

    们始终强调要“拔高”至思维层面看问题，只有从本质上了解方法

    背后的逻辑原理，才有可能做到“一通百通”。当然，本书不仅适用于职场人士，对于在校大学生也同样适

    合。虽然大学生尚未涉足职场，但是写作方法背后的思维方式是

    相通的。另外，本书含有大量的实际案例，有助于学生理解方法

    是如何应用于实践的。

    由于企业对于培训所投入的资源是有限的，许多职场人士

    (尤其是中小企业及大企业的基层员工)都难以接触到优质的培

    训课程，个人的成长和职业生涯的发展很容易遭遇瓶颈。我们希

    望本书对那些追求卓越、寻求突破的职场人士有所启发和帮助。

    同时，在校学生也能通过本书了解到职场写作的主要场景和需

    求，并掌握应对的方法，为其以后进入职场奠定写作技能的基

    础。

    我们欢迎读者朋友带着批判的眼光来看这本书。我们所总结

    的方法必然存在缺陷和不足，也必然存在思维水平不高所导致的

    局限。如果您有更好的思路和想法，请不吝指正。

    编著者

    2017年8月如何阅读本书

    本书包括导论、基础篇、方法篇。其中，导论部分主要强调

    职场写作技能的必要性和重要性，并解释说明何为“结构化写

    作”；基础篇介绍了结构化写作的立足之本——“结构思考力”的四

    个核心原则；方法篇则针对四类职场常见的写作场景，就如何使

    用“结构化写作”的方法进行谋篇布局做了详细介绍。

    “导论”部分可以根据您的实际情况选择看或不看。

    “基础篇”所介绍的四个核心原则“论、证、类、比”必须在阅

    读“方法篇”之前进行深入了解。这四个原则将在您的写作过程中

    起到指引的作用，而最后完成的内容也要使用四个原则进行评

    估，从而发现其中不完善的地方。无论使用“方法篇”中的何种方

    法，最终写出来的内容一定要符合“论、证、类、比”的要求。因

    此，“基础篇”非常重要。当然，如果之前已经对“结构思考力”进

    行过系统的学习，并掌握了四个核心原则的运用，则可以跳过本

    篇直接进入“方法篇”。

    “方法篇”包括四类场景下的写作方法。如前所述，前三类场

    景涉及的方法、工具将在最后一类场景汇集。虽然单从场景看四

    者之间并没有层层递进的关系，但在工具层面，不同场景下使用

    的工具都互有联系。我们建议读者按顺序阅读四类场景的内容，随着阅读的深入，要随时与前面已经看过的内容进行关联。一方

    面可以加深对知识点的理解，另一方面则有利于发现分布在不同

    场景下的工具之间的联系，便于对所有的方法和工具形成系统性的理解和认知。

    需要特别说明的是，在方法篇中，我们对内容的规划借鉴

    了“库伯学习圈”理论。大卫·库伯在总结约翰·杜威、库尔特·勒温

    和皮亚杰经验学习模式的基础上，提出了自己的经验学习模式

    ——经验学习圈理论(experiential learning)。库伯认为，经验学习

    的过程是由四个适应性学习阶段构成的环形结构。四个阶段包括

    体验、反思内省、归纳和应用。如下图所示，这四个阶段不是独

    立存在，而是连续的且随时有可能发生的。

    基于库伯学习圈的四个学习阶段及该理论在技能训练领域的

    应用，我们把方法篇中的各个步骤分为“WHY-WHAT-HOW-

    IF”四个部分，如下图所示。如此，读者阅读本书实际上是经历了

    一次完整的学习过程，而不仅仅只是“读书”。·WHY：作为开场或导入的环节。我们通过一些有趣的现象

    或故事回答读者“为什么”的问题。

    ·WHAT：作为核心知识点的环节。我们对相应的概念、方

    法和技巧进行详细的说明，回答读者“是什么”的问题。

    ·HOW：作为案例分析的环节。我们针对具体的案例进行分

    析，帮助读者对方法建立起更具体的认知，回答读者“怎么用”的

    问题。·IF：作为思考总结的环节。我们会列出一些问题来引发读者

    的思考，希望读者突破传统的阅读习惯，采用“分析式阅读”，甚

    至是“批判性阅读”。

    同时，在每个场景结束时，我们设置了相应的练习和实践任

    务。本书带给大家的是一些实用性非常强的方法。如何将这些方

    法转变为自己的技能？没有捷径可走，唯有通过大量的练习与实

    践才能实现这样的转变。导论 增强核心竞争力的“结构化写作”

    在这个靠“码字”就能成功打造个人品牌、并获得良好的经济

    收益的时代，写作能力被提升到了一个新的高度。“写作”这个原

    本不是那么特别的词被赋予了更多的内涵，好像人人都可以通过

    写文章建立起独特的个人品牌，并收获某种成功。能达到这种状

    态固然可喜，但对于大多数人来说，人生的主战场还是在商务环

    境下的职场。在职场中打拼和奋斗的人们，更关注如何提升和加

    强自己的核心竞争力，这才是职场人士的“正事儿”。

    职场人士的核心竞争力有哪些呢？很多，随便一想就是一大

    堆。我们单从信息传递的维度，就可以总结为“听、说、读、写”的能力。其中“听”和“读”是一种“输入”——调动耳朵和眼睛接

    收信息，“说”和“写”则是一种“输出”——使用嘴和手表达信息。

    对“说”和“写”，我们还可以称之为“口头表达”和“书面表达”。

    在职场的大多数场景下，“输出”能力显得尤为重要，因为它

    能为你争夺“话语权”。

    对于“写”这样一个书面表达的能力，不仅仅是简单的语句组

    合的技巧，更是一个人思维能力和知识水平的体现，它反映了一

    名职场人士的整体职业素养。在其他条件旗鼓相当的前提下，思

    维敏捷、能言善辩者定是领导提携和培养的首选之人。可见写作

    能力是实现个人价值的核心竞争力。一、职业发展需要强大的写作能力

    《明朝那些事儿》里面有这么一段，让我印象非常深刻。

    吴晗先生统计过，从洪武十七年(1384)九月十四日到二十

    一日，仅仅八天内，他收到了一千六百六十六件公文，合计三千

    三百九十一件事，平均每天要看两百份文件，处理四百件事情。

    这真是一个让人胆寒的数字，朱元璋时代没有劳动法，他干

    八天也不会有人给他加班费。但他就这么不停地干下去，这也使

    得他很讨厌那些半天说不到点子上的人。有一个著名的故事就表

    现了这一点，当时的户部尚书茹太素曾经上了一篇奏折给朱元

    璋，朱元璋让人读给他听，结果，读到一半就用了将近三个钟头

    时间，都是什么三皇五帝、仁义道德之类，朱元璋当机立断，命

    令不要再读下去，数了下字数，已经有一万多字了。

    朱元璋气极，命令马上传茹太素进见，让侍卫把他狠狠地打

    了一顿。

    我们把重点数字拎出来：8天，1666件公文，合计3391件

    事。朱元璋这个老板当得真是不轻松!再看看他的“员工”茹太素

    (还是一位“高管”)的关键数据：3个钟头，10000多字。老板这

    么忙，茹尚书写奏折还说不到重点，浪费老板的宝贵时间，挨一

    顿揍也算是轻的了。

    古代没有计算机，没有网络，官员们汇报工作主要是通过写

    奏折。文笔好的官员往往更容易脱颖而出，赢得皇帝的青睐，从而实现“职业生涯”的良好发展，甚至走向人生的巅峰。

    我们把镜头拉回现代。信息技术的发达，通信网络的广泛覆

    盖，让我们的沟通异常便利。那么，写作是否已经变得毫无意义

    了？

    结果恰恰相反!

    信息交流的便利反而更加凸显了写作的意义和作用。想想那

    些风头正劲的自媒体、公众号，便能感受到写作产生的震撼力

    量。

    写作可谓古代职场的基本技能，甚至核心技能。现代职场又

    如何？有过之而无不及。

    身处职场，我们随时都要将自己的想法转化为文字，或写在

    纸上，或敲进电脑，抑或印刷出来，然后传递给其他人，让他们

    了解我们所要表达的想法。这是一个显性化的过程，也是一个转

    化的过程。如何将原本隐藏在自己大脑中的那些想法有效地提取

    出来，然后组织语言形成文字，最后清晰准确地呈现在他人面

    前，这需要强大的写作能力。

    为什么职场中善写之人更容易得到领导的青睐？真的是因

    为“写作能力强”吗？我们从更深层的角度看，其实不尽然，写作

    不仅仅是写作。

    1.写作能力是思维水平的体现约翰·彼格斯和凯文·科利斯在《学习质量评价》一书中，基

    于皮亚杰的认知发展阶段论，提出了可观察的学习成果结构分类

    评价理论。可观察的学习成果结构(Structure of the Observed

    Learning Outcome，SOLO)，是通过观察一个人回答某个问题时

    所表现出来的“思维结构”来测量其思维水平(不是说这个人处于

    某个水平，而是他在面对某个问题时所表现出来的思维水平)。

    根据SOLO分类评价理论，他们把学生对某个问题的学习结

    果由低到高划分为五个层次：前结构、单点结构、多点结构、关

    联结构和抽象拓展结构，如上图所示。

    这五个层次的具体含义如下。

    ·前结构层次(prestructural)：学生基本上无法理解问题和解

    决问题，只提供了一些逻辑混乱、没有论据支撑的答案。·单点结构层次(unistructural)：学生找到了一个解决问题的

    思路，但却就此收敛，单凭一点论据就跳到答案上去。

    ·多点结构层次(multistructural)：学生找到了多个解决问题

    的思路，但却未能把这些思路有机地整合起来。

    ·关联结构层次(relational)：学生找到了多个解决问题的思

    路，并且能够把这些思路结合起来思考。

    ·抽象拓展结构层次(extended abstract)：学生能够对问题进

    行抽象的概括，从理论的高度来分析问题，而且能够深化问题，使问题本身的意义得到拓展。

    从SOLO分类评价理论可以看出，一个人的思维层次越高，在面对具体的问题时就越善于看清事物的本质，并以系统的眼光

    看问题，在那些看似孤立、彼此不相关的信息之间建立联系，通

    过归纳概括进行有机的整合，最后还能通过演绎的方式进行推理

    和预测。

    不善写作的人往往很难通过文字准确地描述出问题的关键所

    在，他们的表达总是显得混乱和模糊。他们很少对行文的脉络进

    行构思，总是想到哪里写到哪里。在他们的文章中看不到明确的

    观点和有效的论证。

    再看善于写作的人，他们目标明确，能有效制定写作策略，系统地构思，快速搭建行文框架，搜集并整理写作素材，然后组

    织语言完成写作。写出来的文章言之有物，条理清晰，论证有

    力。如果没有高层次的思维水平做支撑，这样的状态是难以实现的。

    用我们熟知的冰山模型来类比，写作能力就是“冰山”位于水

    面上的表层技能，而深层次影响写作的还是我们的思维水平。

    许多人的写作水平低下，与我们的传统教育理念不无关系，因为传统的语文教育大多不注重思维能力的训练。可以回想一

    下，小时候我们是如何学习写作文的？在应试教育的体制下，说

    明文、记叙文、议论文有着各种固定的模板，我们直接往里面填

    充内容就可以了。

    另外，传统语文教育的重点，放在了教学生如何遣词造句

    上。更多的时间是让学生去背诵和记忆那些零散的知识点，而没

    有告诉学生一篇好文章的背后所隐藏的作者对事物的辩证思考。

    如此一来，造成的结果就是学生更关注单个词语和看似华丽的语

    句，却难以对写作进行整体性思考。最终，学生的思维停留在低

    层次的水平，不仅写作，看待问题、分析问题也很难做到系统而

    全面。

    实际工作中，多数情况下我们的写作都是围绕问题的分析和

    解决来进行的。如果你没有把问题想明白，就不可能把关于问题

    的思考过程有条理地写清楚。换句话说，如果你的思维能力有

    限，在面对问题的时候就很难做到思路清晰，更别说还要高效、准确地写下来。

    约翰·杜威这样评价有意义的思维：“应是不间断的、一系列

    的思量，连贯有序，因果分明，前后呼应。思维过程中的各个部分不是零碎的大杂烩，而应是彼此应接、互为印证的。”我们可

    以体会一下一次有效而高质量的写作带给我们的感觉，不正是应

    该像杜威对思维的描述这样吗？

    一个人的思维是否严谨，是否拥有良好的思维习惯，是可以

    通过写作得以体现的。

    2.写作能力是职业素养的体现

    在时兴打造个人品牌的网络时代，身在职场的商务人士也同

    样需要在自己的圈子里建立良好的个人品牌。而职场个人品牌的

    建立离不开良好形象的塑造，其中很重要的一环，就是在领导、同事以及客户面前体现出优秀的职业素养。

    职业素养落在写作上，可以是一封邮件、一份报告或一个方

    案，甚至还可以是手机发出的一条短信，这些都是职场写作的常

    见类型。对方看到的是一段文字或一篇文章，但你向对方展现的

    不仅仅是你的文笔，还有你对事物的理解和分析问题的思路，以

    及你对待工作的态度。而你的职业素养水平，也通过这些因素得

    以体现。

    从输入和输出的角度看，写作是一种“输出”，它是对自己过

    往的“输入”进行提取和加工的能力。过去的输入积累越深厚，可

    以加工的原材料就越丰富，写出来的东西也就越具水准。所以，输出这一端可以从某种程度上反映输入端的水平。韩愈的“学以

    为耕，文以为获”，朱熹的“问渠哪得清如许，为有源头活水来”都

    是在说这个道理。写作能力强的人展现出的是一种“腹有诗书气自华”的职业素养。

    企业规模越大，写作技能就越有用武之地。工作沟通、制度

    宣导、会议纪要、项目方案及各类报告，组织内的各种信息最后

    必定是以文字的形式进行传播。擅长写作的职场人士则能通过各

    种传播渠道，展现自己专业的职业素养水平，也必将获得更多的

    发展机会。二、职场写作是一种特殊的写作

    与其他环境下的写作不同，无论是形式还是内容，职场写作

    都具有完全不一样的性质和特点。

    职场写作不是为了随心所欲地抒发个人情感，更不是讲令人

    潸然泪下的感人故事。职场写作往往承载着具体的工作任务，有

    着明确的方向和目标，还有严格的时间限制。这就意味着，无论

    是管理者还是普通员工，职场写作都是工作的一部分；在某些情

    况下，写作成果甚至会成为绩效考核的一部分。

    1.职场写作具有说服性

    职场写作的一个很显著的特点就体现在“说服性”。

    给同事写一封邮件，说服对方认可自己的某一想法；给领导

    写一份报告，说服领导批准某个方案或者采纳某个建议；给客户

    写一份方案，说服客户购买公司的某个产品或某项服务。

    这种情况下的写作与我们在学校所学的那三种文体(说明

    文、记叙文、议论文)还是有很大区别的。也许我们会在某些情

    况下对某产品的功能进行说明，对某一事件发生的经过进行描

    述，或者针对某个提案发表自己的看法，但我们写作的最终目的

    是为了“说服”他人。

    这种以说服为目的的写作，我们称之为“说服性写作”，它在

    英语中有一个专属的名词：Persuasive Writing。这个时候的写作就成为一种目的性极强的写作：希望读者看完以后认可我的观

    点，或者做出我希望看到的行动(The writer writes to convince the

    reader to believe or do something)。

    为了成功达到“说服他人”的目的，我们要采用一种特别的结

    构。首先要表明你的态度(attitude)，这就需要一个具体而明确

    的观点(thesis statement)。只有观点还不够，必须给出充分的理

    由(reason)，形成强有力的论据(argument)。最后还不能草

    草收场，还得来一个有高度的总结(closing)，再一次强调自己

    的结论(conclusion)。

    所以，职场写作是一种“说服性写作”。

    2.职场写作具有逻辑性

    为什么说职场写作需要具备逻辑性呢？

    前面提到，工作中的写作带有明确的目的性，而并非泛泛而

    谈。因此，职场写作需要达到的状态是高效、准确、清晰和明

    确。而缺乏逻辑的文章(邮件、报告)显然不能满足这一要求。

    我们可以回顾一下人们对于“缺乏逻辑性”的写作有何评价：

    不流畅、不连贯、观点不清晰、概念模糊、以偏概全、论证不严

    谨、推理错误以及层次不清……问题还真不少。

    稍作总结，写作上缺乏逻辑主要体现在“由点到面”的三个方

    面：一是观点不明确，概念模糊，不能向读者明确地展现自己的

    观点；二是语句不通，前言不搭后语，语句之间没有关联；三是结构松散，全文的构思布局混乱，毫无章法可循。非常擅长写作

    的毛泽东如是说：“写文章要讲逻辑。就是要注意整篇文章、整

    篇说话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在

    的联系，不要互相冲突。”

    因此，我们可以说，缺乏逻辑的写作会使工作中信息传递的

    准确性、有效性大打折扣。一篇文章或一份方案，被领导反复打

    回，被客户一次次质疑，无形中降低了沟通效率，增加了沟通的

    时间成本。

    哲学家、逻辑学家罗素曾说过，一切哲学问题经过分析后会

    发现其实都是语言问题，而语言问题归根结底却是逻辑问题。

    3.职场写作具有时效性

    工作中，领导经常这样指派写作任务：下午3点前，把报告

    放到我的桌上；今天下班前，把这个方案写好；明天上班前，我

    要收到你的邮件。客户也经常会这样提出要求：方案明天中午12

    点之前给我可以吗？(潜台词：必须可以)你的项目报告我怎么

    还没收到？等一会儿开会要用!

    此外还有一些特殊情况，比如部门刚刚举办了某活动，领导

    要求写一篇关于活动的报道；公司组织召开了某个会议，你被要

    求写一份会议纪要。而你过了十多天才拿出来，结果可想而知。

    “天下武功，唯快不破”。身在职场，我们的“武功”就是各种

    工作技能，其中就包括写作的能力。不仅完成工作任务需要赶时

    间，写一封邮件、一份报告或一个方案，都有很强的时效性。对方不可能给你足够充裕的时间，让你坐在洒满阳光的草地上，品

    着咖啡、晒着太阳，慢悠悠地写作。快速成文，而且要准确有

    效，这才是职场写作的真实画面。

    抛开他人的要求，从我们自身的角度看，职场写作也要快。

    因为除了写作，还有很多其他事情等着你去完成；如果在写作上

    花费太多的时间，那么，你可能就得通过加班才能做完其他事

    情。

    我们的各项工作任务往往是息息相关、环环相扣的，写作只

    是其中的一个环节，也是特别重要的一环。时效性要求我们必须

    在短时间内快速成文、高效交付。

    而写作水平不足，影响的将是我们整体的工作效率。三、“结构化写作”是职场写作的利器

    在为不同行业、不同类型的企业提供“结构思考力”培训服务

    时，企业的培训管理者经常会问：有没有专门针对职场写作的培

    训课程？他们认为，无论是管理者还是基层员工，无论是技术人

    员还是销售人员，都亟待提升商务环境下的写作能力。虽然“结

    构思考力”的部分内容也会涉及书面表达，但毕竟不是专门针对

    写作而设计的课程。

    最终，我们结合“结构思考力”的核心理念与方法，特别设计

    开发了《结构化写作》课程。通过提供覆盖工作中四类常见场景

    的写作方法和技巧，帮助职场人士甚至非职场人士改善或提高商

    务写作的能力。

    1.什么是“结构化写作”

    世间万物皆有结构。何为“结构”？各个组成部分之间的搭配

    和排列称为“结构”。一篇文章同样具有结构的属性，即文章的各

    个部分(要素)之间互相搭配和组合。还可以形象地将文章的结

    构理解为“骨架”，外在表现形式是结构，背后反映的其实是作者

    行文或对问题进行分析思考的思路。

    文章若具备了好的结构，呈现出来的是框架清晰、逻辑性

    强、主题突出、观点明确。反之，如果文章缺乏好的结构，表现

    出来的则是思路混乱、主题不明、毫无逻辑。

    到底什么是我们所说的“结构化写作”呢？我们可以这样定义：它是针对商务和工作环境下的写作特点，基于“结构思考

    力”的核心理念，采用结构化的方法和步骤进行的写作方式。这

    种写作方式可以帮助职场人士快速梳理写作思路，构建行文框

    架，有效地组织信息以及素材，最终形成条理清晰、重点突

    出、层次分明、富有逻辑的文章(报告、方案或邮件等)。

    现代著名美学家、文艺理论家朱光潜在《选择与安排》中如

    是说：“在作文运思时，最重要而且最艰苦的工作不在搜寻材

    料，而在有了材料之后，将它们加以选择与安排，这就等于说，给它们一个完整有生命的形式。材料只是生糙的钢铁，选择与安

    排才显出艺术的锤炼刻画……变迁了形式，就变迁了内容。” 朱

    光潜先生所说的“形式”，与“结构”有异曲同工之妙。

    对于职场写作而言，朱光潜的这段话也同样适用。工作环境

    下的写作，重要的不是优美华丽的辞藻，而是准确高效的表达，能让对方一目了然地看清行文结构，看出你想要表达的核心思

    想。很多时候，我们手中不缺少素材，反而是面对大量的素材却

    不知如何将它们有效地组织起来。

    结构化写作就是一种帮助大家提炼与组织“素材”的有效方

    式。

    2. “结构化写作”从思维层面提升写作能力

    了解“结构思考力”的朋友都知道，它是一套关于思考的系统

    方法论，传递的是“透过结构看世界”的核心理念。结构思考力提

    出了“理解—重构—呈现”三层次模型，这个模型是底层方法论，也是一种思维框架。这个框架已经帮助众多职场人士实现了对原

    有思维结构的“改造”，将自己的思维层次提升到新的高度。

    总体而言，“结构思考力”是从底层思维切入，基于“只有思维

    品质改善，才能从根本上提升建立在思维能力基础之上的其他能

    力”这样一个假设，通过系统的方法和工具，帮助人们改善思维

    品质，提升思考能力。

    现在，我们又将结构思考力的应用范围延伸到职场写作领

    域，开发了《结构化写作》培训课程。前面已经说过，课程是建

    立在“结构思考力”的基础之上的，经过精心设计，在对结构思考

    力的经典工具和方法进行延续的同时，结合职场写作的特点与需

    求，开创并融入了创新的解决方案。这一点从课程的整体布局和

    架构安排上便可见一斑。

    因此，我们可以说“结构化写作”虽然在形式上是在讲写作的

    方法和技巧，但底层逻辑依然是帮助职场人士对自己原有的思考

    结构进行反思，并能够构建结构化的思维模式，进而通过结构化

    的方式进行思考和表达。而结构化写作也符合写作的本质规律

    ——首先要把关于主题的思路理清楚，然后才有可能在写作的时

    候做到逻辑清晰、语句通畅。

    3. “结构化写作”让你的写作更轻松

    我们知道，有太多职场人士“不喜欢”和“不擅长”写作。而不

    喜欢与不擅长构建起来的是一种恶性循环的关系，只会让自己的

    写作原地踏步，没有任何改善。那如何才能让自己对写作做到既喜欢又擅长呢？这就需要一个好的方法。

    如果写作方法不合适，那只会弄巧成拙。

    西汉后期，公文文风受赋和骈文的影响，出现了忽视内容、过分追求形式的不良倾向。赋是盛行于汉代的一种文学体裁，其

    特点是以铺叙描写为主，讲究辞采，语句整齐，半散半韵，似诗

    而实文。它的行文特点根本不适合于公文写作。自西汉中期开

    始，有人用赋体来撰写章、疏之类的公文，致使部分公文丽词满

    篇而内容不实。如东方朔的一篇上书竟达十余万字，而汉武帝却

    大加赞美，这势必助长公文写作过分注重文采、崇尚繁冗的不良

    之风。

    结构化写作就是一个帮助大家喜欢写作、擅长写作的好方

    法。

    结构化写作主要针对职场工作环境下四类常见的写作场景，包括传递信息、总结工作、说服他人以及汇报方案。我们的方法

    不针对特别具体的写作任务，而是按照工作中写作所侧重的目的

    进行分类。因为在实际工作中，不同任务下的写作方法没有非常

    清晰的边界。在同一主题下，可能会涉及不同的目的。例如向客

    户推介一款产品，其中既需要对产品进行清楚的描述和说明，还

    需要说服客户认可这款产品。那么，在写作上就可能同时需要用

    到“传递信息”和“说服他人”的方法。

    同时，结构化写作的这四种分类之间也并非彼此完全独立。

    之所以如此分类，也是希望强调：基于不同的表达目的，需要采用不同的写作方法。有了合适的方法，一方面可以快速成文，另

    一方面则会让写作更有力度，更有利于实现写作目标。

    在具体操作层面，我们首先给出的是整体而系统的写作框

    架，然后才是具体的方法、工具和技巧。这样的设计和安排正是

    基于“结构思考力”的核心理念：无论是分析问题还是沟通、表

    达，都要建立起“先框架后细节，先整体再局部”的结构化思维模

    式。在动手写作之前，先对文章的谋篇布局进行构思，在大脑中

    搭建起清晰合理的结构，理顺思路，最后才是组织语言完成写

    作。

    相信很多人经常听到身边的同事甚至领导关于写作的抱怨，他们说得最多的就是“完全没有头绪”“一点思路都没有”“不知从哪

    里入手”。没头绪、没思路主要有两个原因：一是本身就没有把

    问题想清楚，因此写不出来也在情理之中；二是自己想清楚了，但不知道如何清晰地表达出来，让别人也清楚。如果再进一步分

    析，更深层的原因则是因为缺少有效的思考框架。而结构化写作

    恰恰提供的是一些逻辑性、可操作性都很强的思考与写作框架，在这些框架的指引下，职场人士就能有效而快速地厘清头绪、梳

    理思路。基础篇 结构化写作需要掌握四个核心原则

    前面我们说到，结构化写作的核心理念源于“结构思考力”，而“结构思考力”又有四个必须遵循的基本原则，因此，结构化写

    作也同样要建立在这四个核心原则的基础之上。

    我们首先来看一个案例。

    W公司，人力资源部总监李明杨(HR李)刚坐下打开计算

    机，一封新的邮件就跳了出来，是国际事业部张创(国际张)发

    来的：

    李总，您好。我是国际事业部的张创，去年10月中旬，人力

    资源部曾要求各部门上报2016年的大学生招聘计划。由于我部业

    务的特殊性，不仅要求有较高的英语水平，而且要懂得一定的专

    业知识，这类人员在校内招聘的难度很大。此外，由于我们公司

    的薪酬水平较低，即使招聘来也很容易流失，过去几年的流失率

    高达74%。为此，我们国际事业部多次召开会议，并初步达成共

    识：公司需要制定中长期的人才规划，以吸引并留住优秀人才。

    但是，到底该如何操作，尚无具体方案。我刚和总裁通过电话，他建议我直接与您沟通，不知您有何意见和想法，请尽快告知。

    HR李精通人力资源六大模块，对招聘工作更是轻车熟路。

    他稍作思考就有了思路，一向雷厉风行的他马上给国际张回复了

    邮件：

    张创，你好。针对你提出的问题，我将采取以下措施。首先，我会派人去国际事业部进行已流失人员情况的调查，并分析原因；接着，我会安排人做一份同行业薪金水平的调查，对比分析国际事业部的薪金水平情况。关于流失原因呢，我会派

    人与流失人员进行面谈。我还会安排人草拟一份适合公司特点的

    中长期人才规划，当然，之前会派人到国际事业部听取意见。对

    于员工培训管理规划我们也会进一步修改完善，重点突出英语培

    训。另外，我们会与财务等部门沟通，了解公司的工资水平承受

    能力，看看国际事业部人员薪金提升幅度的可能性。关于国际事

    业部从在校学生中招聘难的问题，我们会考虑适当扩大招聘范围

    和招聘方式，制定新的招聘制度。总之，我们会从“选、育、留”三个方面着手，帮助国际事业部吸引并留住优秀人才。对

    了，吸引员工、留住人才的机制也要逐步建立起来。

    要做的事很多，一步步推进吧。

    读者朋友可以来一次角色代入，想象自己就是国际张，看完

    HR李的这封邮件后有什么感觉？

    首先，你能坚持把HR李的邮件的全部内容仔细看一遍吗？

    相信大多数人看不到一半就已经不想再看下去了。

    再者，看完后你能快速抓住HR李所要表达的重点吗？你能

    记住他的核心内容吗？

    可以想象的画面是，国际张本人看完后，眉头是紧锁的，内

    心是崩溃的。

    大多数人看完HR李的邮件会产生两种感觉：一是结构不清晰，信息显得非常零散且杂乱，缺乏条理性，让人抓不住重点；

    二是记不住，看完这一条信息就忘了那一条，看完后面就已经记

    不住前面的内容了(何况根本就看不下去)。

    请再思考一个问题：如果周围的领导和同事都用这种表达方

    式向你传递信息，你的工作会是怎样一种状态？

    好了，既然我们非常不喜欢HR李的表达方式，那么我们何

    不用自己喜欢的方式给他改一改呢？如果你是HR李，你觉得如

    何写这封邮件能让国际张看完不抓狂，让他能快速理解并记住你

    想要表达的核心内容呢？

    如果想好了，请写下来：

    ____________________________________________________

    对于学习而言，思考和分析的过程比所谓的标准答案更重

    要。所以，先别急着寻找答案，让我们围绕HR李的这封邮件重

    点探讨四个问题。

    问题1：为什么我们不能快速领会到HR李的核心思想？

    HR李的邮件内容中既有各种详细、具体的措施，也有统领

    性的安排。他用到一个关键词“总之”，也就是说“从‘选、育、留’三个方面着手”是能够把前后那些具体措施全部概括进去的。

    而HR李几乎是把这个总的概括放到最后才写出来。

    这样的表达方式恰恰折射出我们习以为常的一种沟通习惯：一是说话喜欢兜圈子、做铺垫；二是不喜欢直接说重点，而是习

    惯上来先说细枝末节的具体事项。所以，我们经常会在生活和工

    作中看到一个人很不耐烦地对另一个人说“有话请直说!”或者“说

    重点，我忙着呢!”这个人为什么会不耐烦呢？其实就是听了半

    天也听不出个所以然，不知道对方到底想表达什么观点，不明白

    对方说这些话的目的是什么。

    这种表达方式放在日常生活中也就罢了，但是在“分秒必

    争”的商务环境下，在“效率为先”的职场中，这样的方式就显得不

    合时宜了。所以，从提高沟通效率的角度说，我们应该开门见山

    地表明来意，明确地告诉对方我们的核心观点或中心思想是什

    么。

    问题2：为什么HR李的邮件看起来那么零散杂乱？

    从内容上看，HR李实际上一共说了8条措施，不多也不少。

    这8件事单独拿出来看，其实也很简单、很容易理解。但它们就

    这么简单粗暴地凑到一块，或者说“一坨”，立马变得不和谐了。

    这种不和谐就体现在“零散”和“杂乱”上。

    之所以显得零散和杂乱，本质原因是这些信息之间没有建立

    起明显的关联。HR李与其说是在写邮件，不如说是在进行信息

    的罗列甚至堆砌，因为他没有对信息进行深层次的处理和加工。

    我们用下面这张图片来表示HR李这封邮件的状态再合适不

    过了。相信绝大多数人在看到面前摆了一堆如此凌乱的纽扣后，不管有没有强迫症，都会下意识地想着把它们分一下类。只要按照不同的形状和花纹就可以很容易地把它们分为不同的类别。

    没错，分类就是我们处理复杂局面最有效的方式之一。心理

    学家早就发现，人们更喜欢记忆那些富有规律性的信息。而分类

    就是这样一种方式，它让人们可以发现不同信息之间的内在关

    联，找到其中暗藏的规律，从而使信息更容易被理解和记忆。

    HR李的邮件之所以显得零散杂乱，非常关键的原因就是缺

    乏分类。其实，他在总结句里已经分了“选、育、留”这三类，但8条具体的举措却没有与这三类形成明确的对应，因此，整体布

    局就显得非常散乱。

    问题3：为什么我们不太容易理解和记忆HR李的邮件的内

    容？

    通过前面对问题2的分析，我们知道了在信息多而杂乱的时

    候要进行分类，进而使内容显得更清晰一些。那么是不是分好类

    就完事儿了呢？下面我们看一个简单的例子：

    很明显，上面的表格是非常清晰而且准确的分类，表格中的

    食品分别属于水果类、肉类、豆类。如果我只是摆出这样一张

    表，其他任何信息都不再给出，你会有什么感受？你一定会觉得

    莫名其妙!你会产生一堆的疑问：这个表是想表达什么呢？这些

    东西很好吃吗？都很有营养吗？都是健康食品？……说到这儿，大家已经明白了，这些分类缺少一个总结性的观点，缺乏对分类

    信息的概括，所以让人看得不明白，根本不能理解它想传递的核

    心思想是什么。我们给每个分类加上观点，看看会有什么变化：这个例子中的分类很简单，正常人一眼就能看明白其分类依

    据是什么。但是在实际工作中，我们传递出去的信息往往要复杂

    得多，可能只有我们自己心里才清楚为什么要这样分类。这时

    候，我们就更需要对分类信息进行总结概括，并形成一个明确的

    观点，这样对方才知道下面层次的那些分类信息之间的关联。此

    外，有了明确的观点，对方的记忆负担也会减轻很多，可能他只

    需记住少数的核心观点即可，而不需要把所有的细节都记住。就

    算他需要记忆细节，也能通过核心观点与细节之间的联系帮助自

    己记忆。

    问题4：为什么HR李的邮件让我们感到混乱而缺乏条理

    性？

    前面我们说了，HR李的邮件涉及很多方面，有薪酬、规划、培训和招聘等，而且有的方面好像还有分支，讲了不止一件

    事。让我们发挥一下想象，把这些方面的信息想象为一个个的小

    圆圈。首先，这些小圆圈就是很凌乱地摆放着。其次，HR李的

    邮件呈现出的状态更像是在这些小圆圈之间胡乱蹦跶，一会儿跳

    到这个圆圈，一会儿又跳到另一个圆圈，让人眼花缭乱、应接不

    暇。最后，邮件给我们的感觉就是一个字：乱。

    叶圣陶先生说过：“思想是有一条路的，一句一句，一段一

    段，都是有路的，好文章的作者是决不乱走的。”

    混乱的反义词是什么？有序，有秩序!“秩”侧重于有条理、不混乱；“序”侧重于有先后、不颠倒。

    因此，我们要为这些零散的信息建立起一种合理的秩序，让

    它们体现出一种容易让人理解的规律。秩序落在沟通表达上，其

    实就是将内容按重点突出、主次分明、有先有后的顺序进行排

    列。还是用我们刚才想象的小圆圈，它们本身有大有小，还有各

    种形状，就像“问题2”中图片所示的那些纽扣一样。我们在分完

    类之后，还要按照从大到小或从小到大的顺序摆放，这样呈现出

    来就是一幅井然有序的画面。

    好了，HR李的邮件引发了我们很多的思考。现在，我们可

    以对这四个问题的思考结果做一个简单的汇总：

    ·每一次表达都要形成一个统领性的、明确的观点或结论，而

    且要在第一时间让对方知道，便于让对方快速领会我们的核心思

    想；·如果所要表达的内容包含很多信息，就得按照一定的标准对

    信息进行分类，使内容看起来清晰而系统；

    ·信息经过分类以后，还需要对它们进行总结、概括，形成明

    确的观点，便于对方理解和记忆；

    ·各个类别之间、每个类别下的信息之间，要按照一定的顺序

    进行排列，使内容有条理、有规律。

    如此一来，我们找到了HR李的邮件“失败”的原因，以及应对

    的解决方法。对于如何写好HR李的这封邮件，我们有了一些标

    准。在这些标准的指引下，我们帮HR李重新组织一下：

    张创，我将安排人员查明原因，并从“选、育、留”三方面制

    定措施，帮助国际事业部吸引并留住人才。

    第一，查明原因方面主要做两件事：一是做流失人员情况的

    调查；二是与流失人员面谈。

    第二，从“选、育、留”三方面制定措施，具体如下：

    选：改善招聘现状，提高招聘效率。

    ·适当扩大招聘范围

    ·制定新的招聘制度

    育：加强培训管理和培训的针对性。·修改完善员工培训管理规划

    ·重点突出英语培训

    留：提升薪资、建立机制。

    ·分析并调整薪资水平，提高薪资竞争力

    ·建立长效机制与规划，留住人才

    将HR李原来的邮件内容与我们修改后的表达方式进行对比

    就能发现，经过优化，首先从视觉上就显得清晰和清爽了，不再

    是之前那种拥挤在一起的“一坨豆腐块”；内容上则显得重点突

    出、有条理且层次分明。另外，这样的表达方式让国际张更容易

    理解HR李的核心思路，也让记忆更轻松。

    说到这儿，你应该有了深刻的体会，那就是对于这样一段信

    息，不一样的表达方式所达到的效果是完全不同的。这样的对比

    其实普遍存在于我们的实际工作中。同样的内容，有的人讲得拖

    泥带水、语无伦次，让人不知所云；换另一个人，可能寥寥数语

    就能让对方听得明白、看得真切。

    我们有一位学员如此评价她的领导：“除了他的为人确实很

    好外，还有很重要的一点，即他的能力很强。与他共事以来，我

    一直佩服他强大的逻辑思维能力。不管多么复杂的问题，经他一

    梳理就立刻变成简单的几条。汇报工作，我要说一大堆，而他几

    句话就沟通完毕……”正如这位学员所说的，清晰表达的背后，是强大的思维能力

    在支撑。思维能力包括很多方面，其中对于职场人士来说，结构

    化的思维能力是至关重要的一个方面。

    那么，到底应该如何构建结构化的思维能力呢？

    其实，前面我们在对HR李的表达进行优化的过程中，就已

    经在运用结构思考的能力了。经过优化后的表达变得清晰而有条

    理，这是因为它背后隐藏着一种结构。这是一个类似组织架构图的结构，核心骨架(最上面的三

    层)看起来像一个金字塔：位于最顶端的是所要表达内容的核心

    观点或思想，横向上从不同的维度展开(广度)，纵向则是一层

    层地往下延伸(深度)。如果我们在分析问题或表达、沟通时，能在大脑中快速构建出这样的结构，就能用很短的时间把一件事

    想清楚，然后说明白。

    如果结构是“内容”的一种“内在形式”，那么它也应该是内容的组成部分。一段好的内容应该具备一个好的结构。换个角度

    讲，结构也会反作用于内容。不同的结构“形式”会让内容呈现出

    完全不同的效果。金字塔结构是一种可以让内容更清晰、更符合

    逻辑的结构。

    这种金字塔结构从构造上看并不复杂，好像构建一个也并不

    困难。但如果我们设定一些标准，也就是说必须在符合这些标准

    的前提下进行构建，那就变得不那么容易了。

    是什么样的标准呢？

    在前面的案例中我们思考了四个问题，也相应地得出了四个

    答案，然后，我们完成了对HR李邮件内容的优化。其实，这四

    个问题的答案正好对应了构建金字塔结构的四个“标准”：结论先

    行、以上统下、归类分组和逻辑递进。

    ·结论先行：一次表达只支持一个核心观点或中心思想，并

    且要放在开头的位置。

    ·以上统下：上一层结论是对下一层信息的概括和总结，下

    一层信息则是对上一层结论的解释和说明。

    ·归类分组：具有相似性或相互关联的信息要按照一定的标

    准进行分类，归为同一个逻辑范畴。

    ·逻辑递进：同一逻辑范畴的信息必须按照一定的逻辑顺序

    进行排列。这四个“标准”就是结构思考力的四个核心原则，在这四个原

    则的指导下，我们就能构建起结构化的思维框架，从而进行清晰

    高效的沟通、表达以及问题分析。

    为了帮助大家记忆，我们把这四个原则简化为四个字：论、证、类、比。“论”对应“结论先行”，强调的是一次表达一定要有

    清晰明确的结论；“证”对应“以上统下”，强调上下层级之间的论

    证关系；“类”对应“归类分组”，强调分类的重要性；“比”对应“逻

    辑递进”，强调同一层次、同一组信息之间要进行比较，从而确

    定信息排列的顺序。

    从上面的说明中我们可以看出，四个原则实际上分别体现了

    各个信息要素在纵、横两个方向上的关系。其中，结论先行、以

    上统下属于纵向，重点体现上下层级之间的关系；归类分组、逻

    辑递进属于横向，重点体现同一层次信息要素之间的关系。如下

    图所示。也正是通过这纵横交错、相辅相成的四个原则，我们才能构

    建起一种“立体化”的思维模式。在分析问题、沟通表达时，就能

    做到“横向”系统全面、有条理，“纵向”明确清晰、有层次。最终

    帮助我们做到：面对问题能想明白，传递信息能说清楚。

    接下来我们深入探讨这四个基本原则，看看它们是如何给我

    们的写作带来帮助的。一、论：结论先行

    一次表达只支持一个核心观点或中心思想，并且要放在开头

    的位置

    首先我们要谈两个问题：第一，什么是“结论”？第二，为什

    么结论要“先行”？

    1.什么是“结论”

    根据《现代汉语词典》的释义，“结论”有两个解释：①从前

    提推论出来的判断；②对人或事物所下的最后论断。

    从逻辑学的角度来看，“结论”是从一定的前提推论所得到的

    结果，是对事物做出的总结性判断。这个定义可以看作对《现代

    汉语词典》中两种解释的汇总。

    而从哲学的观点来看，“结论”是相对一定的“条件”而言的，结论与条件互为因果关系。条件(原因)是引起一定现象的现

    象，结论(结果)是由于条件作用而产生的现象。也就是说，在

    某一环境(如下图框2所示)中所形成的“结论”(B)，到了另一

    环境(框1)，它可能就成了另一个“结论”(中心思想)的“条

    件”。如此看来，“结论”是一个相对概念。我们再看看英语中是怎么解释的。与“结论”一词对应的英文

    是conclusion，牛津词典的解释是：Something that you decide

    when you have thought about all the information connected with the

    situation(在对与情境相关的所有信息进行思考后得出的论

    断)。

    还有一种解释是：A position or opinion or judgment reached

    after consideration(经过思考而得出的立场，或意见、主张、判

    断)。

    现在，我们可以尝试对“结论”进行较为完整的定义：某一环境中(或基于某种前提、假设)，在对相关信息进行充分思考的

    基础上，经过某种形式的推论后，所形成的用以表明一个明确的

    立场(或态度)、主张(或见解)、观点(或意见)的总结性的

    论断。

    简单地说，也就是对方听到(或看到)你的“结论”以后，就

    能清楚地知道在当前环境下你想表达的核心思想是什么。无论你

    说了多少具体的细节性的内容，无论你采用的是什么样的论证形

    式，都是为了论证和说明这个核心思想。

    必须强调的一点是，前面我们已经讲过“结论”是一个相对概

    念。对于金字塔结构而言，相对于下一层的信息，上一层的信息

    就是“结论”。也就是说，如果要做到严格的结构化，除了最底层

    是在罗列客观事实和真实存在的信息或数据，再往上的每一层都

    应该是“结论”。而最顶层的那个中心思想则是下面所有分支的“结

    论”，是经过一层层地概括总结而最终形成的总的“结论”。

    再来联系一下日常的沟通，为什么我们经常会说出一些让对

    方难以理解的话呢？其中有一个典型的因素——我们自己都不清

    楚自己想要说什么。也就是说，我们没有明确自己想要表达

    的“结论”到底是什么。最后的结果就是，想到哪里就说到哪里，毫无章法可循，给对方的感觉就是混乱不堪。

    2.为什么结论要“先行”

    前面我们已经说过，职场写作具有其特殊性。这一点与文学

    创作类的写作相比，尤为突出。比如，小说的写作目的就是不断地制造悬念，随时让读者收获意外的惊喜或受到惊吓。所以小说

    都是将“结论”往后放，如此才能吸引读者持续看下去。而职场写

    作却恰恰相反，在工作场景下，我们写作的目的是为了对某件事

    情进行说明、澄清，或者提供、传递重要的信息。在这样一个大

    前提下，我们的写作必须准确、清晰、直接和高效。

    从读者的角度来说也是如此。小说的读者在心理诉求上就是

    为了获得那种“心跳”的体验，甚至体验越强烈越能感到满足。职

    场写作的读者是谁？是你的领导、同事、客户，或者下属，他们

    都希望你写给我的邮件或者报告尽可能简单高效一些。

    难道只有工作才需要结论“先行”吗？看一个生活中的小例

    子。

    老婆：老公，你今天出去的时候能不能帮我一个忙？如果可

    以坐地铁的话，你就坐10号线到南京路，从B出口上去后往东

    走。在第一个十字路口左手边有一个幸福农批市场。从正门走进

    去右手边有一家卤味店，你可以帮我带几个酱猪蹄回来吗？

    老公：……

    如果这位老公正急着出门见客户，我们可以想象一下他的恼

    怒。生活尚且如此，更何况职场。

    结论“先行”还可以增强你的说服力。如果我们让读者在第一

    时间了解到核心观点，之后再做细节性的解释和说明，这样更有

    利于引导读者的思考重心向我们期望的方向转移。否则，先抛出

    一大堆对具体事项的描述，读者就只能边看边“猜”你的写作意图。这样就容易产生两种结果：要么读者猜烦了，一怒之下不看

    了，爱咋咋地；要么猜出一个由读者自己总结出来、却与你的本

    意大相径庭的结论，在被你说服之前其就在内心建立起了对抗。

    这两种结果都不利于你顺利达到写作目的。二、证：以上统下

    上一层结论是对下一层信息的概括和总结，下一层信息则是

    对上一层结论的解释和说明

    “以上统下”实际上是说的三个方向的事儿：一个是上层对下

    层的“概括”，即不能仅仅罗列信息，还要对这些信息进行总结并

    得出结论；二是下层对上层的“论证”，如果有了一个明确的观

    点，还要给出充分的理由和依据对观点形成支撑，做出进一步的

    说明；三是“对应”，上下层之间要形成严谨的对应关系，而不是

    各说各话。如下图所示。

    1.概括：“以上统下”是高效的体现

    “概括”是人们常常挂在嘴边的一个词。当一个人不太理解对

    方所说的大量信息时，就会提出要求：“你能不能概括一下？”求职者在面试的时候，面试官会问：“你能不能简单概括一下自己

    是一个什么样的人？”

    明代开国之初，朱元璋亲自处理朝政，对公文动辄数千言上

    万言非常反感。洪武二年(1369年)，他对翰林侍读学士詹同

    说：“古人为文章……皆明白易知，无深怪险僻之语。至如诸葛

    孔明《出师表》，亦何尝雕刻为文？而诚意溢出，至今使人诵

    之，自然忠义感激。近世文士，不究道德之本，不达当世之务，立辞虽艰深而意实浅近……何裨实用？自今翰林为文，但取通道

    理明世务者，无事浮藻。”

    那么到底什么是“概括”？

    可以从三个方面来看：从认知的角度说，概括就是站在更高

    的层次上认知一类事物的共同本质特征及发展规律；从思维的角

    度说，概括就是从个体到普遍，从具体到抽象；从表达的角度

    说，概括就是以简驭繁、化繁为简的语言运用过程。

    既然我们说的是写作，那么我们所谈的“概括”主要是从表达

    的角度而言。对于表达来说，概括是一种非常重要的能力。它是

    一种从信息(文字材料)中发现并提取共同之处，然后把它们归

    结到一起，用简明扼要的语言表达出来的能力。

    学校的语文课上，老师都会训练我们的概括能力，因为概括

    有助于我们从整体上把握文章的主旨。也就是说，从信息接收的

    角度，概括有利于读者快速有效地获取信息。既然如此，当我们

    通过写作进行书面表达时，是不是也应该合理地运用概括，把繁杂的信息“浓缩”，使文章更简明扼要，让对方在很短的时间里就

    知道我们想要表达的主要观点呢？

    下面我们看一个趣事，体会一下。

    欧阳修在翰林院时，常常与同院的人出游。一次，见有一匹

    飞驰的马踩死了一条狗，欧阳修说：“你们说一下这件事。”

    一人说：“有犬卧于通衢，逸马蹄而杀之。”另一人说：“有马

    逸于街衢，卧犬遭之而毙。”

    欧阳修笑说：“像你们这样修史，一万卷也写不完。”那二人

    问：“那你说呢？”

    欧阳修道：“逸马杀犬于道。”那二人脸红地笑了起来。

    这个故事很形象地告诉我们，语言的目的是传递信息，应该

    精练简要，而不是刻意堆砌文字。

    2.论证：“以上统下”是强大逻辑思维的体现

    一个人说话是否有逻辑，很大程度就体现在他对自己观点的

    论证过程是否严谨合理。语言表达的逻辑性也反映了一个人的逻

    辑思维水平。

    可惜的是，有些国人的理性思维、逻辑思维还处于一个很糟

    糕的状态，他们渴望说理却不会论证，崇尚科学却缺少理性。

    何为“论证”？简单地说，论证其实就是一个说理的过程。如何说理呢？就是拿出一些理由去支持或反驳某个观点。那么，进

    行一次完整的论证应该具备三个核心要素：论点、论据、论证方

    式。从逻辑学的角度解释，论点、论据都是由“概念”组成的“命

    题”，论证方式则对应的是命题之间的“推理”。

    当前，中国社会有些公共言论显得混乱而充满戾气，公共对

    话有时缺乏理性，从而蜕变为相互谩骂指责。“说理”看似容易，但如果让你在任何情况下都做到自由公平、有理有据、不羞辱、不欺骗、不歧视、不伤害，你还会觉得容易吗？

    《明亮的对话——公共说理十八讲》是作者徐贲为帮助广大

    读者学习公共说理而写的启蒙读物。美国的学校从小学到大学，有一门延续10年的必修课——公共说理课。书中提到，《加州公

    立学校幼儿园至十二年级阅读和语言艺术(教学)纲要》对七年

    级学生的“说理评估能力”有进一步要求：“评估作者在支持结论和

    立场时所用的论据是否适当、确切及相关，并注意有偏见和成见

    的例子。”当然，其中的“偏见”和“成见”已经涉及社会公正，而不

    仅仅是逻辑问题了。说理，是一门学问。

    再来做一个对比。

    我们的高考作文对议论文一等文的评分标准为“深刻”。对“深

    刻”的解释是：“思想上的深刻，体现在透过现象深入本质；揭示

    事物的内在关系；观点具有启发作用。”

    而美国SAT作文试题获得满分的评分标准之一则是：“有效而

    富有洞察力地发展作者自己的观点，表现出杰出的批判性思维，清晰地使用恰当的事例、推理以及其他证据证明自己的立场。”

    两者的差异不言而喻，这也揭示了学生思维水平差异的来

    源。而美国大学委员会于2014年宣布，将在2016年春季改变SAT

    考试的科目与形式；原有的批判性阅读将变为“基于证据的阅

    读”，即选出选项后要在文中找出依据。这就更强调了“言之有

    据”的重要性。

    所以，单从教育层面来看，我们的逻辑思维训练是欠缺的。

    我们再穿越到春秋末期战国初期，因为那个时候就已经有一

    个人在强调论证的重要性了，这个人就是墨子。墨子是墨家学派

    的创始人，也是战国时期著名的思想家、教育家、科学家和军事

    家。与先秦其他诸子相比，墨子最为突出的贡献之一就在于逻辑

    学，其他人无法比拟。可以说，墨子是中国古代逻辑思想体系的

    重要开拓者之一。

    夫辩者，将以明是非之分，审治乱之纪，明同异之处，察名

    实之理，处利害，决嫌疑。焉摹略万物之然，论求群言之比。以

    名举实，以辞抒意，以说出故。以类取，以类予。

    这段文字出自《墨子·小取》，其中“以名举实，以辞抒意，以说出故”正是在说论证的事儿。这句话的大意是，用名称反映

    事物，用判断表达思想，用推论揭示原因。这不正是逻辑学中的

    概念、命题和推理吗？这也是墨子所概括的思维方法。思维的目

    的是要探求客观事物之间的必然联系，以及探求反映这种必然联

    系的形式，并用“名”(概念)、“辞”(判断)和“说”(推理)表达出来。可惜的是，墨子的这一思想未能得到很好的发扬和延

    续，而是消散于历史的洪流之中，这不得不说是一种遗憾。

    我们可以从三方面对“论证”进行考察和衡量：逻辑、辩证和

    修辞。逻辑方面：主要看论证是否符合基本的逻辑规范，是否在

    逻辑上“有效”；辩证方面：看论证是否“全面”，是否能从不同的

    角度、立场去思考问题；修辞方面：这时候论证就属于一种交流

    的形式，看是否能通过论证说服对方接受自己的观点。

    3.对应：“以上统下”是严谨的体现

    在论证过程中，还有一个非常容易被忽视但又频频出现问题

    的点，那就是“上下对应”。

    要做到“上下对应”，论点与论据必须保持统一性，两者要在

    同一个范畴内。简单地说，两者得对得上号，不能论点说的是这

    回事，论据说的又是另一回事。

    关于这一点，有一位古人为我们做了一个良好的示范。我们

    来看《孙子兵法·始计篇》中的一段。

    兵者，国之大事，死生之地，存亡之道，不可不察也。故经

    之以五事，校之以计而索其情：一曰道，二曰天，三曰地，四曰

    将，五曰法。

    道者，令民与上同意也，故可以与之死，可以与之生，而不

    畏危。天者，阴阳、寒暑、时制也。地者，远近、险易、广狭、死生也。将者，智、信、仁、勇、严也。法者，曲制、官道、主用也。

    凡此五者，将莫不闻，知之者胜，不知者不胜。

    用金字塔结构图画出来就是这样：

    作者首先提出明确的观点：战争是国家大事，“不可不察”，而且要从五个方面“察”。然后分别从“道、天、地、将、法”五个

    方面一 一论述。最后，“凡此五者，将莫不闻”，做了一个总结。

    大家可以体会一下，哪怕我们不是特别懂古文，但在作者结构清

    晰的行文布局下，多少也能猜出他大概讲的是个什么事。这就是

    我们前面提过的——形式会影响内容。

    再看一个实际操作中的案例。·操作风险管理的三大工具：

    ·操作风险与控制自我评估(RCSA)

    ·关键风险指标(KRI)

    ·操作风险事件及损失数据收集(LDC)

    ·三大工具之间的关系

    ·三大工具的作用

    按照以上信息的层次关系，我们用金字塔结构图来表示：

    如果前面通过文字讲述的形式不容易发现问题，那么通过这

    张图，相信大家很快就能找到问题所在。“观点”是“三大工具”，首先这就是一个模糊的“观点”：三大工具怎么了？读者看完后一

    头雾水。再往下，前面三个信息(RCSA、KRI、LDC)明显就是在说“哪三大工具”，它们与后面的“关系”和“作用”显然不属于同

    一层次。

    我们先对原来的内容做一下优化，看看正确的打开方式(暂

    且搁置没有“结论”的问题)：

    我们可以前后做一下对比。之前的内容由于概念层次的错

    位，没能准确地体现出信息之间的关系，容易使读者感到困惑，不便于读者对内容的理解和记忆。这是一段相对而言比较简单的

    内容，我们还能很快发现问题。如果是非常复杂的内容，而且在

    文字的表述上又很隐晦，那就更容易误导读者的理解，不利于信息的传达。

    我们一直在强调，写作能力是思维水平的体现。从上面的案

    例中可以看出，这位作者对于他想表达的主题，实际上是缺乏深

    度思考的，从而表达出来的内容就显得不严谨。如果行文能做到

    严格的“上下对应”，最终成文必然会体现出信息之间清晰而合理

    的层次关系(结构)。三、类：归类分组

    对具有相似性或相关联的信息要按照一定的标准进行分类，归为同一个逻辑范畴

    我们时刻都在分类，“类”更是逻辑思想史上一个极其重要的

    概念。那么，到底何为“分类”？简单地说，分类就是按照一定的

    标准，根据对象属性、特征的共同点和不同点，将对象划分为不

    同的种类。

    “类”是本质相同或相似的事物的集合，那么如何“分”呢？这

    就需要对这些类别进行鉴定、描述和命名。如此，才能算是一个

    完整的分类过程。所以我们可以从两个方面看待分类：一方面，要把杂乱无序的事物区分开来；另一方面，还要赋予不同类别以

    稳定的、概念化的名称。

    说到命名，不得不提到现代管理学之父彼得·德鲁克。德鲁克

    有一个与众不同的过人之处——能迅速对模棱两可的事物进行命

    名，明确其概念。比如“管理”(management)一词，虽然这个词

    早就存在，但德鲁克是第一个将企业经营系统化定义为“管理”的

    人。1954年德鲁克提出了那个具有划时代意义的概念——目标管

    理(Management By Objectives，MBO)。德鲁克“命名”的特点不

    在于特立独行、标新立异，而是直达问题的本质。所以一个好的

    命名，其实是在简洁有力地表述事物的本质。

    分类的过程，就是探寻事物和问题本质的过程。分类需要具备一定的思维能力，同时，分类的练习也可以达到训练思维能力

    的目的。

    1.分类使思考更清晰

    为了分类，人们需要深入了解事物的内在属性，根据需要提

    取出不同事物的共同点，不断探寻和发现事物之间的联系。所

    以，分类也是人们对世间万物形成认知的重要手段。

    分类的思想自古有之，某种程度上甚至可以认为，人类的认

    知就是从学习如何识别事物、如何对事物进行分类开始的。

    通过分类，模糊的世界在人类的眼中逐渐变得清晰，即便是

    神话故事，也建立在分类的基础之上，比如盘古的传说。古人眼

    中，最开始的世界是元气未分、模糊一团的“混沌”状态。直到沉

    睡了一万八千年的盘古突然醒来，用斧头劈开黑暗，于是天地初

    开。轻而清的东西，缓缓上升，变成了天；重而浊的东西，慢慢

    下降，变成了地。看看，在古人的认知中，“天”和“地”就是最原

    始的分类。

    远古时代，人与万物杂处，那时候还没有“人类”“兽类”的认

    知。曹植在《迁都赋》中有这么一段：“览乾元之兆域兮，本人

    物乎上世。纷混沌而未分，与禽兽乎无别。椽蠡蜊而食蔬，摭皮

    毛以自蔽。”直到人们逐渐意识到自身与动物、植物的区别，这

    才有了“人类”。前文中，我们提到墨子的《小取》，其中“以类

    取，以类予”说的就是分类思维。

    历经岁月长河，我们当前的生活环境并没有随着文明的发展而变得清晰简单，反而显得异常复杂多变，而“复杂”的始作俑者

    恰恰是我们自己。罗伯特·西奥迪尼在他的《影响力》一书中提

    到，人类身上有一种“固定行为模式”，可以让我们有效地应对当

    前极端复杂的社会环境。而这种行为模式就是建立在“分类”的基

    础之上，“根据少数关键特征，把事情分类”。

    分类作为一种基本的思维工具，最根本的作用就是将看似杂

    乱无章的事物分门别类地区别开来，使原本模糊混乱的状态变得

    清晰，进而达到一种系统化、条理化的状态。分类可以让我们把

    世界“看得”更清楚。

    从信息处理的角度看，思考是对我们大脑中的信息进行提取

    和重新组织的过程。分类就好比在我们的大脑中创建出一个

    个“文件夹”，有了分类，信息和知识就可以按照类别进行存储。

    而当我们思考时，对信息的检索就变得更容易，从而使思考清晰

    而顺畅。

    2.分类使记忆更容易

    前文说过，一次完整的分类包含了划分类别和为类别命名

    (形成概念)两个方面。实质上，这也是一个简化的过程。

    大量零散的、个别的和杂乱的信息，通过分类被划分为少量

    的类别，并通过抽象概括在更高一个层次形成对应的类名(概

    念)。一方面，各个不同的信息之间因为分类而形成彼此之间的

    关联，体现出一种规律性；另一方面，类别名称(概念)也成为

    一种记忆零散信息的线索。我们再来记忆这些碎片化的信息，就有了一种系统化、条理化的“路径”，这样一来，记忆就变得更加

    轻松。

    既然从信息接收者的角度，分类的信息更容易被理解和记

    忆，那么我们在沟通表达、传递大量信息时，为了便于对方快速

    理解，就要时刻想着对信息进行分类。

    毕竟，人类的短时记忆能力是有限的，我们需要有效的方法

    和手段帮助记忆。

    早在1956年，美国心理学家乔治·米勒最早对短时记忆能力进

    行了定量研究，为新兴的认知心理学提供了理论依据。米勒当年

    发表了研究报告《神奇的数字 7±2；我们信息加工能力的局

    限》，提出人的短时记忆广度为7±2个信息项。也就是说，人们

    最多记住的信息项是9个，最少是5个。但是后来有研究者认为米

    勒高估了短时记忆的容量，因为实验中的被试者能够利用其他信

    息源来完成任务，例如回声记忆。当剥离其他信息源的干扰之

    后，研究者估计其真实容量只有5±2个。也就是说，人们最容易

    记住3个项目。

    相信除了极少数在记忆力上天赋异禀的人外，大多数普通人

    更愿意也更有能力记忆3个信息项。日本广告策划界的先驱八幡

    纰芦史在他的《重要的事情说3点》一书中，论述了为什么3个信

    息项更容易被记住。其中一个观点是说，“3带来充足、创造和安

    定的力量”。有趣的是，精神科医生桦泽紫苑在《过目不忘的读

    书法》中提到一个与此有关联的观点，人在兴奋的心情下，大脑

    会分泌出幸福物质——多巴胺。多巴胺能让人产生满足感、充实感和幸福感，不仅能提高我们对事物的兴趣，还能提高和强化我

    们的记忆效果。

    总之，归类分组一方面可以让我们把世界看得更清楚，思考

    问题更清晰；另一方面，沟通表达时，可以让对方更容易理解和

    记忆。四、比：逻辑递进

    同一逻辑范畴的信息必须按照一定的逻辑顺序进行排列

    “顺序”也是一个我们经常挂在嘴边的词。我们常常能看到这

    样的场景，一个人在听完对方的陈述或看完对方的文章后，会问

    一句：“你的顺序是怎样的？”之所以这样问，一种情况是对方已

    用到某种顺序，但他没看出来；另一种情况当然就是对方压根就

    没有顺序。

    顺序是一个中性词，一般会呈现出两种状态：有序和无

    序。“有序”体现的是整整齐齐、次序分明、条理清楚。“无序”则

    是没有条理、杂乱无章、没有规律、缺乏系统性。

    在我们的生活中，遵循某种顺序是为了维持正常的“秩序”。

    而对于沟通表达而言，我们保持“有序”则是为了更有条理地表达

    自己，同时有助于对方更好地理解我们所表达的内容。

    其实不仅沟通表达，在分析和解决问题时，同样要“有序”。

    发现问题、分析问题、找到原因、制定解决方案与评估效果，正

    常情况下，都要遵循这样的基本顺序。

    为什么要做到“有序”？

    因为遵循一定的顺序是人们的一种认知“习惯”。我们从小就

    生活在各种“顺序”中。语文课老师教说明文、记叙文、议论文

    时，都各自有一套写作顺序。数学课，在做计算题时，要遵循运算顺序：先乘方，后乘除，最后加减；有括号的先进行括号内的

    计算；同级运算时，按照从左到右的顺序。历史课，则是按照历

    史发展的时间顺序，当然，还有同一时间不同地点的空间顺序。

    还有化学课里，我们背过的如下图所示的元素周期表(原子序数

    从小到大的排序)。无论是教育的作用还是生活的经历，都让我们通过各种各样

    的顺序形成了对世界的认知。而反过来，我们又通过这种认知去

    看待身边的事物和面对的问题。所以两个人在沟通时，让自己的表达遵循符合人类认知的顺序，就更容易让对方准确理解自己的

    观点和思想。

    为什么人们会认可并接受这些“顺序”的存在呢？

    世界处于永恒的动态变化中，这种变化又是相对稳定的。所

    谓“有序”，本身就是一个相对的概念。德内拉·梅多斯的系统思考

    理论把“系统”分为要素、要素间的关联以及系统表现的功能或目

    标。从系统的视角看，“顺序”恰恰反映的是“要素”之间相互联

    系，当这种联系呈现某种规律时，系统就是“有序”的。因此，表

    象是顺序，本质上则是通过顺序反映出事物及事物之间的内在联

    系，即规律。

    虽然我们通过语言所要表达的“系统”，是一个内部要素之间

    存在“同时发生和并存的”“非单向，非线性关系”的整体，但落到

    文字上，我们还是必须要以一个字、一个词和一个句子组成

    的“线性”方式进行论述。它们必须遵循一定的顺序，或者说规

    则，一个接一个地呈现。

    总而言之，遵循一定的顺序来组织你所要表达的内容，更有

    利于沟通的准确和顺畅。如果你的表达混乱而无序，只会让对方

    认为你的思路不清晰，你并没有把相关的主题想清楚。

    四个原则之间的关系

    前面我们已经提到，结论先行、以上统下侧重于体现上下层

    之间的“纵向”关系；归类分组、逻辑递进则对同一层级各要素之

    间的“横向”关系提出要求。经过对四个核心原则的深入探讨，我们可以更进一步分析它们之间还存在哪些深层次的联系。

    “结论先行”中的结论从何而来？如果采用的是自下而上构建

    文章框架的方式，很显然，结论是由各个信息要素经过一层一层

    的抽象概括而成。概括是提取共同属性的过程，如何找到共同

    点？那就需要对信息要素进行准确合理的“归类分组”，形成一个

    个的信息组。这时，在纵向就有了清晰的层次结构，接下来就要

    用“以上统下”对上下层级之间的关系进行梳理了，让整个框架更

    加严谨和富有逻辑。最后，我们还要用“逻辑递进”对各个信息组

    内部以及信息组之间的顺序进行梳理，让它们按照一定的规律进

    行有序的排列。

    最终，在四个基本原则的规范下，我们的表达内容就呈现出

    观点明确、结构清晰、层次分明、富有逻辑、井然有序的状态，从而使说者清晰高效，听(看)者清楚明了。

    因此，四个基本原则之间是相辅相成、辩证统一的关系。方法篇 覆盖四类职场写作场景的写作方法

    写作是一个很大的话题，哪怕是职场写作这样一个已经聚焦

    在一定范围内的写作。要通过简短的一门课或薄薄的一本书讲得

    全面而透彻是很难的。所以我们采用“less is more”的策略，不求

    多，但求精；而这个“精”不是简单地追求量的控制，而是力争做

    到以点带面、触类旁通。

    前文也有提到，我们选取了职场四类常见的写作场景：传递

    信息、总结工作、说服他人以及汇报方案。针对每个场景的特点

    都提供了完整的操作框架，系统的方法，以及各种实用的工具。

    其中的各类工具既可以独立使用，又能彼此搭配以应对不同的场

    景需求。

    虽然设定的场景没有那么具体，但当你在实际工作中运用的

    时候会发现，本书提供的方法可以进行拆解和自由组合，以满足

    各种具体写作场景下的需求。这便是我们所说的“less is more”设

    计理念。在课程本身的整体安排上就有这一点的体现，“汇报方

    案”这个场景的方法实际上是前面三个场景下方法的汇总。

    通过这样的设计，本书提供的方法看似不多，但对于大家的

    实际应用而言，却是充满了无限可能。这完全得益于“结构思考

    力”理论和工具的支撑。从思维的层面谈写作，将使我们的思路

    更加开阔，将行文之初的重点放在整体框架的构建上，更关注表

    达的逻辑性、准确性，这种方式也更加符合商务环境的需求。另外，写作与思维是密不可分的。相信本书提供的方法，不

    仅能帮助大家掌握职场写作的技巧，同时通过大量的实践和练

    习，促进大家思维能力的提升和改善，这也许才是对你我而言更

    加重要的意义。一、清晰传递信息：短时间内快速组织信息并

    有效传递

    古人在传递信息的时候就已经开始尝试一些方法，比如飞鸽

    传书、狼烟烽火、快马传递及暗号等。我国也是最早开始有组织

    传递信息的国家之一，在距离现在三千多年的商代，已有信息传

    递的记载。古代没有现在如此先进的通信技术，传递信息的手段

    原始而低效。现在我们有了先进的技术，是不是沟通交流就高效

    了呢？

    工作中，职场人士经常需要在短时间内快速地厘清思路，组

    织语言，形成一封邮件或一份报告，以对某件事进行说明，或者

    对某个观点表达自己的想法。到这个时候，人们往往会出现两种

    尴尬的状况：大脑突然短路，毫无头绪，不知从何处下笔；或者

    文思如泉涌，指点江山激扬文字，挥挥洒洒写了一大篇，结果被

    领导无情地打回，或者被客户告知：“很抱歉，完全看不懂你想

    说什么!”

    为了避免陷入这两种尴尬的境地，需要找到一种方法，来帮

    助我们快速搭建写作框架，组织素材，最终能清晰地向领导、同

    事或客户传递信息，准确表达自己的观点或想法。

    其实，有一种场景向我们展示了这样一种方法，而且非常有

    效，那就是“读书”。大家都知道，书是作者与读者之间“神交”的

    桥梁，作者通过写一本书，向读者传递自己想要传递的信息，表

    达自己的观点和思想。那么作者向读者“传递信息”经历了怎样的过程呢？

    首先是书的封面有一个大而醒目的书名，如果把整本书看作

    一篇文章，那这个书名就是文章的标题了。然后是“序”，有自序

    和他序之分，自序一般就是告诉读者，作者为什么写这本书，前

    因后果是什么；他序多讲述读者如何优秀，这本书如何好。紧接

    着就是“目录”，即整本书的骨架。最后才到真正的核心内容。

    参照“书”传递信息的方式，我们总结出通过写作传递信息的

    方法，如下图所示。首先设计一个准确的标题，然后写一段序言

    介绍背景信息，最后搭建表达的框架。通过这三个步骤快速厘清

    思路，组织语言，在短时间内完成一次高质量的书面表达。

    STEP-1 设计标题：设计一个吸引读者眼球的

    标题

    WHY：这是一个抢夺注意力的时代

    著名的诺贝尔奖获得者赫伯特·西蒙在对当今经济发展趋势进

    行预测时也指出，“随着信息的发展，有价值的不是信息，而是注意力。”这种观点被IT界和管理界形象地描述为“注意力经济”。

    没错，在这个内容泛滥的时代，要抢夺的是“注意力”资源。

    因为人的注意力是有限的，注意力的背后是人们的时间和精力，而一个人每天的时间和精力都是极其有限的，尤其是被繁忙的工

    作和沉重的生活填满之后。

    为什么要抢夺注意力呢？“注意力”是人的心理活动指向和集

    中于某种事物的能力。俄罗斯教育家乌申斯基曾精辟地指

    出：“‘注意’是我们心灵的唯一门户，意识中的一切，必然都要经

    过它才能进来。”所以，从这个角度说，抢夺注意力是为了占领

    人们的认知高地，让自己的观点、思想在对方的大脑中占有一席

    之地。

    不要认为抢夺注意力只是互联网从业者的事，身在职场的你

    同样需要为此付出努力。作为下属，需要争夺老板(领导)的注

    意力，才有机会升职加薪；作为销售人员，需要争夺客户的注意

    力，因为“这块肥肉”旁边围着不止你“一头狼”；更别提营销策划

    人员了，他们的本职工作就是设计各种活动，抢夺消费者的注意

    力。

    落到文字上，对于职场写作而言，一封邮件、一个PPT、一

    份报告、一个方案，就是抢夺注意力的有效途径；而不管内容包

    含多少言语，最初步入读者眼帘的还是那一句小小的标题。

    抢夺注意力，从标题开始。

    请你联想一下，平日里对公众号文章的阅读方式，要不要点击进入文章浏览内容，是不是完全取决于“标题”与你的需求或兴

    趣的匹配度？所以对公众号文章而言，标题太重要了。相信大家

    也听过许多公众号为了取一个好标题而煞费苦心的故事。

    虽然，在职场流转的那些文件报告，不管标题是否吸引人，我们都得打开看。但一个好的标题，绝对是快速抓住对方眼球的

    有效手段，也会让对方将你的内容在他的“待阅清单”中安排在一

    个靠前的位置。

    职场效率为先，尤其在规模大的公司，一切都要走流程。大

    家都希望自己传递出去的信息能被尽快处理，然后好走下一个流

    程。

    以电子邮件为例，一封邮件的标题既是关键所在，也是最难

    写的部分。邮件文化比较重的公司，一名员工一天要处理至少

    100封邮件，而近三分之一的邮件根本不会被打开。这种情况

    下，如果你的标题还很糟糕，那你凭什么奢求对方会点开你的邮

    件呢？

    从这个角度看，职场写作的标题设计又何尝不重要？

    WHAT：给你的标题做个“SPA”

    大家先来看一组标题：

    ·积分贷产品介绍

    ·春节内部推荐政策·4G终端产品营销方案

    ·××公司战略规划报告

    这样的标题形式相信大家在职场中经常见到，看完之后最大

    的感觉就是“睡意浓”。比如其中的产品介绍和内部政策，很可能

    是一次现场说明。很多职场人士都要经常参加这样的说明会，或

    者是产品部讲新开发的产品，或者人力资源部对某个新出的政策

    进行宣讲。这样的标题一出来，总是让人哈欠连天，或者心生抗

    拒，赶紧拿起手机转移注意力。

    这样的标题到底存在什么问题，以至于如此不招待见？

    最大的问题在于，人们看到这样的标题，心中马上会冒出一

    个大大的问号：这跟我有什么关系？抱歉，我很忙，还有很多工

    作等着我做。你占用我大量的时间，就为了让我看(听)这个？

    网络上有一个段子令笔者一直记忆深刻，说的是两个国家关

    于人口普查的宣传口号。

    A国：人口普查!全民有责!科学发展!摸清国情!

    B国：如果不知道社区有多少人，那我们怎么知道要建多少

    医院和学校呢？

    无需多言，明眼人一眼就能看出这两句口号的差别。A国是

    典型的自说自话型，完全站在自己的角度和出发点，给人一种强

    烈的感觉：参与人口普查完全是为了帮你完成任务。B国就恰恰相反了，让人感觉：这是我自己的事，我一定要积极参与其中。

    虽然是一个带有讽刺意味的幽默段子，但用严肃的态度思考

    它，也能从中得到一些启发——要激发对方的兴趣或引起对方的

    关注，就要找到跟对方密切相关的“利益点”。

    有人也许会说，不就是利益点嘛，这还不简单，学那些公众

    号文章的标题风格不就可以了？

    不用说太多，大家都知道职场写作与公众号文章的写作有着

    本质的区别。本书总结的写作方法不是帮助你写出那些阅读量过

    万的文章，而是如何提高职场写作能力，以便更加高效准确地进

    行书面表达。因此，万万不可做恶性“标题党”。工作信息的传递

    最基本的要求就是：准确客观。

    另外，现在公众号文章的标题越来越长，这种现象是特殊的

    商业逻辑所致，同样不能直接照搬到职场写作中。对于商务环境

    下的正式写作来说，标题要简单明确，不要堆砌无效信息，标题

    的字数应该控制在16个字以内。

    1.职场写作的标题要符合SPA原则

    经过上面的分析，现在可以总结一下，职场写作中，好的标

    题应该符合的标准：简单明确(Simple)、利益相关(Profit)、准确客观(Accurate)，我们称之为SPA原则，如下图所示。(S)简单明确：形式简单，观点明确

    (P)利益相关：利益相关，引起注意

    (A)准确客观：实事求是，符合事实

    简单明确(Simple)就是要做到形式上简洁精练，控制字

    数，只保留核心关键字。同时，标题必须是一个明确的“结论”。

    前面已经说过的“结论先行”，就应该从标题开始。通过标题，读

    者就能清楚地知道你的观点和立场。

    利益相关(Profit)是SPA原则中最重要，也是最难做到的。

    重要，是因为做到了就可以“直击人心”；困难，则是因为“人心难

    测”。这里所说的“利益”不是自己的利益，而是对方所关注的，与

    其息息相关的切身利益。要找到这个利益点，一方面要做到换位

    思考，从对方的角度考虑问题；另一方面则是要深刻全面地了解

    对方。准确客观(Accurate)是最基本的要求，不夸大其词，不过

    多表达主观情绪。还要注意“以上统下”，标题是对所有内容的终

    极提炼，如何在字数有限的情况下概括出全文的核心本质，需要

    强大的抽象思维能力。

    2.设计标题的万能公式

    SPA原则是一个标准，我们可以用它来指导和评估标题的设

    计。但具体如何设计标题，还需要可行的方法。在此，为大家提

    供一个设计标题的万能公式：

    简单地说，这个公式所要表达的核心就是“谁+做了什么事+得到什么结果”。这个公式建立在SPA原则之上，无论怎么表

    达，都不能超出SPA原则的范畴。

    工作中的信息交流，多数情况下都是围绕问题的分析和解

    决，所以无论是领导还是同事，大家更关心“做了什么”“得到了什

    么”。如果这件事还未发生，那需要写的可能是计划或规划，就

    要告诉对方预期可能产生的结果；如果已经发生，那我们写的就

    是一篇总结，则要对已经成为既定事实的结果进行提炼概括。

    可以采用以上方法，对前面的四个标题进行如下优化：

    ·积分贷产品介绍→大力推广积分贷产品，实现多方共赢

    ·春节内部推荐政策→春节期间内推奖励翻翻

    ·4G终端产品营销方案→加大资源投入，提升4G客户份额

    ·××公司战略规划报告→改革创新，降本增效，提升经营业

    绩

    可以看出，经过优化后的标题并不华丽，但都明确地告诉读

    者，你为什么要看我的方案和报告，因为对你有好处。

    对于标题的设计，包装固然重要，但更重要的是通过标题的

    设计引发你对写作内容的深入思考。如果不能快速根据内容提炼

    出符合SPA原则的标题，那就要反思一下：你的写作内容是否清

    晰富有逻辑？你对这个问题本身的思路是明确的还是模糊的？

    HOW：他山之石，可以攻玉如果没有背景信息做参考，是难以单独对“标题”进行分析判

    断的，因此“标题”的案例分析将在STEP-2的HOW环节与“序言”部

    分一并进行。

    IF：深度学习离不开独立思考

    问题1：在与本环节内容相关的方面，您进行实际写作时是

    否存在困惑？有哪些困惑？

    问题2：本小节主要讲了哪些核心内容？请使用您自己的语

    言进行概括。

    问题3：看完本小节的内容，您有什么样的感受？

    问题4：对于作者的观点，哪些讲得好，哪些讲得不好？不

    好的部分您觉得应该如何讲更好？

    问题5：在您的实际工作中，如何处理类似场景下遇到的问

    题？

    问题6：您觉得本小节的方法如何应用到您的实际工作(或

    学习)中？

    STEP-2 撰写序言：写一段让读者愿意看下去

    的精彩开头

    WHY：职场写作需要讲故事Kevin在A集团负责融资的工作，随着集团发展脚步越来越

    快，对于资金的需求越来越大，这一块几乎成为集团发展的最大

    瓶颈。为此，Kevin特意做了一个金融解决方案，准备写下来呈

    报给老板看看。老板属于细腻型，每天关注的事很多。Kevin在

    想，这个方案该怎么写才好呢？尤其是开头很重要，得用简洁明

    了的方式把前因后果交代清楚，还要引起老板的兴趣……

    这样的写作需求在工作中广泛存在。当我们向并不了解背景

    情况的人说明一件事或表达自己的某个想法之前，需要用简短的

    话语告诉对方，我将要说的这件事或这个想法，是基于什么样的

    背景，或者我要解决的到底是一个什么样的问题。有了这样

    的“铺垫”，对方才能更好地理解你后面的核心内容。

    有什么好的方法可以快速为自己的“正文”部分，写出一个既

    简洁又有吸引力的“开头”呢？先来看一件有趣的事。

    《人类简史》一书提到，大约在200万年前到大约1万年前，地球上同时存在着多种不同人种，其中就包括我们的祖先智人和

    尼安德特人。尼安德特人跟智人相比有更加发达的、更大的脑容

    量。他们会用火，也会用高超的狩猎技巧。然而，就是因为不

    会“讲故事”，最后跟其他所有人种一样，都被智人给灭了。

    为什么会发生这样的事？那要从人类语言的发展说起。

    智人语言的发展大概经历了三个阶段。第一阶段，只能传达

    一些身边的环境信息，比如河边有只狮子。除了人类，很多动物

    的语言都能达到这个阶段。在这个阶段，一个部落最多也就几十个人，人多了以后就没法合作交流。第二个阶段，智人的语言发

    展出一个非常重要的能力——八卦!大家聚在一起聊天、交流。

    在这个阶段，一个部落可以发展到150人左右。这个规律在现代

    企业中也适用，比如一个公司在150人以内时，完全可以靠人际

    关系和人情进行管理，而一旦规模再扩大就很难了。第三个阶

    段，智人学会了“讲故事”，而且是不存在的虚拟故事，比如洞口

    这棵大树是咱们的保护神。这样一来，就可以聚集更多的人为同

    一个目标一起合作。可以想象一下，这个时候尼安德特人与智人

    发生冲突，最多也就组织几十个人来血拼，而智人可以组织成百

    甚至上千人，你说能不被灭吗？

    在当前互联网环境下，“讲故事”的能力更是被提升到一个从

    未有过的高度。作为创业者，你说不好故事，就很有可能说服不

    了投资人给你投钱。你从投资人那里得到的反馈可能是“我觉得

    你说的不够吸引人”“我觉得你根本没想清楚”。

    从某种程度说，讲故事的能力是决定人类发展特别重要的能

    力，比如宗教、国家都是通过虚拟的故事让人们能够互相协作，从而推动社会和事件的发展。在现代职场，如果你也善于“讲故

    事”，就能更好地与同事、领导、客户进行沟通。

    WHAT：商务环境下如何讲一个好故事

    大家都知道，好的故事需要打动人的情节，而情节则需要矛

    盾、冲突来推动，这样整个故事才显得百转千回、曲折多姿。大

    家还记得小时候学过的《小马过河》的故事吗？故事的梗概是这

    样的：妈妈让小马把一袋粮食送到河对岸去，可是河上没有桥，只

    能自己蹚水过去。小马不知道河水有多深，于是就去问老牛和松

    鼠。然而老牛和松鼠给的答案完全相反，小马左右为难。怎样才

    能知道河水有多深，并把粮食送到对面呢？它就去问妈妈，在妈

    妈的鼓励下，小马亲自尝试并成功过河。

    我们仅仅用简短的这样一小段文字，就把这个故事说完了。

    大家再回想一下平时看电视节目(尤其新闻类)还有公众号

    的文章，在正式进入核心内容之前，一般都有一段内容作为铺

    垫。随便找一段看看：

    “自带头条体质”的张家界大峡谷玻璃桥8月20日开放营业。

    简直是万众瞩目，堪比春运啊!多少人都眼巴巴地想去看一看。

    然而，万万没想到!短短12天后，它竟然被紧急叫停了!What

    Are You 弄啥嘞？……

    用这一段内容与“小马过河”的梗概做一下比较，很快就能发

    现，这两段文字都暗藏着一个极其相似的“模式”：先交代背景，然后抛出一个“然而”，让事情发生了转折，接着提出了问题，最

    后给出问题的答案。

    1.讲故事有套路

    这个“模式”就是接下来要为大家介绍的讲故事的SCQA序言

    模式，如下图所示。(1)情境(Situation)

    情景是对原本稳定状态的描述，即原本已经发生或正在发生

    的事情，通常它是关于文章主题公认的事实，一定要符合读者的

    知识、信念、感情和愿望，让读者有认同感。只有认同了，读者

    才有兴趣，才更利于文章后面内容的全面展开。从讲故事的角度

    说，它是一个原有的“情节”。

    (2)冲突(Complication)

    Complication这个词不太好翻译。牛津词典的解释是“a thing

    that makes a situation more complicated or difficult”，即“让局面变

    得更加混乱、复杂而难解的事物”。再来看看《金字塔原理》芭

    芭拉·明托对它的解释：“The Complication of the introduction is not

    a complication in the ‘problem’ sense of the word, although it may

    frequently be a problem. It is the Complication in a story you aretelling,and thus creates the tension that triggers the Question.”按照明

    托的解释，我们可以这样理解：Complication并不是指一般意义

    上的“问题”(虽然它经常也会表现为一个问题)，对于你正在讲

    的故事而言，它是那个会制造矛盾，同时让你感到紧张不安的因

    素，而这一矛盾会引发读者在心中产生疑问。

    所以如此看来，Complication是一个推动故事情节发展的因

    素，它打破原有的稳定状态，让局面变得混乱复杂。

    Complication让情节发生反转，它的存在会让你的故事充满张

    力。同时，Complication会触发读者心中的疑问，让读者更想继

    续看下去。

    所以，“冲突”也许是与Complication最贴近的词语了。

    (3)疑问(Question)

    疑问由你提出，用来引导读者思考的方向，或者由冲突引发

    的疑问特别明显时，也可以隐藏，成为隐性的疑问。

    (4)回答(Answer)

    回答即解答读者心中的疑问。

    Kevin使用SCQA模式重新梳理了自己的思路。

    ·S：集团近年发展快，产量提高，被政府扶持。

    ·C：集团资金缺口日益明显。·Q：如何解决资金缺口的问题？

    ·A：设计全方位的创新金融服务支持方案，以解决资金缺口

    过大的问题。

    最后写出一段完整的序言：

    集团近年来发展速度快，产量逐年提高，众多项目被列为北

    京市重点项目。然而与此相悖的是，集团资金缺口日益明显，已

    然成为限制企业快速发展的主要瓶颈。如何拓展融资渠道？如何

    降低融资成本？如何提高资金使用率？这些都是解决资金缺口的

    关键问题。为此，特设计全方位的创新金融服务支持方案，以改

    善资金缺口过大的问题。

    在结构思考力中，我们始终强调“结论先行”，实际上SCQA

    中A的部分就是我们要做到的“结论先行”的主题。同时，A与前面

    所讲的标题也应该是对应的。所以SCQA序言结构相当于

    用“SCQ”的方式来导出你的主题，如下图所示。2.SCQA不只是用来讲故事

    了解到SCQA序言模式之后，再联系我们的日常生活和工

    作，你会发现，SCQA的表达方式可以说无处不在。无论是报纸

    (现在是APP)上的新闻、公众号文章的开头，还是电视节目的

    开场，甚至是化妆品的广告，都在使用SCQA。而在那些SCQA序

    言内容的指引下，你的思路无形中被“牵着”走，潜移默化地就被

    说服了。所以，适当地运用SCQA，可以增强你的说服力。

    SCQA的实际意义远不止是讲故事。你甚至可以用它作为整

    篇文章的框架!当你需要向他人描述针对某个问题的前因后果

    时，就可以分别从S、C、Q、A四个方面进行详细说明。与刚才

    展示的简短序言不同的是，如果用SCQA为整篇文章布局，那就

    需要填充更多、更详细的内容进去。实际上，SCQA还是展现你清晰思路的有效方式。当然，前

    提是你的思路确实是清晰的。只有把你想要描述的问题彻底想清

    楚了，你才有可能用一段简短的序言让对方听明白。在工作中，总有一些人整天嚷嚷着要解决问题，可是当你问他想解决的是什

    么问题时，他却支支吾吾说不清。这也印证了一句话，如果你能

    够清清楚楚地把问题写出来，便已经解决了一半。

    你还可以用SCQA向领导汇报工作，因为它可以帮你快速厘

    清思路并组织素材，尤其适用于一些突发情况。比如在电梯里偶

    遇领导，对方问起最近在做的某件事进展如何；还有突然被领导

    叫到办公室，问你某项工作现在是什么情况。

    在电影《利益风暴》中就有这么一段。故事发生在2008年经

    济危机爆发时，华尔街一家投资银行的年轻分析师皮特·苏利文突

    然发现，公司的财产评估有着巨大的漏洞，而这一发现同时也意

    味着公司走到了破产边缘。高层连夜开会商讨对策，连大老板都

    连夜坐着直升机赶到。就是在这样重大的会议上，最底层的分析

    师与大老板直接对话，向他说明相关情况。苏利文是这样说的：

    “我的工作是在风险分析和管理部门，给罗杰斯先生当副

    手，负责抵押支持债券。(S)在过去的36到40个月里，公司开

    始把不同评级的产品打包成新的可交易的抵押支持债券，这个产

    品给公司带来了巨额收益。公司现在每天都在大量交易这个产

    品。(C)但有一个问题，也就是让我们今晚聚集于此的问

    题……所以我们把公司的负债资产率提高到了一个让人无法容忍

    或者无法允许的高度，进而公司的风险预估值也不知不觉提高

    了。”这里面隐藏了一个明显的Q，那就是“怎么办呢？”同时，他

    也没有给出A。因为这个问题的级别太高，已经远远超出他的能

    力和职责范围。A只能留给老板和高层们商定。

    如果你是管理者，同样可以采用SCQA给下属布置工作。很

    多管理者在分派任务时，模棱两可，含糊不清，结果就是下属稀

    里糊涂地执行，最后达不到预期效果。用SCQA的框架：通过S让

    员工了解背景信息，清楚地知道你为什么要让他做这件事；通过

    C为员工揭示这件事的关键点所在；通过A给员工指明一个工作

    的思路，避免他走弯路。

    3.三类常见问题类型的序言写作方式

    写作序言时，为了表现不同的冲突点，可以有不同的写作方

    式。总体说来，序言有恢复原状型、预防隐患型、追求理想型三

    种不同的写作方式，如下表所示。

    (1)恢复原状型

    某制造业近期生产成本节节攀升，已成为亟待解决的问题：(S)过去一段时间，本企业生产成本一直控制在一个正常

    水平。

    (C)近期，受各方面因素的影响，生产成本越来越高。

    (Q)如何做能将成本降低至原有水平？

    (A)降低生产成本的举措如下……

    (2)预防隐患型

    孙经理管理的部门人手越来越紧张，已经到了影响正常工作

    的程度。于是他特意向领导写了一份申请：

    (S)过去几年，我们部门编制一直是14人，每年业绩保持

    20%的增长。

    (C)接下来任务越来越繁重，按照预计的业绩目标，我们

    员工必须超时工作，而且周末加班，甚至还会造成很多工作积

    压。

    (Q)怎么避免工作积压过多没人做的情况呢？

    (A)我认为，应该增加至少5人的编制，才能保障部门的正

    常运转。

    (3)追求理想型

    某网购平台希望给大客户(企业客户)提供更好的采购解决方案：

    (S)目前与大客户的合作，采用的依然是传统的模式，处

    于初级阶段。

    (C)传统模式已凸显各种问题，如价格不统一、审批烦琐

    等。

    (Q)怎么做能让双方的采购流程更顺畅和高效呢？

    (A)采用新的采购解决方案……

    4.不同顺序产生不同的风格

    SCQA是写作文章序言的四个组合要素，将这四个要素进行

    不同顺序的排列，可以展现不同的风格，表达不同的情绪，如下

    图所示。前面Kevin已经使用标准式写出了他的序言，现在我们用其

    他三种风格来尝试一下。

    (1)开门见山式

    我设计了全方位的创新金融服务支持方案，以改善目前资金

    缺口过大的问题。集团近年来发展速度快，产量逐年提高，众多

    项目被列为北京市重点项目。然而与此相悖的是，集团资金缺口

    日益明显，已然成为限制企业快速发展的主要瓶颈。(2)突出忧虑式

    近年来，集团资金缺口日益明显，已然成为限制企业快速发

    展的主要瓶颈。集团发展速度越来越快，产量逐年提高，众多项

    目被列为北京市重点项目。为此，特设计全方位的创新金融服务

    支持方案，以解决上述问题，改善资金缺口过大的现象。

    (3)突出信心式

    如何拓展融资渠道？如何降低融资成本？如何提高资金使用

    率？这些都是解决资金缺口的关键问题。集团发展速度越来越

    快，产量逐年提高，众多项目被列为北京市重点项目。可是，集

    团资金缺口日益明显，已然成为限制企业快速发展的主要瓶颈。

    为此，特设计全方位的创新金融服务支持方案，以解决上述问

    题，改善资金缺口过大的现象。

    HOW：他山之石，可以攻玉

    案例1

    标题：削足适履，终非善策

    序言：(S)近年来，由于古典式“宫体纵切口”剖宫产并发

    症多，再次妊娠分娩时发生子宫破裂的可能性大，此方案已几近

    废止。(C)然而，在“先兆子宫破裂”及“横位肩先露”紧急剖宫

    产术中娩出胎儿困难等情况时，术式的选择成了术者的难题。

    (A)古典式“宫体纵切口”术式耗时少、空间大，留有向宫体部

    延伸的余地，利于娩出胎头，为最佳的选择。解析：

    标题部分。可以看出，本案例是将目前“一刀切”的方式类比

    (这是一种“包装”形式，第四个场景中我们会讲到)为“削足适

    履”这个成语，非常形象贴切。但问题也恰恰出在这里——过于

    抽象，如果不看正文是不知道本案例想说什么的。可以加上一个

    副标题，对正文的核心内容进行概括说明，如“削足适履，终非

    善策——剖宫产术式选择不可一刀切”。

    序言部分。根据本案例的描述，应该是想表达“古典术式因

    为某些缺陷已被废止，但特殊情况下，它却是更好的选择，因为

    它有着独特的优势，这一优势能很好地解决特殊情况下的难

    题”。所以C部分的表述是不准确的，或者说未能体现出真正的问

    题所在。我们给它修改一下：

    (S)近年来，由于古典式“宫体纵切口”剖宫产并发症多，再次妊娠分娩时发生子宫破裂的可能性大，此方案已几近废止。

    (C)然而，在某些特殊情况下，如“先兆子宫破裂”及“横位肩先

    露”，会出现娩出胎儿困难等问题，耗时久，无形中增加了手术

    风险。(A)古典式“宫体纵切口”术式具有耗时少、空间大的优

    势，留有向宫体部延伸的余地，有利于娩出胎头，是这些特殊情

    况下术式的最佳选择。

    案例2

    标题：入驻××创业基地，实现创富梦想

    序言：(S)在国家“大众创业，万众创新”的号召下，越来越多的创业者入驻创业基地，开启创业之旅。(C)但是，目前

    创业者仍然面临严峻挑战，一是创业场地租金压力大；二是孤军

    奋战，盲目创业，创业风险较大；三是企业发展缓慢，走上正轨

    无期限。(Q)那么，创业者应该选择什么样的创业基地呢？

    (A)今天我向大家推荐××创业基地。因为××创业基地通过降低

    场租成本、给予专业指导以及提供创业资金三方面支持创业者，助力创业者早日实现创富梦想。

    解析：

    标题部分。简洁清晰明了，很明确地告诉读者“你要做什

    么”以及“做了以后有什么好处”。

    序言部分。可以看出，本案例的表述主体在“创业者”和“创业

    基地”之间来回切换，造成了读者理解上的混乱。SCQ都在说“创

    业者”如何如何，到了A突然就开始“推荐××创业基地”，但始终没

    有说清楚，创业者遇到的问题与创业基地之间有什么关系。我们

    给它修改一下：

    (S)在国家“大众创业，万众创新”的号召下，创业基地成

    为众多创业者开启创业之旅的首选。(C)然而，目前大多数创

    业基地由于各方面的原因，很难满足创业者的需求。(Q)到底

    什么样的创业基地才是创业者的最佳选择呢？(A)今天我就要

    向大家推荐这样一个能全方位对创业者提供支持的创业基地，这

    就是××创业基地。

    案例3标题：如何让操作员达到100%的准确率

    序言：(S)目前业务迅速膨胀，客户对数据准确率要求非

    常高。(C)但是培训做了，操作指南也下发了，为什么在实际

    操作中仍然有差错呢？(Q)培训到底有用吗？(A)关于学

    习，有主动学习和被动学习两方面。一直以来，我们从学校到职

    业环境，一般来说都是被动学习。老师教，上司教，我们都是被

    动接收。这暴露出我们知其然而不知其所以然的根本问题。因

    此，必须采取主动学习，即由操作员积极主动梳理知识，操作熟

    练并考核过关后才能上岗。

    解析：

    标题部分。本案例采用问句的形式，目标很清晰——100%的

    准确率，但信息不完整，读者只看标题还是不知道你要说什么。

    有两种改进方式，一种是采用案例1的方法，加上副标题；另一

    种就是使用陈述句而非问句，如“推动操作员主动学习，让准确

    率达到100%”。

    序言部分。本案例想表达的意思是“虽然为操作员提供了培

    训，但他们是被动学习而非主动学习，所以效果并不好”，可是

    在C的部分并没有体现出这一冲突。Q的问题也很突出，根据全

    文可以看出，本案例要讨论的并非培训有没有用。Q是为了引导

    读者的思考方向，不能为了问而问。最后A突然进入“主动学

    习”和“被动学习”的讨论，显得非常突兀。本案例没有清楚地解

    释“客户对数据准确率要求高”与“培训”以及“主动被动学习”之间

    的关系。整段序言看下来显得非常混乱，令人难以理解。我们给它修改一下：

    标题：推动操作员主动学习，让准确率达到100%

    序言：(S)目前业务迅速膨胀，客户对数据准确率要求非

    常高，这就对操作员的准确率提出了更高的要求。为此，我们为

    操作员提供了许多相关培训。(C)结果，培训做了，也印发了

    操作指南，但操作员在实际操作中仍然错误频频。研究后发现，原来是操作员始终处于被动学习的状态。(Q)到底如何做才能

    改善培训效果，从而提高操作准确率呢？(A)调整培训策略，采取主动培训模式。由操作员积极主动梳理知识，操作熟练并考

    核过关后才能上岗。

    Tips：标题难点在“利益”，写好序言需深思

    1.关于标题

    实际运用时，标题最常见的问题就出在SPA的“Profit”上——

    不能通过标题明确地展示“利益点”。利益点的挖掘是最重要也是

    最难的环节。一方面，你需要换位思考，深入了解对方的关注点

    和兴趣点所在；另一方面，你需要对自己的内容进行深度思考，多问几个“为什么？”以及“然后呢？”。

    2.关于序言

    序言的结构看似简单，但要写“好”并不容易。何为“好”？清

    晰、流畅、富有逻辑及有说服力。为了做到这个程度，不仅要把

    SCQA的每一个部分都表达清楚，还要注意它们之间的衔接过渡。在使用SCQA写作序言时最常见的问题包括：

    (1)S、C、Q、A信息描述不完整，或者表述混乱；

    (2)S、C、Q、A之间的过渡非常生硬，过于牵强；

    (3)S描述过于简单，缺乏代入感；

    (4)C不突出，不深刻；

    (5)Q为提问而提问，不能起到正确引导读者思考的作用；

    (6)A跑偏，未能与核心结论对应；

    (7)内容隐含的逻辑经不起推敲，缺乏说服力。

    如果不能写出清晰流畅的序言，那你就需要反思了：自己到

    底有没有把想要处理的问题想清楚？有没有明确自己的目的究竟

    是什么？有没有抓住问题的核心所在？有没有透过现象看到本

    质？诸如此类的问题要多向自己提问，只有经过深度思考并形成

    准确的判断，才有可能写出“好”的序言。

    IF：深度学习离不开独立思考

    问题1：在与本环节内容相关的方面，您进行实际写作时是

    否存在困惑？有哪些困惑？

    问题2：本小节主要讲了哪些核心内容？请使用您自己的语

    言进行概括。问题3：看完本小节的内容，您有什么样的感受？

    问题4：对于作者的观点，哪些讲得好，哪些讲得不好？不

    好的部分您觉得应该如何讲更好？

    问题5：在您的实际工作中，您是如何处理类似场景下遇到

    的问题的？

    问题6：您觉得本小节的方法可以如何应用到您的实际工作

    (或学习)中？

    STEP-3 展开内容：快速构建职场常见场景下

    的行文脉络

    WHY：简单有效的思维模型

    符合SPA原则的标题和采用 SCQA形式的序言为写作形成了

    很好的开头，接下来就要为核心内容搭建框架。

    先说一件真实发生的事。学院有位老师曾经为一家公司的管

    理层培训，在学习间隙与其中一位管理者聊天。在聊天的过程

    中，我们的老师发现这名管理者的思维非常有条理，语言表达也

    特别结构化，于是就问他是怎么做到的。

    这名管理者说：“其实您讲的这些方法我平时就已经在用

    了，只是我并不知道这种方式叫‘结构化’。这与我父亲有关。他

    从小就告诉我，遇到问题可以从三个方面去思考：是什么、为什

    么和怎么做。慢慢地，我就形成了这样的思考习惯。”看来，这位父亲无形之中培养了他的结构化思维能力。

    说到这里，相信很多人已经知道，这名管理者的思维习惯就

    是2W1H框架。

    很多人在写作的时候，面对一个明确的主题常常不知所措。

    要么完全没有思路，要么天马行空般各种不着边际的想法，就是

    不知道如何将这个主题展开成一篇系统的、有条理的文章。出现

    这一问题非常重要的原因之一就是大脑中缺少一个“框架”。

    当我们在进行各类邮件、报告和方案的写作时，明确了标题

    以及设计了序言之后，就到了核心内容的展开环节。在这个环

    节，如果写作毫无规划并缺少逻辑，想到哪里就写到哪里，最终

    的结果可能会是洋洋洒洒写了很多，却难以清晰、全面及准确地

    表达出核心思想，甚至让读者看完后完全摸不着头脑。因此，我

    们首先需要建立起一个框架，让内容展开在这个框架内进行，从

    而避免混乱的局面产生。

    WHAT：两种方式构建行文框架

    在工作中，我们时刻都处在接收信息和传递信息的状态，无

    论是口头还是书面。要做到快速并且清晰有效地传递信息，就需

    要在短时间内迅速整理自己的思路，将各类信息素材组织起来形

    成有机的整体。在众多方法中，有一个直接、简单与快速有效的

    方法，那就是调用2W1H思维框架。

    在2W1H框架之下，针对不同的需求重点，我们设计了两种

    方式来展开内容：并列式和层进式，如下图所示。1.并列式：描述说明

    工作中，我们常常需要向他人描述、说明某件事情或某个事

    物。

    例如：

    ·向领导汇报工作，告诉他现在正在处理什么工作事项、为什

    么要这样处理、怎样处理；·邀请同事参与某个项目，让他知道这是一个什么样的项目、为什么要做这个项目、怎么做；

    ·向客户介绍某个产品，告诉客户这个产品有什么特点、能解

    决客户哪些问题、为什么要设计这个产品、产品是如何帮客户解

    决难题的。

    类似的场景不一而足，还有很多。在这些场景下，表达方式

    有一个共同点——核心部分都是在“回答”对方三个问题“是什么—

    为什么—怎么做”，这便是我们所说的“并列式”。

    “并列式”指引我们将重点信息置于对方关心的三个核心问题

    组成的框架下。这样一来，一方面，我们自己可以快速整理大脑

    思路，将原本散乱的信息分别归整到三个问题下面；另一方面，对方也能有效地抓住重点，从而极大地提高沟通效率。

    现在很多企业都会派员工出去参加各种培训学习，学完回

    来，领导碰到都会问一句：“学了些什么内容？学得怎么样？”这

    时候，如果你说得乱七八糟，前言不搭后语，领导就会对你留

    下“深刻”的印象。下次再有学习机会，可能也就跟你没关系了。

    那么，怎么说才能赢得领导的夸奖呢？用“并列式”即可：

    ·WHAT：学了哪些主要内容；

    ·WHY：为什么学这些内容；

    ·HOW：学完之后怎么用到工作中。这样就可以有条不紊、清清楚楚地向领导汇报自己的学习情

    况，你在领导心目中的形象也将得到提升。

    再来看这样一篇文章，是向读者介绍“批判性阅读”。

    批判性阅读的重要性

    阅读即思考，如果阅读只是读了文字却无思考，那么，阅读

    就失去了意义……

    什么是批判性阅读?

    对于一个懂得如何进行批判性阅读的读者而言，文章提供给

    他的是出自另一个个体的思考，仅仅是一部分的真相……

    为什么要学习?

    批判性阅读却能够为学生提供一个发展独立和批判性思维的

    条件……

    如何正确引导?

    批判性阅读的目的是能够让学生们多方面地看待事物，取其

    精华而不是无中生有……阅读才发挥了其真正的意义。

    这就是典型的“并列式”结构：在“并列式”中，WHAT、WHY、HOW三者的表达顺序并无

    定式，完全可以根据实际环境的需要做出相应的调整。

    我们举一个生活中的例子。为了让老公承担更多的家庭责

    任，妻子决定对老公展开一番“教育”。这位老公态度还算不错，比较配合。所以，妻子决定先说WHAT，重点让他知道自己需要

    承担哪些责任。其实妻子还准备了另外一套方案，如果老公心不甘、情不

    愿，她就要把重点放在“说服教育”上，先说WHY的部分。另外，在采用“并列式”展开时，并不一定每次都需要把三个

    方面都展开。根据对方的实际情况以及环境场合的不同，可以选

    择性地“放弃”，或者调整内容的深入度。

    2.层进式：澄清问题

    还有一类情形大量存在于工作场景中，那就是“解决问题”。

    甚至有一种说法，企业就是为了解决问题而存在的。身在其中的

    职场人士自然也难以置身事外，每天都在面临各种各样的问题，需要不断地分析问题和解决问题。

    而关于“问题”的沟通，人们似乎早已形成一套约定俗成的“套

    路”：什么问题→什么原因→如何解决，这不又是2W1H的思维框

    架吗？该方式的背后，其实是符合人们思维习惯的：提出问题→分

    析问题→解决问题，而这就是我们此处所说的“层进式”。

    与“并列式”的灵活不同的是，“层进式”的格式是固定的，有

    明确的先后顺序——因为我们一定是先发现问题，然后才是分析

    和解决问题。

    “层进式”具有很强的说服力，因为它暗含了某一个逻辑推理

    形式。在我们日常生活中，“层进式”经常会应用于广告中，用

    来“说服”消费者购买产品。以海飞丝的广告为例：

    立即购买!去屑实力派，海飞丝

    头屑去了又出现。仅仅去掉了已形成的头屑，当头油继续分

    泌微生物就会再度滋生头屑。新海飞丝，形成智能去屑保护层，感应头油分泌，激活去屑因子，预防头屑再生。

    ·提出问题(或描述现象)：头屑反复出现。

    ·分析问题：头油继续分泌。

    ·解决问题：使用新海飞丝，形成保护层。在实际运用“层进式”时，应该先绘制结构图。如下图所示，就是一个标准的行文布局的结构。需要注意的是，现象、原因和

    解决方案的各个信息项最好能够一 一对应上。

    如下图所示的案例，从框架上看，结构很清晰。但在原因和

    方案的对应上出现了问题。原因列出了三个，解决方案则提出了

    四项举措。如果就这样写出来，读者看完会产生困惑，各个解决

    方案分别对应的是哪个原因呢？是有一条原因还没有列出来吗？

    还是某两个解决方案属于同一类，可以合并为一项？无论是“并列式”还是“层进式”，其本质都是借用2W1H这样

    一个成熟的思维框架对自己的思路进行梳理。当然这是通常情况

    下，针对稍显简单的局面。如果是应对复杂的问题，则可以调用

    更全面的框架，如5W2H，能覆盖七个方向的问题。

    HOW：他山之石，可以攻玉案例1

    解析：

    首先看主题，“说服上司支持，成功推进绩效管理优化项

    目”，这不是标题，而是最终想要达成的目的。

    再看如何展开。分别从三个方面：想做、能做好、必须做。

    实际上“想做”和“必须做”都是在回答WHY，也就是“为什么想推进绩效管理优化项目？”而“能做好”则是在回答HOW，也就是“如

    何做好？”因此，这里存在两方面的问题。一方面，只是站在自

    己的角度说自己想做这件事，而没有站在领导的角度考虑他会关

    心什么问题。另一方面，则是结构的问题，包括分类和分层。如

    果只是从结构上进行调整，可以改成如下方式：下面，我们分别使用“并列式”和“层进式”对标题和结构进行

    全面调整：

    并列式

    层进式案例2这个案例的标题和序言在STEP-2做过分析，这是它的展开部

    分，使用的是“层进式”，在结构上没有问题，但在内容的逻辑方

    面仍有问题。“现象”列举了三项，只有一项直接体现了创业“场

    地”的问题，其他两项都在说其他问题。做得好的地方是，三项

    解决措施与三个原因形成了一一对应。另外需要说明的是，展开

    内容的“方式”是为内容服务的，不要为了套用而套用，只有选择

    合适的方式，才能更好地传达内容的核心思想。比如本案例，创

    业者面临的挑战岂止是创业场地一项，其中涉及太多因素了。如

    果用“层进式”则不好控制话题的范围，而且不容易聚焦。实际

    上，本案例想要表达的重点是“市面上缺乏好的创业场地，一般

    的场地不利于创业者创业，所以为他们推荐××基地”。因此，核

    心应该放在“创业基地”而不是“创业者”方面。因此，我们可以

    用“并列式”进行调整：

    可以与之前的“层进式”进行对比。通过“并列式”的展开方式，重心由“创业者”转移至“创业基地”，可以说整个内容都是紧

    紧围绕“××创业基地”而展开。这样处理，一方面内容更加聚焦，另一方面使得“推荐”更具说服力。

    案例3解析：

    本案例采用的是“层进式”，整个结构没有问题。这种方式侧

    重于对“问题”的分析和解决进行的说明，更适合回答“现在有这样

    一个问题，你准备怎么解决？”如果前期大家已经对问题进行过

    分析，现在的重点是讨论解决方案，而此时你推荐了大家并不熟

    悉的“结构思考力”，那又该如何展开呢？我们用“并列式”：

    所以，在实际工作中，“层进式”和“并列式”完全可以根据环

    境的需要灵活运用，根据内容和最终的目标选择最合适的那一个

    即可。

    Tips：让工具为我所用

    将一个明确的主题展开的方式远不止这两种，但这两种方式

    却是非常实用而且易于操作的，因此，这里我们作为重点进行了介绍。无论是“层进式”还是“并列式”，其本质都是2W1 H模型下

    的思维方式，是典型的“模型思维”。但“模型思维”不等于“模型化

    思维”，我们强调的理念是，人的思维应该凌驾于工具之上。模

    型本身就是由我们自己创造出来的，它们应该“为我所用”，而不

    是反过来我们被工具所“奴役”。所以，在运用到实际工作中时，完全可以根据需要将“2W1 H”替换为任何其他的模型。

    宋代禅宗大师青原行思提出参禅的三重境界：参禅之初，看

    山是山，看水是水；禅有悟时，看山不是山，看水不是水；禅中

    彻悟，看山仍然是山，看水仍然是水。我们思维的训练和发展又

    何尝不是经历这样一番蜕变呢？刚开始，思维水平有限，只能看

    到事物的表面，视角单一，思维还处于零散混乱的状态；经过训

    练，能从多个维度看待事物，而且能将不同事物关联起来，寻找

    其中的规律，思维变得清晰而富有条理；最后，思维水平达到一

    定高度，能够透过现象看本质，突破自我，超然物外。

    IF：深度学习离不开独立思考

    问题1：在与本环节内容相关的方面，您进行实际写作时是

    否存在困惑？有哪些困惑？

    问题2：本小节主要讲了哪些核心内容？请使用您自己的语

    言进行概括。

    问题3：看完本小节的内容，您有什么样的感受？

    问题4：对于作者的观点，哪些讲得好，哪些讲得不好？不

    好的部分您觉得应该如何讲更好？问题5：在您的实际工作中，如何处理类似场景下遇到的问

    题？

    问题6：您觉得本小节的方法如何应用到您的实际工作(或

    学习)中？

    实践任务

    任务1：请针对本小节主要内容及核心知识点，画出金字塔

    结构图(或思维脑图)。

    任务2：请选择实际工作中“传递信息”场景下的某个写作主

    题，采用本章节对应的方法进行一次完整的写作，必须包括标

    题、序言、结构图(也可使用曾经写过的主题，采用本小节的方

    法对其进行重新梳理)。二、准确总结工作：写一份有思想、有高度的

    工作总结

    说到“工作总结”，相信多数人的第一反应就是每年年底要完

    成的那份“年终总结”，而这里我们所讨论的则是更广义的“工作总

    结”。无论多长的时间跨度，无论是针对常规工作还是特定任务

    (或者某项目)，只要是对某一时间段的工作进行系统全面的梳

    理和总结，我们都称之为“工作总结”。

    对于大部分职场人士而言，写“工作总结”可以说是一种常

    态，或者说是日常性工作。从时间上看，除了一年、半年这样较

    长的时间跨度外，很多公司要求员工写周报，甚至日报，也就是

    说每周每天都要进行“工作总结”。从内容上看，一部分人写得更

    多的是日常工作总结，而还有一部分人可能从事的是项目型(或

    任务型)的工作，他们则需要在项目实施过程的关键节点上，进

    行阶段性总结，以及整个项目完成后的整体性总结。

    无论什么类型、什么形式的工作总结，其本质都是对一段时

    间内所做的“事”，以及所取得的“成果”进行梳理、提炼、归纳、分析和评估，而且最终要进行“呈现”，甚至作为绩效考核的依

    据。工作总结一方面是自己对过往所做工作进行的回顾，另一方

    面也是给领导和组织的一个“交代”。

    可是，很多职场人士并不重视“工作总结”的撰写，对他们而

    言，写“工作总结”只是为了完成一个躲不掉的任务，是一个必须

    走的“过场”，是一种形式主义的体现。所以，很多人被动地、消极地对待“工作总结”，用记“流水账”的形式应付了事。

    根据我们的在线调查，消极对待工作总结的人，一方面是态

    度的原因，确实没有意识到工作总结的重要性；另一方面则是能

    力的问题，想好好写却苦于缺乏好的写作方法和技巧。很多人的

    工作总结都是“任务清单式”—一条条地罗列出自己的工作事项，毫无意义地堆砌着文字，最后艰难地完成一份让领导看了头疼的

    工作总结。

    如何让自己的“工作总结”更有价值？先来看一个真实的案

    例。

    在某年春节前的一个深夜，笔者接到客户王老板的求助电

    话。原来，王老板第二天一大早就要进行年终述职，而且还是第

    一个上台。王老板想请笔者帮忙调整一下述职报告。这个忙得

    帮，于是笔者从头开始，一页一页地对王老板的报告进行梳理。

    第二天中午，王老板非常兴奋地给笔者打电话，说今天的述职非

    常成功!原来，王老板的领导给予他很高的评价。领导说，看王

    老板之前的述职报告，觉得他是一位踏踏实实、勤勤恳恳完成任

    务的经理人。可是听完今天的述职，对他的认知一下就改变了，领导认为王老板是一位有思想、有高度的“高级职业经理人”。

    看到这里，您还认为“工作总结”是一种毫无意义的“形

    式”吗？它足以改变他人对你职业形象的认知!

    究竟发生了什么，让王老板的领导对他的评价产生了如此大

    的变化？王老板是做培训管理工作的，他的述职报告分为两大部分，两部分的标题分别是“今年培训工作总结”和“明年培训工作展

    望”。这是大多数职场人士写工作总结的方式，今年的总结和明

    年的计划，看起来没什么大问题。但笔者建议王老板对标题进行

    修改，改成什么样子呢？让坐在下面看他述职的领导听到标题就

    能知道他想表达的重点。经过一番思考，王老板最终将标题改

    为“今年打造了具有生命力的培训项目”和“明年计划打造支持业务

    发展的培训体系”。大家可以体会一下标题的变化带来的感官上的差异：修改前

    的标题“言之无物”，毫无意义；修改后的标题则显得铿锵有力，掷地有声。为什么修改后的标题更好？其一，修改后的标题

    是“结论”，让人一目了然的结论；其二，修改后的标题有Point，这个Point既体现了王老板的核心思想，也表明了他想表达的重点

    所在；其三，王老板通过这个标题明确地让听众感受到，他的工

    作思路是非常清晰的，他十分清楚自己在做什么，以及想做什

    么。这就是领导所说的“有思想、有高度”!

    当然，让领导对王老板竖起大拇指的并不仅仅是因为这一处

    修改。“魔鬼在细节”，正是因为笔者对王老板述职报告各个细节

    的用心雕琢，帮助他最终呈现出高度结构化的“工作总结”，才有

    了来自领导的赞许。

    因此，能否写出一份有思想、有高度的工作总结，对于个人

    职业发展而言还是非常重要的。一份好的“工作总结”不只是一段

    时间内所有工作内容的简单汇总，也是对个人职业素养的充分体

    现，更是对自身工作理念和态度的展示。

    “工作总结”到底如何写才能不流于平庸，才能更充分体现自

    身的价值？

    在长期为企业提供培训和辅导的实践中，我们提炼出一套简

    单易行、快速有效的工作总结写作方法，即下图的三个步骤。只

    需三步，就能快速梳理自己的工作内容，提炼出“有高度”的工作

    成果和业绩，并充分地呈现出来。STEP-1 成果分类：发掘为自己加分的关键工

    作成果，并进行分类

    WHY：受众关注的是工作成果

    老蒋是H公司的一名中层管理者。年中了，老板要求中高层

    管理人员对上半年工作进行总结，并在会议上进行汇报。老蒋这

    半年来工作颇有心得，很快就洋洋洒洒写了一大篇。他罗列了主

    要的工作事项，并做了详细描述，希望老板看到他半年时间干了

    多少事。所有人汇报完，老板开始发言。老板说，有的管理者看

    起来做了很多事，但看不到工作成果。虽然老板没有点名，但老

    蒋总觉得是在说自己……

    老蒋碰到的问题并非个例，而是职场人士在工作总结的写作

    中常常出现的问题。大家心里仿佛隐隐地有一个公式：工作总结

    =总结工作。而总结工作又被等同于工作“内容”的堆砌。此时，大家往往不吝笔墨，拼命粉饰自己的辛劳与勤恳，只为让领导看

    到自己多么不容易。

    关于“工作总结”，百度百科是这样定义的：当工作进行到一定阶段或告一段落时，需要回过头来对所做

    的工作认真地分析研究一下，肯定成绩，找出问题，归纳出经验

    教训，提高认识，明确方向，以便进一步做好工作，并把这些用

    文字表述出来，就叫作工作总结。总结的写作过程，既是对自身

    社会实践活动的回顾过程，又是人们思想认识提高的过程。通过

    总结，人们可以把零散的、肤浅的感性认识上升为系统、深刻的

    理性认识，从而得出科学的结论，以便改正缺点，吸取经验教

    训，使今后的工作少走弯路，多出成果。

    这个定义非常全面，但主要还是从个人的角度在解释。对于

    个人成长而言，总结不是最终目的，持续改进和不断提高才是写

    工作总结的终极目标。可是从组织和领导的角度出发，他们为什

    么要看你的工作总结呢？其实很简单，领导要评估，组织要考

    核，他们更加关注的是你最终实现的业绩，是付出时间、精力，甚至金钱之后的成果产出。除了极少数特殊情况外，绝大多数企

    业的绩效考核还是“成果导向”的。

    因此，工作总结要展示的不只是你做了什么，更重要的是你

    做了这些事之后取得了哪些实实在在的成果。而很多时候，前者

    甚至可以直接忽略不提。

    所以，我们要跳出原来的那个误区，重新建立一个更加恰当

    的公式：工作总结=总结工作成果。

    其实，之前的那个公式“工作总结=总结工作”之所以存在，是因为其中隐藏了一个前提假设：我干的活儿越多，表现越勤

    奋，我就越能得到同事的认可和领导的赏识。抱着这种想法的人，不仅工作总结写不好，在日常工作中也很容易陷入“低水平

    勤奋”的泥潭：只知道埋头做事，而忽视了抬头看路。

    当我们在工作总结中乐此不疲地描述着工作细节的时候，别

    忘了问自己一句“然后呢？”。我干了很多事，然后呢？我很辛

    苦，很勤奋，然后呢？如果没有“然后”，那就真的需要好好反思

    一下自己的工作方法了。

    前面那位王老板之所以受到领导的赞赏，就是因为他对“然

    后呢？”这个问题的答案了然于心。无论是规划性的工作还是事

    务性的琐事儿，我都做了很多，但我的目的都是为了打造一个具

    有生命力的培训项目，而我最终也实现了这一目标。这就是我的

    工作成果。

    WHAT：提炼并整理自己的工作成果

    1.首先梳理出成果

    史蒂芬·柯维“高效能人士的七个习惯”中的第二个习惯是“以

    终为始”。它告诉我们做事要紧盯目标，这一点不仅在常规工作

    中适用，写工作总结时同样可以遵循。对于工作总结的写作而

    言，“终”是什么呢？前面已经讨论过，那就是清晰明确地向他人

    展示自己的工作成果。如果工作总结的写作能紧密围绕这

    个“终”展开，那么，你的总结将会显得更加聚焦和重点突出。

    究竟如何才能更有效地对自己过往的工作进行梳理？如何才

    能简洁、清晰而有条理地呈现出自己的汗水和成果？我们设计了

    一个小工具——“行动—成果”表，如下所示，用于列出过往最主要的工作内容和举措，及其对应的成果或影响。

    “行动—成果”表的构成非常简单，一列是“行动”，一列是“成

    果”或“目的”。当我们对自己的工作进行梳理时，在“行动”列填入

    主要的工作事项(或任务项)，即“我做了什么”；在“成果目

    的”列填入相应的“成果”，即“做完前面这件事我取得了什么成

    果”。

    为什么还有一个“目的”呢？主要是考虑到阶段性工作的特

    点，以及那些不能很快见成效的工作。例如，一个项目做到一半

    了，需要进行阶段总结。可能有些事项还在进行中，尚未完成，暂时没有成果产出。或者制定了某个新的制度，实施了某个管理

    技能的培训，需要经过一段时间才能看到成效。这时候，就可以

    用预期目标来代替成果，也就是说，做这些事期望达到的目的是

    什么。

    2.到底何为“成果”

    在我们对职场人士提供辅导的过程中发现，很多人都分不清到底什么才是自己的工作成果，在理解上存在误区，导致最后写

    出来的工作总结不能深刻地体现自己真正的岗位价值。

    我们可以从写工作总结这件事上跳出来，先看看整个工作过

    程是如何进行的：

    我们可以把工作的流程简化为三个环节：计划(Plan)、行

    动(Do)和成果(Achievement)。

    制订计划可以说是工作流程的初始位置，因为我们首先需要

    制定明确的目标，才能有方向、有目的地开展工作。当然，计划的主要内容还包括做什么，以及如何做。

    目标可以分为三类：业务目标、行为目标、成就目标。

    “业务目标”是组织层面关注的重点，它是企业要获得成功必

    须达到的指标。例如，市场份额百分比、年收入、客户满意度、运营效率、人才流失率及利润率等。“成就目标”是为了实现业务

    目标，各个岗位需要取得的最终成果、业绩。而“行为目标”则是

    为了取得成就所采取的行动或做出的行为。

    因此，三者的关系是“行为目标→成就目标→业务目标”，箭

    头表示支撑。

    完成计划制定后，就会进入实际行动阶段，即根据计划安排

    采取相应的行动或做出相应的行为，并产出“行为结果”。最后，整个行动结束，工作完成，产出对应的“成就结果”，体现出岗位

    成就和业绩。

    我们常说的“绩效”，实际上就是其中的“行为结果+成就结

    果”。行为是过程指标，成就是结果指标。通俗点说，我们经常

    听到有人喊 “我没有功劳也有苦劳啊”，“功劳”就是成就，“苦

    劳”就是行为。喊出这句话的意思就是，虽然我没有什么成就，但我做了很多事(行为)。

    例如，一名电话销售人员，一天打80个电话，这是“行为”；

    80个电话里面有10个初步意向，10个里面有2个准备签约，这就

    是“成就”。再比如，看书学习。一周看了一本书，这是“行为”；看完这

    本书后学到了里面的方法，这就是“成就”。

    不同企业的不同岗位，绩效考核的标准各不相同。结果导向

    的企业要求拿结果说话，也就是只考核“成就”。有的企业或岗位

    还要考核“行为”，也就是说，不仅看最后的结果，还要看你的过

    程有没有按要求进行。但总体来说，岗位成就始终是主要考核对

    象。

    因此，通过“行动—成果”表，我们实际是在推动大家的思考

    往后延伸，更多地思考自己的“成就”，因为那里才是真正的价值

    体现。

    在具体写的时候，“行为结果”和“成就结果”都可以提炼出

    来，但重点一定是后者，也就是成就结果。

    我们看一个实际案例：案例中“行动”部分采用的是概括的形式，没有展开。在最后

    形成正式的工作总结时，可以进一步细化，列举出具体的“行为

    结果”。

    另外，很多人写工作总结(尤其是年度)的时候总是感觉没

    有足够的素材，不足以支撑起一份丰满而充实的工作总结。要改

    变这一状况，就需要养成及时高效地记录工作相关信息的习惯。前面提到的“行动—成果”表就是一个可以帮助大家有效做记录的

    简单工具。在电脑中用Excel或Word建立起一张空白的表格，随

    时将主要的工作内容和相应的成果形成文字填入表内。等到需要

    写总结的时候，就能从容地从表中信手拈来。

    3.为成果分类，让它们更清晰

    没内容可写很尴尬，那是不是内容丰富多彩就好呢？固然

    好，“巧妇难为无米之炊”用在这里也合适。可以试想一下，如果

    我们的“行动—成果”表列出了几十甚至上百行的信息，看起来会

    是什么感觉？

    当信息很多的时候要如何处理？前面在讲四个核心原则的时

    候我们就提过了：归类分组。这一原则对于工作总结来说，一方

    面让写的人厘清自己的思路，另一方面让看的人更容易理解和记

    忆。

    那么如何分类呢？

    在结构思考力理论体系中，我们将“分类”分为两种形式：开

    放式分类和封闭式分类，如下图所示。

    ·开放式分类：根据实际情况，选择相应的标准，将需要表

    达呈现的信息分为不同的类别。

    ·封闭式分类：选择人们约定俗成的、通用的以及成熟而稳

    定的模型(或框架)，对信息进行分类，使信息能与模型的要素

    一 一对应。(1)开放式分类

    简单地说，“开放式分类”就是我们自己“自由”地选定一个标

    准，然后依据这个标准进行分类。这里说的“自由”就是没有什么

    限制，只要分完类以后，信息是清晰的、准确的，符合实际需求

    即可。

    前面我们说过，分类就是按照一定的标准，将对象划分为不

    同的种类。很多时候，同样的对象，选取的标准不同，分类的结

    果也会存在很大差异的。对于分类本身而言，每一种分类方式没

    有好坏对错之分，是否合适还得看实际环境的需求，如下图所

    示。开放式分类虽然在标准的选择上是“自由”的，但这种自由也

    是相对而言的，因为无论选取哪一个标准，最后分类的结果一定

    是要遵循MECE原则。

    何为MECE原则？它是麦肯锡的第一位女性咨询顾问巴巴拉·

    明托在《金字塔原理》一书中提出的一个很重要的原则。

    MECE由Mutually Exclusive Collectively Exhaustive四个单词

    的首字母组成，意思是“相互独立，完全穷尽”。“相互独立”要求

    同一分类中的各个信息之间是相互排斥的，也就是说，信息之间

    不能出现重叠。“完全穷尽”则是一个相对概念，在金字塔结构的

    一个信息组中，相对于上一层的“结论”，其对应下一层的那些信息必须是完全穷尽的，也就是说不能有所遗漏(当然，也不能超

    越上一层的范畴)。

    以上面三角形的分类为例。

    MECE原则看似简单，但要真正践行并落到实处还是不容易

    做到的。明托女士是从咨询顾问的角度提出的要求，因为如果缺

    少这一原则的指引，咨询工作就不可避免地陷入混乱。那么对于

    普通的职场人士来说，要非常彻底地贯彻MECE原则是需要花费

    时间和精力的。

    我们对前面那张“行动—成果”表采用开放式分类：(2)封闭式分类

    所谓封闭式分类，就是直接套用那些人们耳熟能详的模型、框架，是一种“拿来主义”。例如，日常工作中常用的5W1H、SWOT；市场营销中常用的4P、4C；质量管理中的“人机料法

    环”、PDCA；等等，这些工具模型是一种稳定的思维框架，究其

    本质也为我们提供了一种成熟的分类方式。得益于这些模型，我

    们只需要将那些待整理的信息与模型的构成要素进行一 一对应，就能完成一次清晰的分类。另一方面，这些模型(框架)是为人们所熟知并且认可的，经过了大量实践的检验。调用它们对自己想要传递的信息进行分

    类，更容易被对方理解和接受。

    例如，如果从事的是生产制造方面的工作，在写工作总结时

    就可以直接调用“PDCA”模型，分别从计划、执行、检查和处理

    四个方面着手。如果从事的是战略分析方面的工作，则可以调用

    波士顿矩阵、波特五力和PEST等模型。

    我们继续对前面的例子按照“封闭式分类”的方式进行分类：这里的封闭式分类，实际上是借用了人力资源管理领域常用

    的“选、育、用、留”框架。通过这样的分类，一下子就把看起来

    多而杂乱的信息划分得清清楚楚，不仅有助于自己对信息的梳

    理，也能让读者一目了然。

    (3)开放式分类与封闭式分类

    说完“封闭式分类”，我们回头再看“开放式分类”，开放式分

    类何尝不是一个自己构建“模型”的过程呢？我们在封闭式分类中调用的那些模型，最开始也是源自于开放式分类的实践。只因那

    些模型的“发布”者们一般都是某个专业领域的专家，他们提炼出

    来的模型更具有坚实的理论基础，更经受得住广泛实践的检验。

    因此，无论是自己构建的“开放式分类”，还是拿来主义的“封

    闭式分类”，其本质都是在建立一种结构化、框架性的思维方

    式。在许多现实环境下，这种思维方式一方面有利于对自己的思

    路进行有条理的梳理，另一方面也有助于清晰而高效地沟通表

    达。

    两种分类形式在生活和工作中随处可见，如下图的例子。这

    是我们在线训练营一位学员提交的个人年度总结。他从“职业、生活、学习”三个方面对自己过去的一年进行了总结，通过“厚积

    薄发、刚刚启蒙、高速前进”形成高度的概括，最后精简为“厚、启、进”三个字，也形成了自己的一个“模型”。HOW：他山之石，可以攻玉

    “行动—成果”案例

    案例1解析：

    本案例做得非常好的一点是，使用了明显的关键词，如“规

    范了”“加大了”“得到”“恢复到”“初步实现”“取得”等，这些词都在

    告诉读者——看，这些都是我的成果。另外就是准确的数据，如“15万”“7项”等。很多职场人士在写工作成果时显得很“内敛”，表达起来羞羞答答、遮遮掩掩，最后写出来显得模棱两可，缺乏

    力度和可信度。因此，在描述成果的时候务必做到清晰、明确，并尽量使用数据说话。本案例存在的问题是，有的成果在描述上很模糊，如“加

    大”“初步实现”“有效提升”等。读者可能会心生疑问，加到多大？

    何为初步？怎样才算有效？提升了多少？其实很多人习惯于使用

    这种似是而非的词语，包括“基本上”“大概”，我们要尽量避免用

    这样的词汇描述工作成果。

    案例2本案例实际上是对生活、学习及工作三方面做的总结。行动

    描述得非常干脆利落，很清晰。但成果的描述就显得拖泥带水了。可以看出为了尽可能多地体现成果，造成最后写出来的状

    态：一是字数偏多；二是不精炼，重点不突出，是信息的堆砌；

    三是成果显得偏“虚”。

    很多人在写成果的时候喜欢说“正确的废话”“套话”，除了少

    数特殊情况外，这样写成果总结是没有实际意义的。从本案例

    的“行动”来看，是非常有“料”的，相信对生活、学习和工作都产

    生了很大的影响。而如何将这些影响描述得更加“实在”则是需要

    思考的问题。读者朋友也可以思考一下，如果是你，你会怎么描

    述成果？

    另外，如果一项行动产生了多个或多方面的成果，那么，可

    以采用以下这种方式：

    成果1：……，或A方面成果：……

    成果2：……，或B方面成果：……

    成果3：……，或C方面成果：……

    这样，在梳理成果的时候就不是漫无边际地随意罗列信息，而是思路清晰，并且带着明确的目的提炼工作成果。这样的方式

    也有利于下一步的总结概括。

    案例3

    这个案例我们先看它修改前后的对比。

    修改前：修改后：

    解析：

    相信通过前后对比，大家已经看出其中端倪。修改前的“成果”非常不明显，而且与行动没有形成对应。修改后，立刻能从

    字面上看出与行动之间的强关联，同时使用了具体的数字进行说

    明。 ......